排程任務

什麼是排程任務

排程任務是 Haruno 在您設定的時間自行執行的一項指示，例如每個工作日 18:00。每次執行都是一段在您不在場時自行開始的對話，在安全沙箱中作業，並留下結果供您事後查看。任務能做的是讀取、搜尋、摘要與草擬；它準備好的郵件、回覆、有邀請對象的活動邀請、Discord 貼文或共用資料夾的變更，都會留在「待確認」中，直到您核准為止。任務永遠不會取得 Slack 或自訂伺服器（請參閱《任務無法使用的項目》）。任務無法為月份結帳、重新開啟或鎖定月份，也無法核准科目對應。

按 ⌘5 開啟「排程」畫面。清單的第一項是同步 QuickBooks，這是 Haruno 內建的任務。「設定」與部分訊息會把排程任務稱為「自動化」。您自己的任務，每次執行都會像同樣長度的對話一樣，消耗您方案的用量額度，因此排程越頻繁，累積得越多：「每 2 小時」一天就是 12 次執行。匯入檔案與為月份結帳完全不消耗額度，但結帳後草擬給管理層的問題則會消耗額度。任務與其執行記錄只保存在建立它們的那台 Mac 上，不會與團隊成員或您的其他電腦共用。

建立任務

在「排程」畫面按一下「+」，填寫「新增排程任務」視窗，然後按一下「開啟」。新任務一開始的設定是每天 09:00、「只讀取與回覆」，郵件、邀請、Discord 貼文與雲端變更都會保留下來等您處理。

1. 輸入「名稱」，並在「Haruno 該做的事」下方寫下這項工作，寫法就像向一位聯絡不到您的同事交代工作一樣。「AI 最佳化」會把文字擴充成詳細的提示；「還原」則會恢復您原本寫的內容。
2. 在「時間」下方，從「啟動時機」選擇排程，並設定日期與時間。「接下來會發生的事」下方的句子會用文字重述這個排程。
3. 在「它獲准做的事」下方，除非任務需要用到檔案，否則請維持「只讀取與回覆」，並讓「允許這個自動化自行傳送郵件、邀請和雲端更動」保持關閉。
4. 按一下「開啟」；在依賴這項任務之前，先按一下「試跑…」。

任務要有名稱與指示；若在資料夾中作業，要選好資料夾；使用自訂排程時，排程必須有效。在此之前，「開啟」都無法使用。

在「進階」下方，「延續同一段對話」會讓每次執行接續上一次，因此任務知道自己已經回報過哪些內容。視窗上有些說明文字會提到送達的訊息；排程任務沒有這類訊息（其窗格上的標記顯示「沒有監看對象」），因此請在指示中寫明要讀取什麼。

排程選項

「啟動時機」提供「每天」、「每個工作日」（週一至週五，國定假日照常執行）、「每週」、「每月」（可選 1 至 28 日，因此每個月都會執行）與「每隔幾小時」（每 2、3、4、6、8 或 12 小時，從午夜起算，因此「每 6 小時」會在 00:00、06:00、12:00 與 18:00 執行）。「時間」提供 08:00、09:00、12:00、16:00 與 18:00；若要其他時間（例如 07:30），請使用「自訂排程…」，其中的「接下來的執行時間」會預覽之後幾次的執行時間。自訂排程若設為「每月」的 29 至 31 日，在沒有該日期的月份就不會執行。已儲存的排程若無法用「重複」中的任何選項表示，會顯示為「自定」，並照原樣繼續執行，直到您選擇其中一個選項為止。目前沒有「每月最後一天」的選項。

任務的作業位置

每項任務只在您 Mac 上的一個位置作業，看不到 Mac 上的其他任何內容。兩種選擇都能讀取您已連接的帳號與網路上的內容，但都不會取得 Slack 或自訂伺服器。

撰寫指示

• 指示要完整：相關人員、郵件地址、檔案與期間、要產出什麼、放到哪裡，以及沒有內容可回報時該怎麼做。執行期間沒有人能回答問題，因此漏掉的細節就會變成猜測。
• 每次執行只做一項能在 30 分鐘內完成的工作。
• 任務草擬的任何內容，在送出之前，都請先對照結帳產生的報表核對其中的數字。

正式依賴之前先試跑

「試跑…」會開啟「試跑，不傳送任何內容」；請在其中按一下「立即執行」。試跑所做的工作與排程執行相同，並會以「試跑 — 未傳送任何內容」列在「執行記錄」中。即使任務已獲准自行傳送，試跑仍會保留郵件、邀請、Discord 貼文與雲端變更；但資料夾中的檔案仍會被變更，也會消耗您的用量額度。會延續對話的任務，會把試跑回報過的內容視為已經回報。窗格本身的「立即執行」則是一次真正的執行。如果試跑準備了某些內容，請按一下「在『待確認』中顯示」（視窗上可能寫著「活動」，指的就是「待確認」）。

變更、暫停、複製或刪除任務

任務何時執行

任務會在排定的時間執行，以您 Mac 的當地時間為準，而且只在 Haruno 開啟時執行。多次執行會輪流進行，一次一個；每次執行都在安全沙箱中進行，即使在「進階檢視」中關閉了「沙箱引擎」也一樣。

讓 Haruno 保持執行

請讓「在背景執行」保持開啟（預設），這樣只要有任務開啟，關閉視窗後 Haruno 仍會留在選單列中；並開啟「登入時啟動」，這樣重新開機也不會中斷您的任務。前者位於「設定 ▸ 一般 ▸ 自動化」，只有「進階檢視」才會顯示這個區段；後者位於「設定 ▸ 一般」，兩種檢視中都有。

執行時可以存取的範圍

每次執行可以使用自己的資料夾（或沒有資料夾）、您已連接的帳號（Slack 與自訂伺服器除外）、網路搜尋與公開網頁；其他網路存取只能連到安全沙箱允許的網站。由於沒有人在場，每個請求都會自動核准；對於「待確認」涵蓋的連接器，則由保留機制取代它們原本的確認步驟。執行中提出的問題只會得到空白的回答；若該次執行因此什麼都沒準備，就會記錄為「它需要一個答案，但當時沒有人在。」執行不會使用 Haruno 的記憶，因此請把它需要的資訊寫進指示中。與對話一樣，執行會將它讀取與撰寫的內容，經由 Inferara 的託管服務傳送至模型供應商。詳情請參閱《排程執行中的核准》與《對話會傳送哪些內容》。

查看執行做了什麼

執行的結果會出現在它的通知、任務窗格，以及該次執行本身的對話中。窗格下方的「執行記錄」會列出每一次執行，可依「全部」、「需要你處理」或「問題」篩選；開啟其中一次執行，即可使用「再試一次」、「打開對話」或「拷貝詳細資訊」；最後一項會拷貝該次執行的相關資訊，方便您寫信給支援團隊。失敗或被停止的執行會顯示「未完成」及原因。「執行記錄」每項任務最多保留 2,000 次執行，超過時會刪除最舊的。執行準備好的任何內容都會另外發出通知，即使「自動化執行時通知我」已關閉也一樣。

等待核准

任務準備好郵件或回覆、有邀請對象的活動邀請、Discord 貼文，或共用雲端資料夾的變更時，並不會送出，而是將該項目留在「待確認」中，由您傳送、編輯或捨棄。按下傳送後，會先等待 10 秒並顯示「還原」按鈕，之後才會真正送出。

哪些會保留，哪些會立即執行

判斷的原則是「誰會知道」。只有您看得到、而且可以復原的動作，會在執行期間直接完成；其他人會收到的動作，則會保留下來。

使用 Haruno 內建的 Google 應用程式時，Gmail 可以傳送郵件與管理標籤，但無法讀取、搜尋或回覆郵件，也無法將郵件移到垃圾桶。請參閱《連接器》與《貴組織的 Google 應用程式》。

開啟「待確認」

「待確認」是「排程」畫面上的一個視窗。您可以按一下「有 N 件等待你處理」列上或任務窗格中的「檢視」、某次執行上的「檢視準備好的內容」，或該項目的通知來開啟它。其中的項目不會過期；刪除任務時，它留下的項目也會一併刪除。

審閱並傳送項目

1. 先看第一行：這個項目會送給誰。若是回覆，Gmail 會把討論串中原有的所有人都加進收件人。
2. 若要修改郵件、回覆或邀請，請按一下「編輯」，然後按一下「儲存」。
3. 按一下以該動作命名的傳送按鈕（例如「傳送邀請」），或按一下「捨棄」。

「最近處理過的」會保留您處理過的項目七天；已捨棄的項目上有「還原」，「未傳送 · …」上則會顯示原因。捨棄保留中的雲端資料夾變更時會先詢問您；它會把任務新增或變更的檔案移到垃圾桶，並把您資料夾的副本還原成雲端上的內容，而且無法復原。

讓任務自行傳送

「允許這個自動化自行傳送郵件、邀請和雲端更動」會為單一任務取消審閱這個步驟。視窗會提出警告：「訊息與檔案變更會在你不在時直接送出，不經你確認。這些操作無法收回。」以及「它也不會再為這個自動化要求你確認 Gmail 的傳送。」凡是要寄給公司、投資人或貸款機構的內容，都請讓這個選項保持關閉。

任務無法使用的項目

任務永遠不會取得 Slack，也不會取得在「進階檢視」中加入的自訂伺服器：不論是排程執行、試跑，或是任務獲准自行傳送時，它都無法在那裡讀取或發布內容。「待確認」無法把這些伺服器上的動作保留下來供您審閱，因此任務一律不使用它們。您的對話仍會使用它們，所以若要在 Slack 發布訊息或透過自訂伺服器作業，請在對話中提出。請參閱《Slack》與《自訂伺服器》。

如果 Discord 貼文無法保留，必須等您核准的任務就不會張貼任何內容。已儲存的登入遭拒的連接器，在最多 24 小時內，或在您重新登入該連接器之前，都不會出現在新的對話與執行中。

同步 QuickBooks

同步 QuickBooks 是 Haruno 內建的任務。它位於「排程」畫面清單的最上方，可以關閉但無法刪除，而且在您開啟之前是關閉的。開啟後，它會每天 06:00 取得客戶總覽中每一家已連接 QuickBooks 的公司新增與有變更的月份，直到您變更排程為止。它只負責歸檔各月份：絕不會結帳、審閱或重編任何月份，所以請在您準備好時再自行結帳。它不執行任何提示，因此完全不會使用您的用量額度（請參閱《哪些操作會使用額度》），也不會在「待確認」中保留任何項目。當您的用量額度無法支付時，它取得月份資料的要求會被拒絕，稍後再重試。要連接公司，請參閱《QuickBooks Online》。

「編輯」可設定排程：「每天」、「週一至週五」、「每週」（選一週中的某一天）、「每月」或「每季」（選 1 至 28 日，或「最後一天」），時間依這台 Mac 的時鐘。每季會在一月、四月、七月與十月執行。儲存時不會立即同步；第一次執行是下一個排定的時間。「立即擷取」會馬上擷取每一家公司的資料，不論任務是開啟還是關閉。

它只會在 Haruno 開啟時執行。開啟「在背景執行」時，只要任務是開啟的、而且有公司可以同步，關閉視窗後 Haruno 就會留在選單列中。在 Haruno 已關閉、或 Mac 處於睡眠或離線時錯過的時間，會在可以時執行一次，而不是錯過幾次就補執行幾次。

「排程同步後以電子郵件寄送摘要給我」（位於窗格中，也位於設定 ▸ 帳冊）預設為關閉，並依您的帳戶保存。開啟時，每次排程同步的結束情形與帶入的月份，會送到 Inferara 的服務以寄出電子郵件，絕不會附上任何金額。「立即擷取」以及由您按下的同步不會寄送摘要。關閉後，尚未寄出的摘要會被撤回。

財務工作的應用範例

排程任務適合處理結帳前後例行的閱讀、草擬與催件工作。任務不會結帳：您要自行從「客戶總覽」或公司頁面執行結帳（請參閱《月底結帳》）。

請各公司提供當月的匯出檔

排程設為「每月」，「日期」選 2，「時間」選 09:00；選擇「只讀取與回覆」；需連接 Gmail（使用內建的 Google 應用程式即可）。每家公司會有一封郵件出現在「待確認」中，供您閱讀後傳送。請依照各公司實際提供的報表調整信中要求的報表。內建的應用程式無法讀取您的收件匣，因此任務無法得知誰已經回覆：不需要的郵件請直接捨棄。

請為下列每位聯絡人各寫一封郵件，請對方在當月帳務定案後，提供上個月的 QuickBooks Online 匯出檔：截至該月最後一天的資產負債表（Balance Sheet），以及該月的損益表（Profit and Loss），並將該月單獨列為一欄；兩份報表都採權責發生制，並匯出為 Excel。主旨請寫明月份與公司名稱。每封郵件少於六句，並以 <您的姓名> 署名。

Northgate Analytics：Priya Raman，priya@northgate.example
Lakeside Robotics：Tom Ellis，tom@lakeside.example

根據已儲存的報表草擬每月評論

排程設為「每月」，「日期」選 8，「時間」選 08:00；選擇「也可以在這個資料夾中作業」，並指定一個專為此用途準備的資料夾。結帳後，將每家公司的財務報表或投資人報告以「輸出…」輸出到該資料夾，這會存成一份 PDF 與一個網頁。任務只看得到這些檔案，看不到公司的發現事項或帳冊：請確認每份檔案都涵蓋您需要的月份（請參閱《寄出 PDF 之前》），並核對任務草擬的每一個數字。需要用到發現事項的問題，請從公司頁面提問。

請閱讀本月儲存在這個資料夾中的 PDF 報表。為每家公司草擬三小段評論，供其每月投資人更新使用：營收與毛利率和上個月的比較、營業費用，以及現金。引用的數字必須與 PDF 中完全相同，並寫明是哪個月份。將所有內容儲存為這個資料夾中的一份文件，檔名為「評論」加上本月的月份名稱。

您可能看到的訊息

詳情請參閱：《下載期間》、《達到上限時的排程任務》、《定價》與《疑難排解》。

在 Windows 上

Windows 版應用程式沒有「待確認」佇列：設為「確認」的動作（例如傳送郵件）在執行期間會被拒絕。錯過的時間事後不會補執行，而執行中的任務有「停止」按鈕。Windows 版沒有「同步 QuickBooks」任務；QuickBooks 公司的「⋯」選單中改為提供「同步排程…」，而錯過的排程同步會在 Haruno 下次開啟並連上網路時執行一次。請參閱《Windows 上的排程任務與掛鉤》。