كيف يعمل Haruno
النموذج الذي يقوم عليه Haruno لنظام Mac، بلغة المحاسبة: ما الذي يدخل إليه، وماذا يفعل الإقفال به، وما الذي يخرج منه، وما الذي يبقى رهن تقديرك، وأين تُحفظ بياناتك.
باختصار
يحوّل Haruno لنظام Mac دفاتر كل شركة في QuickBooks Online إلى شهر مُقفل. تُدخل الميزانية العمومية والأرباح والخسائر للشركة، بوصفهما ملفَّي تصدير أو مُزامَنَين من QuickBooks، فيُنشئ Haruno مسودة تعيين تُسند حساباتها إلى بنود القوائم، ثم تعتمدها أنت. ومن ذلك الحين، يقرأ كل إقفال جميع الأشهر الموجودة للشركة، ويُرحّل الأرقام إلى دفتر الأستاذ من خلال ذلك التعيين، ويُجري فحوصات السلامة، ويُعدّ التقارير، ويُقفل الأشهر التي يستطيع أن يقف وراءها. وفيما عدا المزامنة والأسئلة الموجّهة إلى الإدارة التي تُصاغ بعد الإقفال، يجري ذلك كله على جهاز Mac الخاص بك دون إرسال أي شيء. وإلى جانب الدفاتر مساعدٌ يمكنك أن تسأله عن أي رقم أو ملاحظة: فهو يشرح ويصوغ المسودات، أما أي تغيير في الدفاتر فيتم بأدوات التطبيق نفسه، عدا ملف التعيين الذي يعدّله عندما تطلب ذلك.
على Windows: يُجري Haruno لنظام Windows إقفال نهاية الشهر نفسه، مع المحفظة والتعيين والتسوية والتقارير والقفل. وللاطلاع على أوجه الاختلاف عن Mac، راجع Haruno على Windows.
المحفظة وشركاتها
«المحفظة» هي الصفحة الرئيسية في Haruno، وهي الصف الأول في الشريط الجانبي (⌘1). والشركة نشاطٌ تجاري تتولّى إقفال دفاتره، وتبقى منفصلة عن غيرها بملفاتها وتعيينها وأرقامها وتقاريرها وقفلها. وإلى أن يجري إقفالها الأول، تكون صفحة الشركة صفحة إعداد من أربع خطوات؛ وبعده تصبح لوحة معلومات الشركة. وتظهر قائمة بشركاتك بجانب «المحفظة» وكل صفحة شركة، لتنتقل بينها بنقرة واحدة.
تحدّد بنفسك عملة التقارير لكل شركة وشهر نهاية سنتها المالية في «تفاصيل الشركة»: فملف التصدير المعتاد من QuickBooks لا يذكر أيًّا منهما (والشركة المضافة من QuickBooks تبدأ بما يعطيه QuickBooks، حين يعطي الاثنين)، ولا يحوّل Haruno أي عملة إلى أخرى أبدًا. ولا يمكن اعتماد التعيين قبل تحديد الاثنين.
لا يُعِدّ Haruno قوائم موحّدة. فكل شركة تُقفل على دفاترها الخاصة، ولا تُستبعد أي معاملات بين الشركات، أما الأرقام المجمَّعة في «المحفظة» فهي حاصل جمع أرقام الشركات كلٍّ على حدة، ولا تُجمع أبدًا عبر عملات مختلفة.
للمزيد: تفاصيل الشركة، صفحة الشركة والأسعار، وهي تُحتسب لكل شركة.
ملفات التصدير التي ترسلها الشركة
يُبنى كل إقفال من أشهر موجودة بالفعل على جهاز Mac الخاص بك، لا من اتصال مباشر: ملفات تصدير تضيفها، أو أشهر تنسخها «مزامنة» من QuickBooks. وفي حالة ملفات التصدير، ترسل كل شركة تقريرَي Balance Sheet (الميزانية العمومية) و Profit and Loss (الأرباح والخسائر) من QuickBooks Online، مُصدَّرين إلى Excel (.xlsx) على أساس الاستحقاق، بعمود لكل شهر، وينتهيان في آخر يوم من أحد الأشهر، وبعملة التقارير الخاصة بالشركة. ولا يُنشئ Haruno مسودة التعيين من دون الاثنين.
وصيغة Excel مهمة لأن Haruno يستدل من معادلات QuickBooks على البنود التي تمثّل مجاميع فرعية، أما ملف CSV فلا يحمل إلا القيم. فعّل أرقام الحسابات في QuickBooks قبل إنشاء المسودة الأولى، إن وافق على ذلك من يمسك الدفاتر: فـ Haruno يحدّد النقد برقم الحساب، ومن دون الأرقام يقرأ النقد من حسابات الأصول الواقعة تحت بند في الميزانية العمومية يشير إلى النقد أو البنك، وتطلب منك المراجعة التحقق منها.
كل ملف آخر اختياري، ويضيف فحصًا أو لوحة أو تقريرًا؛ أرسِله مع أول دفعة من ملفات تصدير الشركة. والشركة التي لا ترسل إلا القائمتين تُقفل مع ذلك، ولكن من دون ملف تسويات.
QuickBooks Online. اربط شركة بـ QuickBooks فيجلب Haruno أشهرها بـ«مزامنة» بدلًا من ملفات التصدير. وتستخدم الشركة طريقة واحدة لا الاثنتين. ويقرأ Haruno من QuickBooks فقط، ولا يتصل به الإقفال أبدًا (QuickBooks ودفاتر الشركة).
للمزيد: ما ترسله الشركة وإعدادات التصدير المهمة.
قراءة ملفات التصدير
إضافة الملفات تنسخها إلى الشركة وتقرؤها؛ فهي لا تُرحّل شيئًا ولا تغيّر التعيين أبدًا. يتعرّف Haruno على تقرير QuickBooks من ترويسته، ويقرأ القيم التي خزّنها Excel دون إعادة حساب أي معادلة، ويضع الأوراق المخفية جانبًا، ويخبرك بنوع كل ملف وفترته وأساسه المحاسبي، فيظهر أي ملف تصدير خاطئ قبل الإقفال.
تحقّق من كل صف في نافذة «أُضيفت البيانات إلى» قبل أن تنقر «تم». وتسرد صفحة الإعداد ملفات الشركة فقط إلى أن تنشئ مسودة تعيينها، ويسردها تبويب «الملفات» في صفحة الشركة بعد إقفالها الأول؛ وهناك يبقى الملف الذي قرأه إقفال، ويقرأ كل إقفال جميع الملفات.
للمزيد: كيف يقرأ Haruno الملف، الملفات التي يرفضها Haruno أو يتخطاها وإضافة الملفات بعد وجود التعيين.
تعيين الحسابات: مسودة تُنشأ مرة واحدة وتعتمدها أنت
التعيين هو جدول المقابلة بين دليل الحسابات وعناوين بنود القوائم: كل بند في القوائم بمجاميعه الفرعية، والبند الذي يُجمع فيه كل حساب، والسياسات والإعفاءات التي تحدّدها. يُنشئ Haruno مسودته مرة واحدة من ملفات تصدير الشركة أو أشهرها المُزامَنة، متّبعًا أقسامها وعناوينها ومعادلاتها هي. وتجيب أنت عمّا لا تستطيع الملفات أن تحدّده، ثم تنقر «اعتماد التعيين»؛ وبعدها يطبّقه كل إقفال كما هو، ولا تحتاج قوائم الشهر التالي إلى أي تعديل.
لا يحمل التعيين أي أرقام؛ بل يحدّد موضع عرضها. ولذلك قد يبقى دفتر الأستاذ متوازنًا رغم خطأ في التعيين، بينما تكون القوائم خاطئة، وقد وُضعت عدة فحوصات لرصد هذه الحالة تحديدًا.
بعض الإجابات تعود إليك وحدك، ولا تُطرح إلا حين تجعلها الملفات ذات صلة: الأهمية النسبية (تُطرح مع مصنف التسويات؛ ويبقى حدها $1,000 ما لم تُجب بغير ذلك)، والحسابات التي تُسوّى في مكان آخر، وحد الرسملة (لا يُدرج في المسودة أبدًا)، وحسابا الذمم المدينة والدائنة اللذان يجب أن يتطابق معهما تقرير أعمار الذمم المدينة أو الدائنة (تُذكر الحسابات المرشحة، ولا يُختار أحدها أبدًا لشركة بُنيت من ملفات)، ووحدة عرض المبالغ في التقارير.
للمزيد: ما هو التعيين، أسئلة لا يجيب عنها سواك وتغيير التعيين.
دفتر الأستاذ
يحتفظ دفتر الأستاذ بما ورد في ملفات التصدير أو في المزامنة: رصيد كل حساب في نهاية الشهر وحركته الشهرية، أي رقم واحد لكل حساب في كل شهر، لا المعاملات. وهناك دفتر أستاذ واحد للمحفظة بأكملها، تبقى فيه كل شركة منفصلة عن غيرها. ومنه تُحتسب القوائم والفحوصات وصفحات التطبيق والتقارير كلها من خلال التعيين، فيمكن تتبّع أي رقم إلى حساب وشهر وإلى مصدره: ملف التصدير أو المزامنة.
- لا تصل الأرقام إلى دفتر الأستاذ إلا عند الإقفال، ودفعةً واحدة: إما كل الأرقام الواردة في ملفات تصدير الشركة أو أشهرها المُزامَنة، وإما لا شيء.
- لا تحرّره أنت أبدًا. ولمعرفة القيود التي يقوم عليها رقم ما، استخرج تقرير تفاصيل الحساب في QuickBooks Online.
للمزيد: أين تُحفظ الدفاتر وتتبّع رقم إلى مصدره.
الإقفال: عملية تشغيل واحدة
الإقفال عملية تشغيل واحدة لشركة واحدة أو للمحفظة كلها: يقرأ كل ملف تصدير أو شهر مُزامَن، ويُرحّل الأرقام، ويُجري الفحوصات، ويُعدّ التقارير، ويُقفل الأشهر المُبلَّغ عنها التي لم تُقفل بعد، عدا ما يضطر إلى تركه مفتوحًا. ولا يستهلك الإقفال نفسه شيئًا من حصة استخدامك؛ أما الأسئلة الموجّهة إلى الإدارة التي يصوغها Haruno عند انتهائه فتستهلك منها. يُجري الأمر «إقفال الشهر…» أولًا فحصًا مسبقًا لا يكتب شيئًا؛ ولا يُكتب أي شيء حتى تنقر «إقفال الشهر».
تجري الفحوصات قبل التقارير، والتقارير قبل القفل، فتذكر حزمة القوائم المالية ما وجدته الفحوصات، ولا يُقفل أي شهر ما لم يكن بالإمكان إعداد تقاريره. وتُكتب كل خطوة كاملةً أو لا تُكتب إطلاقًا، والمشكلة في شركة واحدة لا توقف إلا تلك الشركة.
- لا توجد أداة لاختيار الشهر. فالإقفال الأول لملفات تصدير تغطي سبعة أشهر يُقفل الأشهر السبعة كلها، إلا إذا لم تكن لشهر ما ميزانية عمومية أو صُدِّر أو جُلب بالمزامنة قبل انتهائه: فيُبلَّغ عن هذا الشهر لكنه يُترك مفتوحًا.
- الملاحظات لا توقف الإقفال أبدًا. فالشهر الذي لا تتطابق قوائمه يُقفل مع ذلك، بحالة «reported with exception» (مُبلَّغ عنه مع استثناء).
- لا ترى ما تجده الفحوصات في ملفات التصدير الجديدة إلا بعد أن تُقفل الأشهر، لذا تحقّق أولًا من نتيجة استيراد كل ملف.
- لا يوجد تراجع. تبقى الأشهر المقفلة مقفلة حتى تعيد فتحها مع ذكر السبب.
للمزيد: ما هو الإقفال، الفحص المسبق وعندما يرفض الإقفال.
الفحوصات والملاحظات والأسئلة
يُجري كل إقفال 31 فحصًا للسلامة بعد الترحيل وقبل أي تقرير: 29 منها على الدفاتر، وفحصان للملاءة على الشركة. والفحص الذي يفشل يرفع ملاحظة؛ أما النمط الذي لا يستطيع الإقفال الحكم عليه فيصبح سؤالًا بدلًا منها. والملاحظات تغيّر الحالة التي يُقفل بها الشهر.
| النوع | ما هو | هل يمكن أن يجعل الشهر استثناءً؟ |
|---|---|---|
| ملاحظة | خلل في الدفاتر، مثل حساب لا يندرج تحت أي بند من بنود القوائم. | نعم، إذا كانت عالية أو متوسطة الخطورة وبقيت مفتوحة عند القفل. |
| سؤال | نمط لا يحكم عليه إلا شخص، مثل مصروف محتمل مدفوع مقدمًا. | لا، أبدًا. |
| مؤشر الملاءة | حقيقة عن الشركة لا عن الدفاتر، مثل حقوق ملكية سالبة. | لا، أبدًا. |
| الانحراف | حقيقة عن النشاط التجاري، مثل فئة تجاوزت الموازنة. | لا، أبدًا. |
تكون الملاحظة عالية الخطورة (حمراء) أو متوسطة الخطورة (كهرمانية) أو منخفضة الخطورة (رمادية). والملاحظات العالية والمتوسطة الخطورة هي الملاحظات المفتوحة؛ والشركة التي لا تحمل أيًّا منها تُصنَّف «سليم».
تسري قاعدتان في هذا الدليل كله. الانحراف ليس ملاحظة: فتجاوز الموازنة رقمٌ، لا خلل في الدفاتر. والخانة الفارغة ليست صفرًا: فالفحص الذي يحتاج إلى ملف لم ترسله الشركة لا يقول شيئًا، ولذلك قد يعني غياب الملاحظات أن شيئًا لم يُختبر. وفي صفحات التطبيق، تعني الشَّرطة أن الرقم تعذّر تحديده.
تعامل معها واحدةً تلو الأخرى في تبويب «الملاحظات والأسئلة». يُتاح الأمر «معالجة…» لأربعة أنواع من الملاحظات؛ أما البقية فتُصحَّح في مصدرها (الدفاتر أو الملفات أو التعيين) ثم يُعاد الإقفال.
للمزيد: الفحوصات، أسئلة لا ملاحظات ومعالجة ملاحظة.
التسوية باختصار
في التسوية، يُطابَق كل حساب من حسابات الميزانية العمومية له جدول في مصنف التسويات الخاص بالشركة، أو في تقرير تسوية من QuickBooks محفوظ بصيغة PDF، مع رصيده في دفتر الأستاذ العام، حتى السنت. ويجمع Haruno الجدول بنفسه بدلًا من الوثوق بفرق مكتوب يدويًا. والمصنف اختياري: فمن دونه أو من دون تقرير تُقفل الشركة بشكل طبيعي، لكن لا يُسوّى أي شيء ولا يظهر صف «التسوية» في بطاقة «التقارير».
| الحالة | القاعدة |
|---|---|
| «مُسوّى» (أخضر) | يُقرَّب الفرق إلى 0.00. |
| «استثناء» (أحمر) | سنت واحد أو أكثر، في أي من الاتجاهين. ويرفع ملاحظة عالية الخطورة. |
| «open» (مفتوح، كهرماني) | تعذّر حساب أي فرق: فهو غير مُختبَر، وليس مُسوّى. |
لا يوجد هامش تسامح يتجاوز السنت، ولذلك يُعدّ فرق التوقيت المشروع استثناءً هو الآخر. وتحدّد الأهمية النسبية أيّ الأرصدة التي لا جدول لها تستحق المتابعة، ولا تحدّد أبدًا ما إذا كان الجدول يتطابق.
للمزيد: معنى «مُسوّى»، التغطية والإعفاءات والشركات التي ليس لديها مصنف تسويات.
القفل وإعادة الفتح وإعادة البيان
عند انتهاء الإقفال، يُقفَل كل شهر أبلغ عنه واستطاع أن يقف وراءه؛ أما الشهر الذي لا توجد له ميزانية عمومية، أو الذي صُدِّر أو جُلب بالمزامنة قبل انتهائه، فيُبلَّغ عنه لكنه يُترك مفتوحًا إلى أن يجري إقفال لاحق. ولا يتغيّر رقم عرضه شهر مقفل إلا إذا أعاد أحدهم فتح الشهر مع ذكر سبب مكتوب، يبقى مقترنًا به بصفة دائمة. والرقم الذي يتغيّر بعد ذلك إعادةُ بيان: تُدرجه حزمة القوائم المالية تحت «Restated periods» (الفترات المُعاد بيانها)، ويحتفظ به سجل التسويات بقيمته قبل التغيير وبعده، مع اسم من أعاد فتح الشهر وسبب ذلك.
| حالة الإقفال | معناها |
|---|---|
| «fully reconciled» (مُسوّى بالكامل، أخضر) | مُقفل دون أي ملاحظة مفتوحة عالية أو متوسطة الخطورة، في شهر له تسوية. |
| «reported with exception» (مُبلَّغ عنه مع استثناء، أحمر) | مُقفل مع ملاحظة مفتوحة واحدة على الأقل عالية أو متوسطة الخطورة. |
| «not reconciled» (غير مُسوّى، رمادي) | مُقفل دون أي ملاحظة مفتوحة عالية أو متوسطة الخطورة، في شهر لا تسوية له: فلم يُطابَق أي شيء بجدول. |
| «open» (مفتوح، كهرماني) | غير مُقفل: لم يُقفل قط، أو أُعيد فتحه ولم يُقفل مجددًا، أو أُبلغ عنه وتُرك مفتوحًا (لا توجد له ميزانية عمومية، أو صُدِّر أو جُلب بالمزامنة قبل انتهاء الشهر). |
| «not recorded» (غير مُسجَّل، رمادي) | أقفله إصدار سابق من Haruno لم يكن يسجّل ملاحظاته. |
حالة الإقفال لقطةٌ لما كان معروفًا عند القفل: فتصحيح ملاحظة لاحقًا لا يغيّرها إلى أن يُعاد فتح الشهر ويُقفل مجددًا. والقفل خاص بـ Haruno، لا بـ QuickBooks. وهو يمنع دخول أي رقم تغيّر بأكثر من نصف سنت إلى شهر مُبلَّغ عنه، أيًّا كانت أهميته النسبية.
لإعادة الفتح، انقر شريحة حالة الإقفال في رأس صفحة الشركة، واستخدم «إعادة الفتح…» في نافذة «الأشهر»، أو انقر «تصحيح…» في نتيجة إقفال رفضها القفل، فيتيح لك إعادة فتح الأشهر أو تسجيل الفرق في الشهر المفتوح التالي بدلًا من ذلك. وتُرفض الأسباب التي لا تعدو أن تملأ الخانة، مثل tbd أو n/a. ويستطيع أي شخص يستخدم Haruno على جهاز Mac إعادة فتح شهر، لذا اتفق مع فريقك على من يحق له ذلك.
للمزيد: ما الذي يُطلق القفل، إعادة فتح شهر ولماذا يهم القفل.
التقارير، والصفحات داخل التطبيق
تُولَّد تقارير الشركة من دفاترها في كل مرة تفتح فيها تقريرًا أو تصدّره، فتتبع كل إقفال وكل إعادة فتح وكل تصحيح مسجَّل. ولا يحتفظ الإقفال بأي ملفات تقارير، عدا سجل التسويات.
| التقرير | ما هو، ولمن |
|---|---|
| القوائم المالية | قوائم الشهر (الميزانية العمومية وقائمة الدخل وقائمة التدفقات النقدية وميزان المراجعة) وإيضاحاتها ولوحات التحليل، مع قسم عنوانه «Issued with unresolved findings» (صدرت مع ملاحظات غير محلولة) قبل القوائم حين تكون هناك ملاحظات مفتوحة عالية أو متوسطة الخطورة. للإدارة ولملفك، لا للمستثمرين. |
| التسوية | كل جدول بعد إعادة احتسابه ومقابلته بدفتر الأستاذ العام. أوراق عملك. |
| تقرير المستثمرين | أرقام شركة واحدة لمستثمريها، من دون ملاحظات أو حالة إقفال أو قوائم كاملة. وتحمل التصديرات عبارة «Draft — not reviewed» (مسودة — لم تتم مراجعتها) إلى أن يضع شخص ما علامة «تمت المراجعة» على التقرير. |
| سجل التسويات | ملف CSV بكل رقم تغيّر بعد الإبلاغ عن شهره، أو جرى تصحيحه في شهر لاحق. |
| تقرير المحفظة | كل شركة أُجري لها إقفال، في تقرير واحد، لك ولفريقك فقط. |
افتح تقارير الشركة من بطاقة «التقارير» في صفحتها: تفتح «القوائم المالية» و«التسوية» و«تقرير المستثمرين» تبويباتها. ولإرسال أحدها، اختر «تصدير…» من قائمة … الخاصة به وحدد مجلدًا؛ فيحفظ Haruno هناك ملف PDF وصفحة ويب. ولتقرير المحفظة الأمر «الدفاتر ▸ تصدير تقرير المحفظة…». احتفظ بملفات PDF التي ترسلها: فهي سجلك الوحيد لما أُرسل. أما صفحة «المحفظة» وصفحات الشركات نفسها فليست تقارير، ولا تتضمن أمرًا للطباعة أو لحفظ PDF.
للمزيد: ما يكتبه الإقفال، تصدير تقرير بصيغة PDF وصفحة ويب وصفحة الشركة.
المساعد يحاور، والتطبيق يُنفّذ
يتولّى التطبيق كل خطوة تغيّر الدفاتر: إضافة الملفات، وإنشاء مسودة التعيين واعتماده، وإقفال الأشهر وإعادة فتحها، وتسجيل الإجابات. أما المساعد، في «الدردشة»، فيشرح ويصوغ ويقترح. ولا يملك أيًّا من أدوات التطبيق: فالدفاتر للقراءة فقط بالنسبة إليه، عدا ملف التعيين الخاص بشركة، الذي لا يغيّره إلا عندما تطلب منه ذلك، وكل تغيير آخر فيها زرٌّ تضغطه أنت.
| ما تريد فعله | من يتولّاه |
|---|---|
| إضافة الملفات، أو اعتماد التعيين، أو إقفال شهر أو إعادة فتحه | التطبيق، بإجاباتك وأسبابك |
| تسجيل إجابة أو إعفاء | التطبيق: «معالجة…» أو زر الإجابة في السؤال |
| فهم رقم أو ملاحظة | المساعد: أحد أزرار السؤال، أو «الدردشة» |
| صياغة إفصاح أو تعليق أو مذكرة أو رسالة بريد إلكتروني | المساعد |
| بلورة إجابة لسؤال في التعيين أو معالجة محاسبية | المساعد يقترح؛ وأنت تطبّق ذلك في التطبيق، أو تطلب من المساعد تغيير ملف التعيين، أو تقيّده في QuickBooks |
لا قيمة للإقفال إلا إذا أمكن تتبّع كل رقم فيه إلى ملف مصدر، وكان كل حكم فيه صادرًا عن شخص. ولذلك لن يُقفل المساعد شهرًا أو يعيد فتحه أو يعيد بيانه، ولن يسجّل إجابة أو يعتمد تعيينًا، ولن يحرّر دفاترك إلا ملف تعيين تطلب منه تغييره، ولن يعيد احتساب رقم أو يحوّله، ولن يقرّر سياسة أو يخلص إلى استنتاج بشأن الاستمرارية، ولن يرسل أي شيء دون أن يستأذنك. إجاباته مسودات: تحقّق من كل رقم قبل أن تقتبسه.
تضع أزرارٌ مثل «اسأل Haruno» و«اشرح هذه الملاحظة» سؤالًا عن تلك البطاقة في مربع الرسالة، الذي يُفتح بجانب الصفحة. ولا يُرسَل شيء حتى تضغط زر الإرسال.
للمزيد: ما لن يفعله Haruno والتحقق من إجابة.
أين تُحفظ بياناتك
تُحفظ دفاترك على جهاز Mac الخاص بك، افتراضيًا في ~/Library/Application Support/Haruno/Books؛ وينقلها «الإعدادات ▸ الدفاتر ▸ موقع المحفظة». ويجري الاستيراد والتعيين والإقفال وإعادة الفتح والتقارير على جهاز Mac دون إرسال أي شيء. وتجلب مزامنة شركة من QuickBooks أشهرها إلى جهاز Mac عبر خوادم Haruno، التي لا تحتفظ بأي بيانات مالية. ولا تغادر بيانات الشركة جهاز Mac إلا عبر المساعد، بما في ذلك الأسئلة الموجّهة إلى الإدارة التي يصوغها بعد الإقفال، أو حين ترسل تقريرًا بنفسك. وتمرّ الرسالة عبر خدمة Inferara المستضافة إلى مزوّد النموذج الذي يجيب عنها.
| ما تفعله | ما يغادر جهاز Mac |
|---|---|
| الاستيراد، أو التعيين، أو الإقفال، أو إعادة الفتح، أو فتح تقرير أو تصديره | لا شيء |
| انتهاء إقفال | موضوعات الشهر وأرقامه، في الطلب الذي يصوغ الأسئلة الموجّهة إلى الإدارة |
| الضغط على أحد أزرار السؤال | لا شيء حتى تضغط زر الإرسال |
| إرسال رسالة في الدردشة | الرسالة، وما أُضيف إلى المحادثة، والملفات والدفاتر التي يفتحها Haruno (لأي شركة)، وذاكرتك ما دام «استخدام الذاكرة» مفعّلًا، وما تُعيده عمليات البحث والموصلات |
| إملاء رسالة | التسجيل الصوتي ومقتطف قصير من الدردشة، بمجرد أن توقف التسجيل |
| تشغيل مهمة مجدولة خاصة بك | كما في الدردشة: تعليماتها وما تقرؤه |
لا يُنسخ شيء إلى أجهزتك الأخرى، ولا تُشارَك المحفظة بين جهازي Mac أو بين شخصين. ولا تخزّن خدمة Inferara محتوى رسائلك أو ردود Haruno، باستثناء نص الخطأ الذي يُعيده مزوّد النموذج، وقد يقتبس جزءًا من الطلب، ويُحتفظ به مدة أقصاها 30 يومًا. ولا تُستخدم بياناتك لتدريب نماذج الذكاء الاصطناعي.
للمزيد: ما يرسله كل إجراء، الطلبات الأخرى غير رسائلك، ما يبقى على جهاز Mac، ما تحتفظ به Inferara والاستدلال الخاص والنشر داخل المقرّ.
شهر مع Haruno
بعد إعداد الشركة، يتبع كل شهر الخطوات نفسها. ولإقفال كل الشركات في عملية تشغيل واحدة، ابدأ الإقفال من شريط أدوات «المحفظة». أما الإعداد الأول فتجده في إقفالك الأول.
- حين تصبح دفاتر الشهر نهائية في QuickBooks Online، اطلب ملفات التصدير.
تقرير Balance Sheet (الميزانية العمومية) بتاريخ آخر يوم من الشهر، وتقرير Profit and Loss (الأرباح والخسائر) مع الشهر في عمود مستقل، على أساس الاستحقاق، بصيغة Excel، إضافةً إلى الملفات الاختيارية التي تستخدمها الشركة، ومصنف التسويات للشهر مؤرَّخًا في ذلك الشهر إن كانت الشركة تحتفظ به. راجع ما تطلبه كل شهر. يمكن لمهمة مجدولة أن تصوغ الطلب.
- أضف ملفات التصدير، أو زامِن، وتحقّق مما قرأه Haruno.
وصفحة الشركة مفتوحة، اختر «الدفاتر ▸ استيراد ملفات التصدير…» وأضف الملفات. في نافذة «أُضيفت البيانات إلى»، ابحث عن نهاية الشهر الذي تُقفله وعن «أساس الاستحقاق» قبل أن تنقر «تم». وللشركة المرتبطة بـ QuickBooks، انقر بدلًا من ذلك «مزامنة» في صفحتها بعد انتهاء الشهر.
- انقر «إقفال الشهر…» واقرأ نتيجة الفحص المسبق.
حين تظهر على بطاقة الشركة عبارة «سيُقفل»، انقر «إقفال الشهر». وتظهر الأشهر المقفلة في ملاحظة رمادية فقط على تلك البطاقة ولا توقف شيئًا. وإذا ظهرت عليها عبارة «لن يُقفل»، فالجملة الخاصة بها تذكر السبب؛ فراجع الفحص المسبق.
- اقرأ النتيجة.
تعني «مُقفل» أن الأشهر الجديدة قد أُبلغ عنها وأُقفلت. وبعد «مُقفل جزئيًا» أو «لم يُقفل»، راجع عندما يرفض الإقفال، ولا ترسل تقارير شركة مُقفلة جزئيًا.
- تعامل مع الملاحظات والأسئلة.
في تبويب «الملاحظات والأسئلة»، صحّح كل ملاحظة وافحص الفاتورة التي يقوم عليها كل سؤال؛ واضغط «إعادة تشغيل الفحوصات» أولًا إذا لم تحمل الصفوف «معالجة…» أو أزرار الإجابة. وتضم بطاقة «أسئلة للإدارة» في أعلاه الأسئلة التي صاغها Haruno للشهر: عدّلها، أو سجّل الإجابات، أو نحِّ سؤالًا جانبًا (أسئلة للإدارة).
- صدِّر التقارير بصيغة PDF، وتحقّق منها، ثم أرسلها.
تحقّق من أن كل شهر تحتاجه موجود في ملف PDF. يذهب تقرير المستثمرين إلى المستثمرين (ضع عليه علامة «تمت المراجعة» أولًا)، والقوائم المالية إلى الإدارة.
- صُغ التعليق مستعينًا بالمساعد.
اضغط «اسأل Haruno» على البطاقة التي تريد شرحها، وتحقّق من كل رقم قبل أن يخرج. راجع أسئلة نموذجية.
- إذا احتاج رقم مُبلَّغ عنه إلى تصحيح، فصحّحه على نحو موثَّق.
قيّد التصحيح في QuickBooks Online، وأضف ملف التصدير المصحَّح (أو زامِن مجددًا) ثم أقفل. وحين يوقف القفل الإقفال، اختر «تصحيح…»: سجّل الفرق في الشهر المفتوح التالي، أو أعد فتح الأشهر التي يغيّرها مع ذكر السبب ثم أقفل مجددًا. وقبل أن ترسل الحزمة الجديدة، راجع «إعادة البيان…» في نافذة «الأشهر»: يجب أن يظهر فيها كل رقم صحّحته. راجع تصحيح شهر مُبلَّغ عنه.
ما لا يفعله Haruno بعد
بعض ما يبحث عنه القرّاء غير موجود في التطبيق حتى الآن.
| غير موجود في التطبيق بعد | ما ينطبق اليوم |
|---|---|
| حذف شركة على Windows | أرشفها: تغادر «المحفظة» وعمليات الإقفال الشهرية، وتبقى دفاترها. أما على جهاز Mac فتُحذف بيانات الشركة المؤرشفة بالأمر «حذف بيانات الشركة…». |
| تغيير إجابة مسجّلة، أو قراءة نوع جديد من الملفات بعد الإعداد | «أنشئ مسودة جديدة»، الذي يستبدل كل الإجابات المسجّلة؛ ولإجابة واحدة يمكنك أيضًا أن تطلب من المساعد تغييرها في ملف التعيين. ويعمل «أنشئ مسودة جديدة» حين تحتوي الملفات على ملفَّي تصدير للقائمة نفسها. |
| قراءة ملف تصدير لاحق من Stripe أو HubSpot باسم جديد | لا يُقرأ، إلا إذا حُفظ نسخةً من ملف يقرؤه التعيين بالفعل، مثل «name 2.csv». وإلا فتذكر عملية الاستيراد «تم النسخ · ليس ضمن التعيين». |
| إعادة تسمية بنود القوائم أو إعادة تجميع الحسابات | تحتفظ البنود بعناوين QuickBooks؛ ولا يمكن إعادة تسمية إلا بند اضطرت المسودة إلى تسميته بنفسها، وقبل الإقفال الأول فقط. |
| تحديد الأعمار الإنتاجية أو طريقة الإهلاك | تُطبَّق طريقة القسط الثابت. |
| متوسط فترة التحصيل، ومعدل الاحتفاظ بصافي الإيرادات، والهامش التشغيلي | لا تُحتسب. |
| قصر وصول أحد الموظفين على شركات معيّنة | كل من يستخدم حساب المستخدم نفسه في macOS يرى كل الشركات. |
للمزيد: ما لا يستطيع التطبيق فعله بعد وإزالة شركة.
المصطلحات المستخدمة في هذا الدليل
لبعض كلمات التطبيق معنى يختلف عن معناها المعتاد.
| المصطلح | معناه في Haruno |
|---|---|
| الشركة | نشاط تجاري تتولّى إقفال دفاتره. تقول بعض الرسائل «عميل»، والمعنى واحد. |
| مصنف التسويات | ملف Excel الخاص بالشركة الذي يضم جداول حسابات الميزانية العمومية. وتسمّيه قائمة الملفات «التسوية». |
| ملف التسويات | التقرير الذي يُعدّه Haruno من ذلك المصنف أو من تقارير التسوية من QuickBooks، ويظهر باسم «التسوية» في بطاقة «التقارير». |
| النافذة / الورقة (sheet) | النافذة لوحةٌ تُفتح فوق الصفحة لإنجاز مهمة واحدة، مثل نافذة «الأشهر». أما الورقة فهي تبويب ورقة عمل داخل المصنف، كما في الأوراق المخفية. |
كل المصطلحات الأخرى: المسرد.