Haruno 的運作方式

重點摘要

Mac 版 Haruno 會把每家公司的 QuickBooks Online 帳冊，轉為一個完成結帳的月份。您帶入公司的資產負債表與損益表（以匯出檔或從 QuickBooks 同步皆可）後，Haruno 會產生科目對應草稿，將該公司的各個科目對應到報表項目，再由您核准。此後，每次結帳都會讀取該公司已有的每個月份，依這份科目對應將數字過入分類帳，執行完整性檢查，產生報告，並鎖定它有把握的月份。除了同步，以及結帳後草擬給管理層的問題之外，這一切都在您的 Mac 上執行，不會傳送任何內容。帳冊旁有一位助理，您可以就任何數字或發現事項向它提問：它負責解釋與草擬，而帳冊的每一項變更，都透過應用程式本身的操作完成，唯有在您要求時，它會編輯科目對應檔案。

在 Windows 上：Windows 版 Haruno 執行相同的月底結帳，同樣有投資組合、科目對應、調節、報告與鎖定功能。與 Mac 版不同之處，請參閱《Windows 版 Haruno》。

投資組合與其中的公司

「客戶總覽」是 Haruno 的首頁，也就是側邊欄的第一列（⌘1）。公司是指由您為其結帳的企業，每家公司都與其他公司分開，各有自己的檔案、科目對應、數字、報告與鎖定。在第一次結帳之前，公司頁面是包含四個步驟的設定頁面；結帳之後，則是該公司的儀表板。公司清單顯示在「客戶總覽」與每家公司頁面旁，讓您一鍵切換。

每家公司的報表幣別與會計年度結束月份，都由您自行在「公司詳細資料」中設定：一般的 QuickBooks 匯出檔不會載明這兩項（從 QuickBooks 加入的公司，若 QuickBooks 兩項都提供，則一開始就採用 QuickBooks 提供的值），而且 Haruno 從不在幣別之間換算。兩項都設定完成之前，科目對應無法核准。

Haruno 不編製合併報表。每家公司都以自己的帳冊結帳，公司之間不做任何沖銷；「客戶總覽」上的合計數字，是把各公司自己的數字相加，而且絕不跨幣別加總。

延伸閱讀：《公司詳細資料》、《公司頁面》，以及《定價》（價格依公司計算）。

公司提供的匯出檔

每次結帳都是以已在您 Mac 上的月份為基礎，而不是透過即時連線：包括您加入的匯出檔，或由「同步」從 QuickBooks 複製過來的月份。若採用匯出檔，每家公司都要從 QuickBooks Online 提供資產負債表與損益表，以權責發生制匯出為 Excel（.xlsx）格式，每個月一欄，截止於某個月的最後一天，並以公司的報表幣別表達。兩份缺少任何一份，Haruno 都不會產生科目對應草稿。

之所以必須是 Excel，是因為 Haruno 會從 QuickBooks 的公式判斷哪些列是小計；CSV 只保存數值。在第一次產生草稿之前，若負責記帳的人同意，請在 QuickBooks 中開啟科目編號：Haruno 依科目編號找出現金，而沒有編號時，它會從資產負債表中標示為現金或銀行的項目下的資產科目讀取現金，審閱表單會請您檢查。

其他檔案都是選用的，每一份都會增加一項檢查、一個面板或一份報告；請與公司的第一批匯出檔一起提供。只提供這兩張報表的公司仍然可以結帳，只是不會產生調節檔案。

QuickBooks Online。將公司連接到 QuickBooks 後，Haruno 會用「同步」取得它的各個月份，而不必用匯出檔。一家公司只採用其中一種方式，不會兩種並用。Haruno 只會從 QuickBooks 讀取資料，結帳本身從不連到它（請參閱《QuickBooks 與公司的帳簿》）。

延伸閱讀：《公司提供的檔案》與《重要的匯出設定》。

讀取匯出檔

加入檔案時，Haruno 會把檔案複製到該公司並加以讀取；這個動作不會過帳任何數字，也絕不會變更科目對應。Haruno 依標題區辨識 QuickBooks 報表，讀取 Excel 已儲存的數值而不重新計算任何公式，將隱藏工作表擱置一旁，並告訴您每個檔案是什麼、涵蓋哪個期間、採用哪種會計基礎，讓錯誤的匯出檔在結帳前就能被發現。

在按一下「完成」之前，請逐列檢查「已將資料新增至」對話框。設定頁面只在您為公司產生科目對應草稿之前列出公司的檔案，而公司頁面的「檔案」分頁會在首次結帳之後列出它們；在那裡，結帳已讀取過的檔案會保留，而且每次結帳都會讀取所有檔案。

延伸閱讀：《Haruno 如何讀取檔案》、《Haruno 拒絕或略過的檔案》與《在已有科目對應後加入檔案》。

科目對應：草擬一次，由您核准

科目對應是從會計科目表到報表項目名稱的對照：包括每個報表項目及其小計、哪個科目歸入哪個項目，以及您指明的會計政策與豁免。Haruno 依據公司的匯出檔或同步的月份草擬一次，沿用這些資料本身的區段、項目名稱與公式。檔案無法說明的部分由您回答，然後按一下「核准對應」；此後每次結帳都會照現狀套用這份科目對應，下個月的報表不需要做任何變更。

科目對應本身不含任何數字，它決定的是數字列示在哪裡。因此，科目對應出錯時，分類帳可能依然平衡，報表卻是錯的；有好幾項檢查正是為了找出這種情況而設。

有些答案只能由您提供，而且只有在檔案顯示需要時才會詢問：重大性（有調節工作底稿時才會詢問；除非您另有回答，否則採用 $1,000）、於他處調節的科目、資本化門檻（從不代為草擬）、應收帳款或應付帳款帳齡表應核對的應收帳款與應付帳款科目（會列出候選科目，但對於以檔案建立的公司，從不代為選擇），以及報表的金額單位。

延伸閱讀：《什麼是科目對應》、《只有您能回答的問題》與《變更科目對應》。

分類帳

分類帳保存的是匯出檔或同步所載的內容：每個科目的月底餘額與當月變動，每個科目每月一個數字，而不是逐筆交易。整個投資組合共用一本分類帳，每家公司的資料各自分開。報表、檢查、應用程式中的頁面與報告，全都透過科目對應從分類帳計算而來，因此任何數字都能追溯到某個科目、某個月份，以及它所來自的匯出檔或同步。

• 數字只有在結帳時才會進入分類帳，而且是一次全部寫入：公司匯出檔或同步月份中的數字，不是全部寫入，就是全部不寫入。
• 您永遠不會直接編輯分類帳。若要查看某個數字背後的分錄，請在 QuickBooks Online 中執行該科目的明細報表。

延伸閱讀：《帳冊的儲存位置》與《追溯數字的來源》。

結帳：一次執行

一次結帳，就是針對一家公司或整個投資組合執行一次：讀取每個匯出檔或同步月份、過帳數字、執行檢查、產生報告，並鎖定已出具報告但尚未鎖定的月份，但必須維持未結的月份除外。結帳本身不會消耗您的任何用量額度；結帳結束時 Haruno 草擬給管理層的問題則會消耗。「當月結帳…」會先執行預檢（結帳前的檢查，不寫入任何內容）；在您按一下「當月結帳」之前，不會寫入任何東西。

檢查在產生報告之前執行，報告則在鎖定之前產生，因此財報套件會載明檢查的結果，而且除非能產生該月份的報告，否則不會鎖定該月份。每個步驟不是完整寫入，就是完全不寫入；某家公司出了問題，只會停止該公司的結帳。

• 沒有選擇月份的功能。如果第一次結帳的匯出檔涵蓋七個月，這七個月會全部鎖定；但若某個月份沒有資產負債表，或在該月結束前匯出或同步，該月份會出具報告但維持未結。
• 發現事項不會阻止結帳。報表不相符的月份照樣會鎖定，狀態為「reported with exception」（附例外出具）。
• 檢查在新匯出檔中發現的問題，要等到月份鎖定後才看得到，因此請先確認每個檔案的匯入結果。
• 無法復原。已鎖定的月份會維持鎖定，直到您附上原因將其重新開啟為止。

延伸閱讀：《什麼是結帳》、《預檢》與《結帳遭拒時》。

檢查、發現事項與問題

每次結帳都會在過帳之後、產生任何報告之前，執行 31 項完整性檢查：29 項針對帳冊，另外 2 項是針對公司的償債能力檢查。未通過的檢查會產生一項發現事項；結帳無法判斷的模式，則會改為一個問題。發現事項會影響月份鎖定時所記錄的狀態。

發現事項分為高（紅色）、中（琥珀色）與低（灰色）。高與中嚴重程度的發現事項計為未解決；一項都沒有的公司，即為「無問題」。

有兩條原則貫穿整份指南。差異不等於發現事項：超出預算是一個數字，而不是帳冊的缺陷。空白不等於零：某項檢查需要的檔案若公司沒有提供，該檢查就不會有任何結果，因此沒有發現事項，也可能代表什麼都沒有測試。在應用程式的頁面上，破折號表示該數字無法列示。

請在「發現事項與問題」分頁中逐一處理。「解決…」只提供給四種發現事項；其餘的發現事項，要在其來源（帳冊、檔案或科目對應）修正後，再次結帳。

延伸閱讀：《檢查項目》、《是問題，而非發現事項》與《解決發現事項》。

調節概要

調節是將公司調節工作底稿（或儲存為 PDF 的 QuickBooks 調節報告）中有明細表的每個資產負債表科目，與其總分類帳餘額核對，精確到分。Haruno 會自行加總明細表，而不是採信手動輸入的差額。調節工作底稿是選用的：沒有工作底稿或報表時，公司仍可正常結帳，但不會調節任何科目，「報告」卡片中也不會有「調節」列。

除了四捨五入到分位之外，不設任何容許差額，因此合理的時間性差異同樣會列為例外。重大性只決定哪些沒有明細表的餘額值得追查，從不決定明細表是否相符。

延伸閱讀：《「已調節」的意義》、《涵蓋範圍與豁免》與《沒有調節工作底稿的公司》。

鎖定、重新開啟與重編

結帳完成時，它出具報告且有把握的每個月份都會鎖定；沒有資產負債表、或在月份結束前匯出或同步的月份，會出具報告但維持未結，直到之後的結帳才會鎖定。已鎖定月份所列示的數字，只有在有人附上書面原因重新開啟該月份時才會變動，而這個原因會永久留存在該月份。重新開啟後變動的數字即為重編：財報套件會將它列在「Restated periods」（重編期間）之下，調整紀錄則會保留它變動前後的數字，以及重新開啟該月份的人與原因。

結帳狀態是鎖定當時已知情況的快照：之後修正發現事項，並不會改變結帳狀態，除非重新開啟該月份並再次結帳。這項鎖定屬於 Haruno，而不是 QuickBooks。無論重大與否，任何變動超過半分的數字，都無法進入已出具報告的月份。

若要重新開啟，請按一下公司頁首的結帳狀態標籤，然後在「月份」對話框中使用「重新開啟…」，或在遭鎖定拒絕的結帳結果上按一下「修正…」，讓您改為重新開啟這些月份，或把差額記錄在下一個未結的月份。像 tbd 或 n/a 這類只是用來佔位的原因會被拒絕。任何在這部 Mac 上使用 Haruno 的人都能重新開啟月份，因此請在您的事務所內約定由誰負責。

延伸閱讀：《什麼會觸發鎖定》、《重新開啟月份》與《鎖定為何重要》。

報告，以及應用程式中的頁面

公司的報告會在您每次開啟或輸出時，依據該公司的帳冊產生，因此會隨每次結帳、重新開啟與已記錄的更正而更新。結帳不會保留任何報告檔案，只有調整紀錄除外。

公司的報告可從其頁面上的「報告」卡片開啟：「財務報表」、「調節」與「投資人報告」會開啟各自的分頁。若要寄出其中一份，請在其「…」選單中選擇「輸出…」並選擇資料夾；Haruno 會在那裡儲存一份 PDF 與一個網頁。客戶總覽報告則用「帳冊 ▸ 輸出客戶總覽報告…」。請保留您寄出的 PDF：那是您寄出內容的唯一紀錄。「客戶總覽」與公司頁面本身都不是報告，也沒有列印或 PDF 指令。

延伸閱讀：《結帳寫出的內容》、《將報表輸出為 PDF 與網頁》與《公司頁面》。

助理負責對話，應用程式負責執行

凡是會變更帳冊的步驟，都由應用程式執行：加入檔案、產生並核准科目對應、為月份結帳與重新開啟月份，以及記錄回答。「對話」中的助理則負責解釋、草擬與提出建議。它無法使用應用程式的任何操作：帳冊對它而言是唯讀的，唯一的例外是公司的科目對應檔案，只有在您要求時它才會變更；帳冊的其他每一項變更，都是由您按下的按鈕完成。

結帳要有價值，前提是每個數字都能追溯到來源檔案，而且每項判斷都由人做出。因此，助理不會為月份結帳、重新開啟或重編月份，不會記錄回答或核准科目對應，除了您要求它變更的科目對應檔案之外不會編輯您的帳冊，不會重新計算或換算數字，不會決定會計政策或對繼續經營做出結論，也不會未經詢問就傳送任何內容。它的回答都是草稿：引用任何數字之前，請先逐一核對。

像「詢問 Haruno」與「解釋這項發現」這樣的按鈕，會把關於該卡片的問題放入訊息輸入框，並在頁面旁開啟對話。在您按下傳送之前，不會送出任何內容。

延伸閱讀：《Haruno 不會做的事》與《核對回答》。

您的資料存放在哪裡

您的帳冊存放在您的 Mac 上，預設位於 ~/Library/Application Support/Haruno/Books；「設定 ▸ 帳冊 ▸ 客戶總覽位置」可以移動它們。匯入、科目對應、結帳、重新開啟與報告都在您的 Mac 上執行，不會傳送任何內容。從 QuickBooks 同步公司時，各月份資料會經由 Haruno 的伺服器送到您的 Mac，而這些伺服器不保存任何財務資料。公司資料只會經由助理（包括它在結帳後草擬的給管理層的問題），或在您自行寄出報告時，離開您的 Mac。訊息會經由 Inferara 的託管服務，傳送到負責回答的模型供應商。

任何內容都不會複製到您的其他電腦，投資組合也不會在兩部 Mac 或兩個人之間共用。Inferara 的服務不會儲存您的訊息或 Haruno 回覆的內容，唯一的例外是模型供應商的錯誤訊息文字：其中可能引用請求的部分內容，最多保留 30 天。您的資料也不會用於訓練 AI 模型。

延伸閱讀：《各項操作會傳送什麼》、《訊息以外的請求》、《留在您 Mac 上的內容》、《Inferara 保留的內容》與《私有推論與地端部署》。

使用 Haruno 的一個月

公司設定完成後，每個月都依循相同的流程。若要一次為所有公司結帳，請從「客戶總覽」的工具列開始結帳。首次設定的步驟請參閱《第一次結帳》。

1. 當月帳務在 QuickBooks Online 中定案後，向公司索取匯出檔。

   要索取的是：截至當月最後一天的資產負債表、以當月為獨立一欄的損益表（兩者皆採權責發生制、Excel 格式），以及該公司使用的選用檔案；若公司有編製調節工作底稿，也請索取日期落在當月的當月版本。請參閱《每月要索取的檔案》。排程任務可以替您草擬這封索取信。

2. 加入匯出檔或進行同步，並確認 Haruno 讀到的內容。

   在公司頁面開啟的狀態下，選擇「帳冊 ▸ 匯入匯出檔…」並加入檔案。在「已將資料新增至」對話框中，先確認顯示的是您要結帳的月底日期與「權責發生制」，再按一下「完成」。對於已連接 QuickBooks 的公司，則請在月份結束之後，改為按一下其頁面上的「同步」。

3. 按一下「當月結帳…」，並閱讀預檢結果。

   當公司的卡片顯示「將會結帳」時，按一下「當月結帳」。已鎖定的月份只會在該卡片上以灰色附註顯示，不會阻止任何事情。如果它顯示「不會結帳」，它自己的說明句會指出原因；請參閱《預檢》。

4. 查看結果。

   「已結帳」表示新的月份已出具報告並鎖定。若顯示「部分結帳」或「未結帳」，請參閱《結帳遭拒時》，而且不要寄出只完成部分結帳之公司的報告。

5. 逐一處理發現事項與問題。

   在「發現事項與問題」分頁中，逐一修正每項發現事項，並查看每個問題背後的發票；請先按「重新執行檢查」（若各列上沒有「解決…」或回答按鈕）。頂端的「給管理層的問題」卡片列出 Haruno 為該月份草擬的問題：您可以編輯它們、記錄回答，或把某個問題擱置一旁（請參閱《給管理層的問題》）。

6. 將報告輸出為 PDF，檢查後寄出。

   確認 PDF 上包含您需要的每個月份。投資人報告寄給投資人（請先將它標記為已審閱），財務報表則寄給管理階層。

7. 與助理一起草擬評述。

   在您想說明的卡片上按「詢問 Haruno」，並在寄出前核對每一個數字。請參閱《提問範例》。

8. 已出具報告的數字若需要更正，請以留有紀錄的方式更正。

   在 QuickBooks Online 中入帳，加入更正後的匯出檔（或再同步一次），然後結帳。鎖定使結帳中止時，請選擇「修正…」：把差額記錄在下一個未結的月份，或附上原因重新開啟受影響的月份，然後再次結帳。寄出新的財報套件之前，請在「月份」對話框中查看「重編…」：您更正的每一個數字都應列在其中。請參閱《更正已出具報告的月份》。

Haruno 目前還做不到的事

讀者常找的幾項功能，應用程式目前還沒有。

延伸閱讀：《應用程式目前還做不到的事》與《移除公司》。

本指南的用詞

應用程式中有幾個詞，意思和日常用法不同。

其他所有用詞，請參閱《詞彙表》。