Haruno 如何运作

概要

Mac 版 Haruno 把每家公司的 QuickBooks Online 账簿变成一个已结账的月份。您带入一家公司的资产负债表和利润表（以导出文件的形式，或从 QuickBooks 同步），Haruno 起草科目映射，把该公司的会计科目对应到报表项目，再由您批准。此后，每次结账都会读取该公司已有的每个月份，按这份科目映射把数字过入总账，运行完整性检查，生成报告，并锁定它有把握的月份。除同步和结账之后起草的“给管理层的问题”外，这些全部在您的 Mac 上运行，不发送任何内容。账簿旁边还有一位助手，您可以就任何数字或发现事项向它提问：它负责解释和起草，而对账簿的每一项更改，都要通过应用自身的操作来完成，只有您要求它更改的科目映射文件例外。

在 Windows 上：Windows 版 Haruno 运行同样的月末结账，同样有投资组合、科目映射、对账、报告和结账锁定。它与 Mac 版的不同之处，参见Windows 版 Haruno。

投资组合及其中的公司

“Portfolio”（投资组合）是 Haruno 的首页，即侧边栏中的第一行（⌘1）。公司指由您为其结账的企业，每家公司与其他公司分开保存，拥有自己的文件、科目映射、数字、报告和结账锁定。在第一次结账之前，公司页面是一个分四步的设置页面；第一次结账之后，它就是该公司的仪表板。您的公司列表位于 Portfolio 页面和每个公司页面的旁边，让您一键切换。

每家公司的报告货币和会计年度截止月份，由您自己在 Company details（公司详细信息）中设置：普通的 QuickBooks 导出文件不会注明这两项（从 QuickBooks 添加的公司，如果 QuickBooks 两项都给出，就以 QuickBooks 给出的值作为起点），而 Haruno 从不把一种货币折算成另一种货币。两项都设置好之前，科目映射无法批准。

Haruno 不编制合并报表。每家公司按自己的账簿结账，公司之间不做任何抵销；投资组合页面上的合计数字是各公司自身数字相加而得，从不跨币种相加。

延伸阅读：公司详细信息、公司页面，以及按公司计费的定价与计费。

公司提交的导出文件

每次结账都基于已经在您的 Mac 上的月份，而不是实时连接：您添加的导出文件，或“Sync”（同步）从 QuickBooks 复制过来的月份。对于导出文件，每家公司从 QuickBooks Online 导出资产负债表和利润表并提交给您：导出为 Excel（.xlsx）格式，采用权责发生制，每月一列，截止于某月的最后一天，并以公司的报告货币列示。缺少其中任何一份，Haruno 都不会起草科目映射。

之所以必须是 Excel，是因为 Haruno 要通过 QuickBooks 写入的公式判断哪些行是小计，而 CSV 只包含数值。如果记账人员同意，请在第一次起草之前在 QuickBooks 中开启科目编号：Haruno 依据科目编号识别现金科目；没有编号时，它会从资产负债表中标为现金或银行的项目下的资产类科目读取现金，并由复核表单请您检查这些科目。

其他文件都是可选的，每一份都会增加一项检查、一个面板或一份报告；请随公司的第一批导出文件一起提交。只提交这两张报表的公司同样可以结账，只是不会写出对账底稿。

QuickBooks Online。将公司连接到 QuickBooks 后，Haruno 会用“Sync”（同步）获取它的各个月份，而不使用导出文件。一家公司只用一种方式，不能两种并用。Haruno 只读取 QuickBooks，结账从不联系它（参见“QuickBooks 与公司的账簿”）。

延伸阅读：公司需要提供的文件和需要注意的导出设置。

读取导出文件

添加文件会把文件复制到该公司名下并加以读取；这一步不过账，也从不更改科目映射。Haruno 根据报表抬头识别 QuickBooks 报表，读取 Excel 已存储的值而不重新计算任何公式，把隐藏工作表搁置一旁，并告诉您每个文件是什么报表、属于哪个期间、采用什么核算基础，让错误的导出文件在结账之前就暴露出来。

点击 Done（完成）之前，请逐行检查 Data added to（数据已添加到）对话框。设置页面只在您起草科目映射之前列出公司的文件，首次结账之后则由公司页面的“Files”（文件）标签页列出这些文件；在那里，结账读取过的文件会保留，而每次结账都会读取全部文件。

延伸阅读：Haruno 如何读取文件、Haruno 拒绝或跳过的文件和科目映射建立后添加文件。

科目映射：只起草一次，由您批准

科目映射是从会计科目表到报表项目的对照关系：每个报表项目及其小计、哪个科目归入哪个项目，以及您设定的会计政策和豁免。Haruno 根据公司的导出文件或已同步的月份起草一次，沿用其自身的分组、项目名称和公式。文件无法说明的问题由您回答，然后点击 Approve mapping（批准科目映射）；此后每次结账都按其现状应用这份科目映射，下个月的报表无需任何改动。

科目映射本身不含任何数字，它决定的是数字列示在哪里。因此，科目映射出错时，总账可能依然平衡，报表却是错的；有好几项检查正是为了发现这种情况而设置的。

有些问题只有您能回答，而且只在文件使其变得相关时才会提出：重要性水平（提交了对账工作簿时询问；除非您另行回答，否则采用 $1,000）、已在别处对账的科目、资本化门槛（从不代为起草）、应收账款或应付账款账龄表应与之核对的应收和应付科目（列出候选科目，但对根据文件建立的公司从不代为选择），以及报告的金额列示单位。

延伸阅读：什么是科目映射、只有您能回答的问题和更改科目映射。

总账

总账保存导出文件或同步所载的内容：每个会计科目的月末余额和当月发生额，每个科目每月一个数字，不含交易明细。整个投资组合共用一本总账，其中各公司的数据相互分开。报表、检查、应用中的各个页面以及各份报告，全部通过科目映射从总账计算得出，因此任何数字都可以追溯到某个科目、某个月份以及它所来自的导出文件或同步。

• 数字只在结账时进入总账，而且是一次性全部进入：一家公司导出文件或已同步月份中的数字要么全部过入，要么一个都不过入。
• 您从不直接编辑总账。如需查看某个数字背后的分录，请在 QuickBooks Online 中运行该科目的明细报表。

延伸阅读：账簿的存储位置和将数字追溯到来源。

结账：一次运行

一次结账就是针对一家公司或整个投资组合的一次运行：读取每份导出文件或每个已同步的月份，过入数字，运行检查，生成报告，并锁定已报出但尚未锁定的月份，但必须保持未锁定的月份除外。结账本身不占用您的任何用量额度；而结账结束时 Haruno 起草的“给管理层的问题”则会占用。Close month…（结账…）会先运行预检，预检不写入任何内容；在您点击 Close month 按钮之前，不会写入任何内容。

检查在报告之前运行，报告在锁定之前生成，因此报表包会说明检查发现了什么，除非能够生成某个月份的报告，否则该月份不会被锁定。每一步要么完整写入，要么完全不写入；某一家公司出了问题，只会让这一家公司停下。

• 没有月份选择器。第一次结账时，如果导出文件涵盖七个月，这七个月会全部锁定，除非某个月份没有资产负债表，或是在月份结束之前导出或同步的：该月份会被报出，但保持未锁定。
• 发现事项从不阻止结账。报表勾稽不一致的月份照样会被锁定，状态为“reported with exception”（附例外事项报出）。
• 新导出文件的检查结果，要等这些月份锁定之后才能看到，所以请先检查每个文件的导入结果。
• 结账无法撤销。已锁定的月份会一直保持锁定，直到您说明原因将其重新开启。

延伸阅读：什么是结账、预检和结账被拒绝时。

检查、发现事项与待确认事项

每次结账都会在过账之后、写出任何报告之前运行 31 项完整性检查：其中 29 项针对账簿，另外两项是针对公司本身的偿债能力检查。未通过的检查会产生一项发现事项；结账无法判断的情形则会成为待确认事项。发现事项决定月份以什么状态锁定。

发现事项的严重程度分为高（红色）、中（琥珀色）和低（灰色）。严重程度为高和中的发现事项即为未解决的发现事项；没有此类发现事项的公司为“clean”（无高、中严重程度发现事项）。

有两条规则贯穿整本指南。差异不是发现事项：超出预算只是一个数字，不是账簿中的缺陷。空白不等于零：某项检查如果需要公司没有提交的文件，就不会给出任何结论，因此没有发现事项也可能意味着什么都没有检查。在应用的各个页面上，短横线表示无法给出该数字。

请在 Findings & questions（发现事项与待确认事项）标签页上逐项处理。Resolve…（解决…）只对四类发现事项提供；其余的都要在源头（账簿、文件或科目映射）上修正，然后再次结账。

延伸阅读：检查项、待确认事项，而非发现事项和解决发现事项。

对账概要

对账是把公司对账工作簿（或保存为 PDF 的 QuickBooks 对账报告）中有明细表的每个资产负债表科目，与其总账余额逐一核对，精确到分。Haruno 自行汇总明细表，而不是采信手工录入的差额。对账工作簿是可选的：没有工作簿或对账报告，公司照常结账，但不会对任何科目对账，“Reports”（报告）卡片上也没有“Reconciliation”（对账）一行。

没有超过一分钱的容差，因此合理的时间性差异也会成为例外。重要性水平决定的是哪些没有明细表的余额值得追查，而从不决定明细表是否核对一致。

延伸阅读：“已核对一致”的含义、覆盖范围与豁免和没有对账工作簿的公司。

结账锁定、重新开启与重述

结账完成后，本次报出且它有把握的每个月份都会被锁定；没有资产负债表的月份，或在月份结束之前导出或同步的月份，会被报出，但保持未锁定，直到之后的某次结账。已锁定月份列示的数字，只有在有人书面说明原因、重新开启该月之后才会改变，而这个原因会永久保留在该月的记录中。此后发生变动的数字即为重述：报表包在“Restated periods”（重述期间）下列出它，调整记录则保留它变动前后的数字，以及由谁、因何重新开启了该月。

结账状态是锁定时已知情况的快照：之后即使修正了某项发现事项，状态也不会改变，除非重新开启该月并再次结账。这是 Haruno 自身的锁定，而不是 QuickBooks 中的锁定。它会阻止任何变动超过半分钱的数字进入已报出的月份，无论其重要性如何。

如需重新开启，请点击公司页面标题栏中的结账状态标签，然后在“Months”（月份）对话框中使用 Reopen…（重新开启…），或在被锁定拒绝的结账结果上点击 Correct…（更正…），由此可以重新开启相关月份，或改为把差额记录在下一个未锁定的月份。tbd、n/a 之类的占位原因会被拒绝。在这台 Mac 上使用 Haruno 的任何人都可以重新开启月份，因此请在您的机构内部约定由谁来做。

延伸阅读：哪些情况会触发锁定、重新开启月份和锁定为何重要。

报告，以及应用中的页面

公司的报告在您每次打开或导出时都会根据其账簿生成，因此它们会随每次结账、重新开启和已记录的更正而变化。除调整记录外，结账不保留任何报告文件。

公司的报告从其页面上的 Reports（报告）卡片打开：“Statements”（报表）、“Reconciliation”（对账）和“Investor report”（投资者报告）会打开各自的标签页。如需发送其中一份，请在其 … 菜单中选择 Export…（导出…）并选择一个文件夹；Haruno 会在那里保存一份 PDF 和一个网页。投资组合报告则使用 Books ▸ Export Portfolio Report…（账簿 ▸ 导出投资组合报告…）。请保留您发出的 PDF：它们是您发出过什么内容的唯一记录。投资组合页面和公司页面本身不是报告，没有打印或导出 PDF 的命令。

延伸阅读：结账写出哪些报告、将报告导出为 PDF 和网页和公司页面。

助手负责对话，应用负责操作

所有会改变账簿的步骤都由应用完成：添加文件、起草和批准科目映射、为月份结账和重新开启月份，以及记录回答。助手在“Chat”（聊天）页面中负责解释、起草和提出建议。它无法使用应用的任何操作：账簿对它是只读的，只有公司的科目映射文件例外，它只在您提出要求时才会更改该文件，而对账簿的其他每一项更改，都是您亲手按下的一个按钮。

只有每个数字都能追溯到源文件、每项判断都由人作出，结账才有价值。因此，助手不会为月份结账、重新开启或重述月份，不会记录回答或批准科目映射，不会编辑您的账簿（您要求它更改的科目映射文件除外），不会重新计算或折算数字，不会决定会计政策或就持续经营下结论，也不会未经询问就发送任何内容。它的回答都是草稿：引用任何数字之前，请先逐一核对。

像 Ask Haruno（向 Haruno 提问）和 Explain this finding（解释此发现事项）这样的按钮，会把一个关于该卡片的问题放入聊天输入框，它会在页面旁边打开。在您按下发送之前，不会发送任何内容。

延伸阅读：Haruno 不会做的事和核对回答。

您的数据存放在哪里

您的账簿保存在您的 Mac 上，默认位于 ~/Library/Application Support/Haruno/Books；Settings ▸ Books ▸ Portfolio location（设置 ▸ 账簿 ▸ 投资组合位置）可以移动它们。导入、科目映射、结账、重新开启和报告都在您的 Mac 上运行，不发送任何内容。从 QuickBooks 同步一家公司时，它的各个月份会通过 Haruno 的服务器传到您的 Mac，而服务器不保存任何财务数据。公司数据只有通过助手（包括它在结账之后起草的“给管理层的问题”），或在您自己发出报告时，才会离开您的 Mac。消息会经由 Inferara 的托管服务发送给作答的模型提供方。

任何内容都不会复制到您的其他电脑上，投资组合也不会在两台 Mac 或两个人之间共享。Inferara 的服务不存储您的消息或 Haruno 回复的内容，唯一的例外是模型提供方返回的错误文本：其中可能引用部分请求内容，最多保留 30 天。您的数据也不会用于训练 AI 模型。

延伸阅读：每项操作发送的内容、消息之外的请求、留在您 Mac 上的内容、Inferara 保留哪些内容和私有模型推理与本地部署。

用 Haruno 完成一个月的工作

公司设置完成后，每个月都按同样的流程进行。如需在一次运行中为所有公司结账，请从投资组合页面的工具栏启动结账。首次设置请参阅第一次结账。

1. 该月账目在 QuickBooks Online 中定稿后，向公司索取导出文件。

   截至该月最后一天的资产负债表，以及将该月单独列为一列的利润表，均采用权责发生制、Excel 格式；另加公司使用的可选文件，以及（如果公司有对账工作簿）日期在该月之内的当月对账工作簿。参见每月需要索取什么。索取请求可以由定时任务起草。

2. 添加导出文件，或进行同步，并检查 Haruno 读取到的内容。

   打开公司页面后，选择 Books ▸ Import Exports…（账簿 ▸ 导入导出文件…）并添加文件。在 Data added to（数据已添加到）对话框中，先确认其中显示的是您要结账的月末日期以及“Accrual basis”（权责发生制），再点击 Done（完成）。对于已连接 QuickBooks 的公司，请改为在该月结束之后，点击其页面上的 Sync（同步）。

3. 点击“Close month…”（结账…），阅读预检结果。

   公司卡片显示 Will close（将会结账）时，点击 Close month（结账）。已锁定的月份只会在该卡片上显示为一条灰色提示，不会阻止任何事情。如果卡片显示 Will not close（不会结账），卡片上它自己的那句说明会告诉您原因；请参阅预检。

4. 阅读结账结果。

   Closed（已结账）表示新的月份已经报出并锁定。如果结果是 Partly closed（部分结账）或 Did not close（未结账），请参阅结账被拒绝时，并且不要发送部分结账的公司的报告。

5. 处理发现事项和待确认事项。

   在 Findings & questions（发现事项与待确认事项）标签页上，逐项修正发现事项，并查看每个待确认事项背后的发票；必要时请先按 Re-run checks（重新运行检查）——各行没有 Resolve…（解决…）或回答按钮时就需要这样做。顶部的 Questions for management（给管理层的问题）卡片中是 Haruno 为该月起草的问题：您可以编辑它们、记录回答，或把某个问题搁置一旁（参见“给管理层的问题”）。

6. 将报告导出为 PDF，检查后发出。

   确认您需要的每个月份都在 PDF 上。投资者报告发给投资者（请先将其标记为已复核），报表发给管理层。

7. 借助助手起草评述。

   在您要说明的卡片上按 Ask Haruno（向 Haruno 提问），并在发出之前核对每个数字。参见示例问题。

8. 如果已报出的数字需要更正，请按正式流程更正并留下记录。

   在 QuickBooks Online 中入账，添加更正后的导出文件（或再次同步）并结账。如果锁定使结账停止，请选择 Correct…（更正…）：把差额记录在下一个未锁定的月份，或说明原因并重新开启受影响的月份，然后再次结账。发送新的报表包之前，请在“Months”（月份）对话框中查看 Restatements…（重述…）：您更正的每个数字都应列在其中。参见更正已报出的月份。

Haruno 目前尚未提供的功能

读者常会寻找的一些功能，应用目前还没有。

延伸阅读：应用目前还做不到的事和移除公司。

本指南的用词

应用中有几个词的含义与日常用法不同。

其他所有术语，请参阅术语表。