スケジュールタスク

スケジュールタスクとは

スケジュールタスクとは、お客様が設定した時刻（たとえば平日の 18:00）に、ハルノが自動で実行する指示のことです。1 回の実行は、お客様が操作しなくても始まる会話です。セキュアサンドボックスの中で作業し、あとから読める結果を残します。タスクが行うのは、読み取り、検索、要約、下書きです。タスクが用意したメール、返信、ゲストを含む招待、Discord への投稿、共有フォルダの変更は、お客様が承認するまで［保留中］で待機します。タスクに Slack やカスタムサーバーが提供されることはありません（「タスクが使えないもの」をご覧ください）。タスクには、月の決算、再オープン、ロック、マッピングの承認はできません。

［スケジュール］画面は ⌘5 で開きます。一覧の先頭には、ハルノに組み込まれたタスク［QuickBooks を同期］があります。［設定］や一部のメッセージでは、スケジュールタスクを「自動化」と呼んでいます。お客様自身のタスクは、1 回の実行ごとに、同じ長さのチャットと同様に、プランの使用量枠を消費します。そのため、頻度の高いスケジュールでは消費が積み重なります。2 時間ごとなら 1 日 12 回の実行です。ファイルの追加と月の決算では、使用量枠を消費しませんが、決算の後に下書きされる経営陣への質問は消費します。タスクとその実行履歴は、作成した Mac にとどまり、チームのメンバーやお客様のほかのコンピュータとは共有されません。

タスクを作成する

［スケジュール］画面で［+］をクリックし、［新しいスケジュールタスク］シートに入力して、［オンにする］をクリックします。新しいタスクの既定は、毎日 09:00 に実行、［読んで返信するだけ］、メール・招待・Discord への投稿・クラウドの変更は保留、という設定です。

1. ［名前］にタスクの名前を入力し、［Haruno にしてほしいこと］には、連絡のつかない同僚に仕事を頼むつもりで、作業内容を書きます。［AI 最適化］をクリックすると、その文章が詳細な指示に展開されます。［取り消す］で、元の文章に戻せます。
2. ［日時］の［実行のきっかけ］でスケジュールを選び、実行する日と時刻を設定します。［こうなります］の下の文は、その設定を言い換えたものです。
3. ［許可すること］では、タスクがファイルを必要としない限り［読んで返信するだけ］のままにし、［この自動化がメール・招待・クラウドの変更を自分で送ることを許可する］はオフのままにします。
4. ［オンにする］をクリックしたら、本番で使う前に［試す…］をクリックします。

［オンにする］は、タスクに名前と指示があり、フォルダで作業する場合はそのフォルダが、カスタムスケジュールを使う場合は有効なスケジュールが設定されるまで、使用できません。

［詳細］の［同じ会話を続ける］をオンにすると、実行のたびに前回の続きから進むため、タスクは報告済みの内容を把握できます。シートの説明文の一部は、届いたメッセージについて述べていますが、スケジュールタスクには届くメッセージがありません（タスクの詳細パネルのバッジには「監視対象なし」と表示されます）。そのため、何を読むかは指示に書いてください。

スケジュールの選択肢

［実行のきっかけ］で選べるのは、［毎日］、［平日］（月曜日から金曜日。祝日も含みます）、［毎週］、［毎月］（1 日から 28 日。そのため、すべての月に実行されます）、［数時間ごと］です。［数時間ごと］は、2、3、4、6、8、12 時間ごとの間隔から選び、午前 0 時を起点に数えます。たとえば 6 時間ごとなら、00:00、06:00、12:00、18:00 に実行されます。［時刻］では 08:00、09:00、12:00、16:00、18:00 を選べます。07:30 など別の時刻にしたい場合は、［カスタムスケジュール…］を使います。そこでは、［次回以降の実行］に今後の実行時刻がプレビューされます。カスタムスケジュールの［毎月］で 29 日から 31 日を指定すると、その日がない月には実行されません。［繰り返し］のどの選択肢でも表せない保存済みのスケジュールは［カスタム］と表示され、いずれかを選ぶまで、保存されたとおりに実行され続けます。「月の最終日」を指定する選択肢は、現時点ではありません。

タスクが作業する場所

各タスクは、Mac 上の 1 か所だけで作業し、それ以外の場所は見ることができません。どちらの選択肢でも、接続済みのアカウントとウェブを読み取れますが、Slack やカスタムサーバーは、どちらにも提供されません。

指示の書き方

• 漏れなく書きます。関係する人、アドレス、ファイル、期間、作成するもの、その届け先、報告することがないときの対応を含めます。実行中は誰も質問に答えられないため、書かれていない事項は推測で補われます。
• 1 回の実行は、30 分以内に収まる 1 つの作業にします。
• タスクが下書きしたものは、送る前に、数値を決算のレポートと突き合わせて確認します。

本番で使う前に試す

［試す…］をクリックすると、［何も送信せずに試す］シートが開きます。そこで［今すぐ実行］をクリックします。お試しの実行は、スケジュールされた実行と同じ作業を行い、［実行］の一覧には「お試し — 何も送信されていません」と表示されます。自動送信を許可したタスクであっても、お試しではメール、招待、Discord への投稿、クラウドの変更が保留されます。ただし、タスクのフォルダ内のファイルは実際に変更され、使用量枠も消費されます。会話を続ける設定のタスクは、お試しで報告した内容を、すでに報告済みのものとして扱います。詳細パネルにある［今すぐ実行］は、本番の実行です。お試しで何かが用意された場合は、［「保留中」で表示］をクリックします（シートに「アクティビティ」と表示されることがありますが、それは［保留中］のことです）。

タスクの変更・一時停止・複製・削除

タスクが実行されるとき

タスクは、設定した時刻に、Mac のローカル時間で、ハルノが起動している間だけ実行されます。実行は 1 つずつ順番に行われ、すべての実行がセキュアサンドボックスの中で行われます。詳細ビューで［サンドボックスエンジン］をオフにしていても同じです。

ハルノを動かし続ける

［バックグラウンドで実行］はオンのままにしておきます（既定）。タスクがオンの間は、ウィンドウを閉じてもハルノがメニューバーに残ります。あわせて［ログイン時に起動］をオンにしておくと、再起動してもタスクが止まりません。前者は［設定］▸［一般］▸［自動化］にあり、このセクションは詳細ビューでのみ表示されます。後者は［設定］▸［一般］にあり、どちらのビューでも表示されます。

実行がアクセスできるもの

実行には、タスク専用のフォルダ（フォルダなしの場合もあります）、Slack とカスタムサーバー以外の接続済みのアカウント、ウェブ検索、公開ページが使えます。それ以外のネットワークアクセスは、セキュアサンドボックスが許可するサイトにしか届きません。実行中は誰も操作していないため、すべてのリクエストは自動的に承認されます。［保留中］が対象とするコネクタでは、保留がそのコネクタの確認の代わりになります。質問には空の回答が返され、そのあと何も用意しなかった実行は「答えが必要でしたが、誰もいませんでした。」と記録されます。実行はハルノのメモリを使いません。必要なことは指示に書いてください。チャットと同様に、読み取った内容と書き込んだ内容は、Inferara のホスティングサービスとモデルプロバイダーに送信されます。詳しくは、「スケジュール実行での承認」と「会話が送信する内容」をご覧ください。

実行の内容を確認する

実行の結果は、その通知、タスクの詳細パネル、実行自身の会話で確認できます。詳細パネルの下の［実行］には、すべての実行が一覧表示され、［すべて］、［要対応］、［問題］で絞り込めます。実行を開くと、［もう一度試す］、［会話を開く］、［詳細をコピー］が使えます。［詳細をコピー］は、サポートに送るメッセージ用に、その実行の情報をコピーします。失敗した実行や停止された実行には、「完了しませんでした」とその理由が表示されます。［実行］には、1 つのタスクにつき最大 2,000 件の実行が保持され、古いものから削除されます。実行が用意したものについては、［自動化の実行を通知］をオフにしていても、その項目の通知が届きます。

承認待ち

タスクが、メールや返信、ゲストを含む招待、Discord への投稿、共有クラウドフォルダの変更を用意しても、それらを送信することはありません。項目は［保留中］に置かれ、そこで送信、編集、破棄を選べます。送信すると、実際に何かが送られるまで 10 秒間待機し、その間は［取り消す］ボタンが表示されます。

保留されるものと、すぐに実行されるもの

基準は、誰がそれを知ることになるかです。お客様だけが目にし、取り消せる操作は実行中にそのまま行われ、他の人が受け取る操作は保留されます。

ハルノ内蔵の Google アプリを使う場合、Gmail でできるのは、メールの送信とラベルの管理までです。メールの読み取り、検索、返信、ゴミ箱への移動はできません。「コネクタ」と「組織の Google アプリ」をご覧ください。

［保留中］を開く

［保留中］は、［スケジュール］画面のシートです。「N 件が確認を待っています」のバーやタスクの詳細パネルにある［確認］、実行にある［準備された内容を確認］、または項目の通知から開きます。［保留中］にある項目は、期限切れになりません。タスクを削除すると、そのタスクが残したものも削除されます。

項目を確認して送信する

1. 最初の行を読みます。その項目を誰が受け取るかが書かれています。返信の場合は、スレッドにすでにいる全員が Gmail によって宛先に加えられます。
2. メール、返信、招待を変更するには、［編集］をクリックしてから、［保存］をクリックします。
3. その内容に応じた名前の送信ボタン（［招待を送信］など）をクリックするか、［破棄］をクリックします。

［最近対応したもの］には、対応した項目が 7 日間残ります。破棄した項目には［取り消す］が表示され、「送信されませんでした · …」の項目には理由が表示されます。保留されたクラウドフォルダの変更を破棄するときは、先に確認が表示されます。破棄すると、タスクが追加または変更したファイルがゴミ箱に移動され、お客様のフォルダのコピーがクラウドにある内容に戻ります。この操作は取り消せません。

タスクに自動で送信させる

［この自動化がメール・招待・クラウドの変更を自分で送ることを許可する］をオンにすると、そのタスクについては確認の手順がなくなります。シートには、「あなたの確認なしに、不在中でもメッセージやファイルの変更が送信されます。取り消せません。」と「この自動化については、Gmail の送信確認も求めなくなります。」という警告が表示されます。会社、投資家、融資元に届くものには、オフのままにしてください。

タスクが使えないもの

タスクには、Slack も、詳細ビューで追加したカスタムサーバーも提供されません。スケジュールされた実行でも、お試しでも、自動送信を許可した場合でも、そこを読み取ることも、そこに投稿することもできません。［保留中］は、これらのサーバーでの操作を、お客様が確認できるように保留することができないため、タスクにはこれらを使わせません。チャットでは引き続きこれらを使えるため、Slack に投稿したり、カスタムサーバーを通じて作業したりするには、チャットで依頼してください。「Slack」と「カスタムサーバー」をご覧ください。

Discord への投稿を保留できない場合、お客様の確認を待つ必要のあるタスクは、何も投稿しません。保存されたサインインが拒否されたコネクタは、最大 24 時間、またはお客様が再びサインインするまで、新しいチャットと実行から外されます。

QuickBooks を同期

［QuickBooks を同期］は、ハルノに組み込まれたタスクです。［スケジュール］画面の一覧の先頭にあり、オフにはできますが、削除はできません。最初はオフで、オンにするまで実行されません。オンにすると、ポートフォリオにある、QuickBooks に接続されたすべての会社について、新しい月と変更された月のデータを、設定を変えない限り毎日 06:00 に取得します。行うのは月の保存だけで、月の決算、レビュー、修正再表示は行いません。決算の準備ができたら、ご自身で決算してください。プロンプトを実行しないため、使用量枠は消費されず（「使用量枠を消費するもの」をご覧ください）、［保留中］に項目が置かれることもありません。使用量枠で支払えない間は、取得が拒否され、あとで再試行されます。会社を接続する方法は、「QuickBooks Online」をご覧ください。

［編集］でスケジュールを設定します。［毎日］、［月曜日から金曜日］、［毎週］（曜日を選びます）、［毎月］、［四半期ごと］（1 日から 28 日、または［末日］の中から選びます）のいずれかを選び、時刻はこの Mac の時計で指定します。四半期は、1 月、4 月、7 月、10 月に実行されます。保存してもその場で同期されることはなく、最初の実行は次にスケジュールされた時刻です。［今すぐ取得］をクリックすると、タスクがオンでもオフでも、すべての会社をすぐに取得します。

実行されるのは、ハルノが起動している間だけです。［バックグラウンドで実行］がオンなら、タスクがオンで、同期する会社がある間は、ウィンドウを閉じてもハルノがメニューバーに残ります。ハルノが終了していた間、または Mac がスリープ中やオフラインだった間に過ぎた時刻は、逃した回数ぶんではなく、可能になった時点で 1 回だけ実行されます。

［スケジュール同期のあとに概要をメールで受け取る］（このタスクの詳細パネルと、［設定］▸［帳簿］にあります）は、既定ではオフで、お客様のアカウントに保存されます。オンの間は、スケジュール同期ごとの終了状況と取り込んだ月が、メールを送るために Inferara のサービスへ送信されます。金額が送信されることはありません。［今すぐ取得］や、お客様が押した同期では、概要は送信されません。オフにすると、まだメールで送信されていない概要は取り下げられます。

財務業務での活用アイデア

スケジュールタスクは、決算の前後に発生する、読み取り、下書き、催促といった定型作業に向いています。タスクは決算を行いません。決算は、お客様自身が［ポートフォリオ］または会社のページから実行します（「月次決算を行う」をご覧ください）。

各社に月次のエクスポートを依頼する

［毎月］、［日付］は 2 日、［時刻］は 09:00 に設定します。［読んで返信するだけ］を選び、Gmail を接続します（内蔵の Google アプリで十分です）。［保留中］には、会社ごとに 1 通のメールが用意されるので、内容を読んで送信します。依頼するレポートは、各社が送るものに合わせて調整してください。内蔵アプリは受信トレイを読めないため、タスクは誰がすでに返信したかを判断できません。不要なメールは破棄してください。

以下の連絡先ごとに 1 通ずつメールを書き、その月の帳簿が確定したら、先月分の弥生会計のエクスポートを送ってほしいと依頼してください。依頼するのは、月末日時点の貸借対照表と、その月を独立した列にした損益計算書で、どちらも発生主義にして Excel にエクスポートしたものです。件名には月と会社名を入れてください。各メールは 6 文未満にまとめ、<自分の名前> の署名を付けてください。

Northgate Analytics: Priya Raman, priya@northgate.example
Lakeside Robotics: Tom Ellis, tom@lakeside.example

保存したレポートから月次コメントを下書きする

［毎月］、［日付］は 8 日、［時刻］は 08:00 に設定します。［このフォルダー内での作業も許可］を選び、この用途専用のフォルダを指定します。決算のあと、各社の財務諸表または投資家向けレポートを、そのフォルダに書き出します。［書き出す…］を使うと、PDF とウェブページが保存されます。タスクが参照できるのは、それらのファイルだけです。会社の指摘事項や帳簿は参照できません。各ファイルに必要な月が含まれていることを確認し（「PDF を送る前に」をご覧ください）、下書きされた数値もすべて確認してください。指摘事項が必要な質問は、会社のページから質問してください。

今月、このフォルダに PDF として保存されたレポートを読んでください。会社ごとに、月次の投資家向け報告に載せるコメントを、短い 3 段落で下書きしてください。内容は、前月と比べた収益と売上総利益率、営業費用、現金です。数値は PDF に記載されているとおりに引用し、どの月の数値かを明記してください。すべてを 1 つのドキュメントにまとめ、「コメント」と今月の月名を組み合わせた名前を付けて、このフォルダに保存してください。

表示されることがあるメッセージ

詳しくは、「ダウンロード中」、「上限に達したときのスケジュールタスク」、「料金と請求」、「トラブルシューティング」をご覧ください。

Windows の場合

Windows アプリには［保留中］のキューがありません。［確認］に設定された操作（メールの送信など）は、実行中に拒否されます。逃した時刻はあとから実行されず、実行中のタスクには［停止］ボタンがあります。［QuickBooks を同期］タスクはなく、代わりに QuickBooks の会社の ⋯ メニューに［同期スケジュール…］があります。逃したスケジュール同期は、ハルノが次に開かれてオンラインになったときに 1 回だけ実行されます。「Windows のスケジュールタスクとフック」をご覧ください。