月末结账

什么是结账

一次结账就是运行一次 Haruno 的月末流程，对象可以是一家公司，也可以是投资组合中的所有公司。一次结账会依次：

1. 读取该公司文件中的每个 Excel 和 CSV 文件，以及每份保存为 PDF 的 QuickBooks 对账报告。
2. 按该公司的科目映射，将每个科目的月末余额和当月发生额记入 Haruno 中该公司的总账。不会向 QuickBooks 写回任何内容。
3. 对总账运行完整性检查。
4. 生成报表、对账（公司有对账明细表时）和投资者报告，以确保每一份都能生成。结账不保留其中任何一份：报告在您打开或导出时才根据账簿生成。
5. 锁定本次报出、此前尚未锁定的月份。没有资产负债表的月份，或其数字是在该月结束之前导出或同步的月份，会被报出但保持未锁定，结账结果会说明哪份导出文件可以锁定它。
6. 更新调整记录和投资组合数字。

结账无需选择月份：它会锁定每个已报出但尚未锁定的月份，因此如果首次结账所用的导出文件涵盖七个月，这七个月会全部锁定。有两类月份例外：有利润表但没有资产负债表的月份，以及其数字是在该月结束之前导出或同步的月份。这两类月份都会被报出但保持未锁定，结账结果会指明哪份导出文件可以锁定它，而在该导出文件添加进来之后，下一次结账就会将其锁定。检查最先运行，报告在锁定之前生成，因此无法报出的月份绝不会被锁定。每一步要么完整写入，要么完全不写入；运行一旦开始，某家公司出现问题只会中止该公司的结账。

发现事项从不阻止结账。结账锁定的每个月份，都会记录当时仍未解决的高、中严重程度发现事项：没有这类发现事项的月份为 fully reconciled（已全部核对一致），有的则为 reported with exception（附例外事项报出）。账簿中没有该月对账的月份无内容可核对，因此没有未解决发现事项时，会改为以 not reconciled（未对账）锁定。报表勾稽不符的月份同样会被锁定。参见“结账状态”和“严重程度”。

结账要用应用自身的控件完成。Haruno 的聊天助手可以解释某个数字、某项发现事项或本页提到的任何消息，但不能结账，也不能重新开启月份。结账在您的 Mac 上运行，不发送任何内容（参见“您的数据去向”），也不消耗您的用量额度。结账结束时 Haruno 可能起草的给管理层的问题则不同：它们由助手撰写，因此需要您已登录，并会消耗您的用量额度。Windows 版 Haruno 的结账方式相同，对话框和消息也相同。它没有“Books”（账簿）菜单，也没有用于投资组合的 ⌘1：请使用公司页面标题栏中的按钮（“Close month…”（结账…）、“Reopen Month…”（重新开启月份…）），以及其“Files”（文件）标签页上的“Upload files”（上传文件）；参见“与 Mac 版 Haruno 的区别”。投资组合的对话框显示 Every company in this books folder（此账簿文件夹中的所有公司）：账簿文件夹是 Haruno 自己存放各公司文件和总账的位置（参见“账簿的存放位置”）。

公司需要提交什么

每家公司结账需要两份 QuickBooks Online 报表：一份 Balance Sheet（资产负债表）和一份 Profit and Loss（利润表）。其他都是可选的：对账工作簿（或保存为 PDF 的 QuickBooks 对账报告）会增加对账底稿；其他每份报表各增加一项检查或一个面板。只提交这两张报表的公司同样可以结账，只是没有对账底稿，结账结果会说明原因。Haruno 会在您起草科目映射时检查这两张报表是否齐全，并在预检时再检查一次。

导出文件必须采用权责发生制；利润表每列为一个月；截止于某月的最后一天；使用公司的报告货币；两张报表须为 Excel（.xlsx）格式。收付实现制的文件、数据列为季度、多个月合计或仅为本年初至今的利润表，以及以其他货币编制的文件，都会中止该公司的结账。在月中途导出的资产负债表不会被导入：其文件行会说明应改为导出哪个月末日期的报表。完整清单见“从 QuickBooks Online 导出哪些报表”；Haruno 拒收的文件见“Haruno 拒收的文件”。结账读取您添加的导出文件。通过“Add company ▸ From QuickBooks”（添加公司 ▸ 从 QuickBooks）设置的公司则改为根据其已同步的月份结账（参见“QuickBooks 与公司的账簿”）。

结账之前

有些问题要等到文件被读取后才会显现，因此请在打开“Close month”（结账）对话框之前检查以下各项。

首次结账之前

设置、起草和批准的说明分别见“公司”、“导入文件”和“批准科目映射”。

此后每次结账之前

• 已在公司页面打开的状态下，用“Books ▸ Import Exports…”（账簿 ▸ 导入导出文件…）导入当月的新导出文件。
• 新月份的资产负债表和利润表都已导入。只有利润表的月份会被报出但保持未锁定，并附一条说明，指明需要导出哪张资产负债表；添加该资产负债表后再次结账，该月即会连同其余额一并锁定，无需重新开启。
• 导出文件截止于您要结账月份的最后一天，且该月的账目已在 QuickBooks 中定稿。只涵盖某月部分日期的数据列不会被导入；数字是在该月最后一天当天或之前导出的月份，会被报出但保持未锁定：请在该月结束之后重新导出，下一次结账就会将其锁定。
• 如果公司有对账明细表（对账工作簿或 QuickBooks 对账报告），当月的明细表已经导入：明细表晚到时，结账状态不会重新计算。
• 如果某个文件更正了已报出的月份，您清楚它会改变哪些月份以及为什么：更正这些月份需要书面备注。

已批准的科目映射每个月都按原样应用。需要导出哪些报表，见“每月导出”。

以下情况从不阻止结账：发现事项、勾稽不符的报表、待确认事项、复核表单上未回答的行（尽管这些行所描述的内容在账簿中是缺失的）、科目映射未读取的文件，以及没有对账明细表。会阻止结账的情况见“结账被拒绝时”。

开始结账

点击 Close month…（结账…）。无论从哪里点击 Close month…，打开的都是同一个 Close month（结账）对话框，对话框首先进行预检，预检不写入任何内容。点击的位置决定了为哪些公司结账：

点击 Close again（再次结账）后，结账进度显示在公司页面上方的状态栏中，状态栏带有自己的 Cancel（取消）按钮；如需查看进度，请点击公司标题栏中的 Close month…。如果该公司未能结账，原因会显示在其 Findings & questions（发现事项与待确认事项）标签页的顶部。

这些控件只在适用时才会出现，不适用时直接隐藏，而不是显示为灰色：设置页面上的控件在科目映射获得批准、且该公司的文件可以结账之后出现；投资组合工具栏中的控件在任一公司有了科目映射后出现；Books（账簿）菜单中的命令在该公司有了科目映射后出现，但在显示“Chat”（聊天）、“Files”（文件）或账簿以外的其他页面时不会出现。

首次结账

1. 点击侧边栏中的“Portfolio”（投资组合，⌘1），然后点击该公司的卡片，打开其设置页面。
2. 确认步骤条已进行到“Ready to close”（可以结账）。如果还没有，请完成步骤条所示的那一步。
3. 点击“Close month…”（结账…）。“Close month”对话框随即打开并运行预检。
4. 当该公司的卡片显示“Will close”（将结账）时，点击“Close month”（或按 Return 键）。
5. 留意各步骤的进度。点击“Cancel”（取消）会停止结账。
6. 阅读结果并点击“Done”（完成）。此后，该公司的页面即为其仪表板，显示其报告和本次结账的发现事项。

预检

打开 Close month（结账）对话框后，它首先推算这次结账会做什么，但不写入任何内容：不写入数字，不写出报告，也不锁定月份。对话框先显示 Checking what this close would do…（正在检查本次结账会做什么…），然后为每家公司显示一张卡片，标为 Will close（将结账）或 Will not close（不会结账）。在您点击 Close month 之前，什么都不会运行；按 Return 键等同于点击该按钮，按 Esc 键或点击 Cancel（取消）则关闭对话框。

预检会逐家公司检查：是否有一份能从中读出公司名称的科目映射，是否至少有一个 Excel 或 CSV 文件，科目映射是否读取资产负债表和利润表。然后，它会在副本上完成结账自身的前半部分，不写入任何内容：打开公司文件中的每一个文件，并在遇到结账本会停止的第一个问题时停止，例如无法读取的文件、没有读取任何文件的科目映射，或在月份结束之前生成的资产负债表。该公司会显示“Will not close”（不会结账），并给出结账本会给出的那句说明。它还会注明已锁定的月份（这些月份从不会阻止结账），并列出自上次结账以来新增的文件。它无法得知检查会发现什么，也无法得知已锁定的数字是否会变动，因此公司仍可能显示“Will close”（将结账），却在已锁定月份中的某个数字会发生变动时在结果中停止。对于规模较大的投资组合，打开这些文件所需的时间与结账自身的“Reading the exports”（正在读取导出文件）步骤大致相当。

Close month（结账）按钮在预检仍在进行时，以及没有任何卡片显示 Will close（将结账）时保持不可用。尚未就绪的公司不会拖累其他公司：本次运行会为标记为 Will close（将结账）的公司结账，按名称逐一列出，其余公司不参与。

结账进行中

对话框显示 Step N of M（第 N 步，共 M 步）、每家公司一行进度，以及 Cancel（取消）按钮。点击它会停止结账：没有只隐藏对话框而不停止结账的按钮。步骤按公司分别计数，因此 M 等于文件数加七；最后的“Portfolio figures”（投资组合数字）步骤单独计为“Step 1 of 1”。公司行上的实心圆点表示运行已经越过该公司，并不表示该公司已结账：每家公司的最终情况以结账结果为准。如果对话框消失，结账仍会继续：投资组合或该公司页面上方的状态栏会显示 Closing <Company>…（正在为 <Company> 结账…）或 Closing every company in this books folder…（正在为此账簿文件夹中的所有公司结账…），并带有自己的 Cancel 按钮。再次点击 Close month…（结账…），对话框就会回到正在进行的结账。Haruno 一次只运行一个结账或一次科目映射起草；此时再启动另一个，会被拒绝并显示 another close is running（另一个结账正在运行），且不写入任何内容。

依次执行的步骤

取消结账

Cancel（取消）会在当前步骤完成后停止结账，因此不会留下写了一半的内容。随后，对话框显示 The close was stopped.（结账已停止。），并附以下消息之一：

点击 Done（完成）。如需完成结账，请再次结账：下一次结账会从头读取每个文件。

结账结果

运行结束后，对话框会显示一行结果标题、每家公司一张卡片，其中除未结账的公司外，每张卡片都附有该公司的“Reports”（报告）卡片。点击 Done（完成），然后逐一打开各公司，处理其发现事项并发送其报告。

Closed、Partly closed 与 Did not close

卡片上显示的内容

点击 Reports（报告）下的某一行，即可把该报告一并导出为 PDF 和网页，保存到您选择的文件夹中；Adjustments log（调整记录）一行则会打开该文件。具体步骤见“将报告导出为 PDF 和网页”；该卡片见“Reports”（报告）卡片。

接下来要做的事

1. 查看标题栏中的结账状态标签，例如“fully reconciled”（已全部核对一致）、“reported with exception”（附例外事项报出）或“not reconciled”（未对账），以及旁边列出的未解决检查项。
2. 打开“Findings & questions”（发现事项与待确认事项），逐项处理；顶部的“Questions for management”（给管理层的问题）卡片，是 Haruno 为您起草有关该月份的问题、供您编辑和发送的地方。待确认事项只是请您查看某项内容，从不会使月份被标为例外。

   参见“待确认事项不是发现事项”和“给管理层的问题”。

3. 在报表包发出之前通读一遍。
4. 从“Reports”（报告）卡片将每份报告导出为 PDF，确认所需的每个月份都在其中，然后发送：投资者报告发给该公司的投资者，报表包发给管理层并存入您的档案。

   每次打开或导出报告时，它都是根据账簿重新生成的，且不保留之前的副本，因此请保存好您发出的 PDF。参见“发送 PDF 之前”和“报告何时变化”。

5. 如果某项发现事项表明已报出的数字有误，请在 QuickBooks Online 中更正，然后按下文“更正已报出的月份”操作。

之后再解决某项发现事项，不会改变已锁定月份上记录的状态；只有重新开启该月并再次结账，状态才会改变（参见“解决发现事项”）。Haruno 无法撤销结账：结账锁定的月份会一直保持锁定，直到您附书面原因将其重新开启（参见“重新开启月份”）。没有对账明细表的公司，Reports（报告）下不会有 Reconciliation（对账）一行；参见“没有对账工作簿的公司”。

为多家公司结账

如需在一次运行中为所有公司结账，请打开投资组合页面（⌘1），点击其工具栏中的 Close month…（结账…），或在显示投资组合时选择 Books ▸ Close Month…（账簿 ▸ 结账…）。对话框的副标题显示 Every company in this books folder（此账簿文件夹中的所有公司）。只要有一张卡片显示 Will close（将结账），Close month 按钮就可以点击。

• 对话框会列出投资组合中的每家公司，本次运行会按名称为标记为“Will close”（将结账）的公司结账。您无法把已就绪的公司排除在外；如需只为一家公司结账，请在该公司自己的页面上使用“Close month…”（结账…）。尚未就绪的公司会被排除在外，不会拖累其他公司。
• 各公司依次结账，彼此独立：缺少科目映射、文件无法读取、导入被拒绝或报告写出失败，都只会中止该公司的结账。记录实际情况的是该公司的结果卡片，而不是其预检卡片。
• 投资组合数字在最后一家公司之后刷新一次，涵盖所有有数字的公司，且只在至少有一家公司完成结账时才会刷新。从公司页面为单家公司结账，同样会刷新它们。
• 公司之间不做任何货币换算。以不同货币报告的公司，不会在投资组合合计中相加。

投资组合页面如何显示结果，见“投资组合视图”；把所有公司放在一起的报告，见“投资组合报告”。

投资组合结账无法开始时

如果某家公司从未结过账且尚未就绪，它自己的卡片会显示 Will not close（不会结账），并附 Set the reporting currency and fiscal year-end in company details before creating the first report.（请在生成首份报告之前，在公司详细信息中设置报告货币和会计年度截止月份。）或 Approve the mapping before creating the first report.（请在生成首份报告之前批准科目映射。），以及一个 Open company（打开公司）链接。其他公司仍会结账：Close month（结账）会为标记为 Will close（将结账）的公司结账。没有任何公司就绪时，该按钮保持不可用，每张卡片都会说明原因。请打开该公司，在 Company details（公司详细信息）中设置报告货币和会计年度截止月份，并批准科目映射，然后再次运行投资组合结账。

为下一个月结账

每个月，导入公司的新导出文件，然后再次结账。结账会读取所有文件，无论新旧，并过入和锁定尚未锁定的月份。已锁定的月份保持原样；如果某个新文件会改变其中的数字，该公司就不会结账，其卡片会列出相关月份。对于来自 QuickBooks 的公司，请点击“Sync”（同步），而不是导出和导入，然后结账。

1. 导出截至刚结束月份最后一天的资产负债表和该月的利润表，以及该公司每月提交的其他报表。

   参见“每月导出”。

2. 在 Haruno 中点击“Portfolio”（投资组合，⌘1），然后打开该公司。
3. 选择“Books ▸ Import Exports…”（账簿 ▸ 导入导出文件…），在“Upload company files”（上传公司文件）窗口中选择文件，点击“Add files”（添加文件），然后点击“Done”（完成）。
4. 点击公司标题栏中的“Close month…”（结账…），查看预检：新文件会列为自上次结账以来新增的文件。
5. 当卡片显示“Will close”（将结账）时，点击“Close month”。结果卡片会在“Locked”（已锁定）之后列出新锁定的月份。
6. 处理发现事项，然后导出并发送报告。

Import Exports…（导入导出文件…）只接受文件，不接受文件夹。如果文件与公司中已有的某个文件同名，它会以 <name> 2.xlsx（或 2.csv）的名称保存在旁边；Haruno 从不替换文件，结账会在原件之后读取该副本，因此其中的数字会计入。对于已被读取的副本，导入结果会这样说明。如果科目映射不读取该文件，则显示“Copied · Not in the mapping”（已复制 · 不在科目映射中），此后的下一次结账会将其排除在外，直到您重新起草科目映射。对于无法读取或无法识别的副本，导入结果只说明它保存在哪里，其余由它自己的标签说明。参见“之后添加文件”。

预检列出已锁定月份时

公司首次结账之后，其预检卡片会带有一条说明，指明已锁定的月份，而该公司仍显示 Will close（将结账）。这条说明不会阻止任何事情：只有新文件会更改其中某个月份的数字时，锁定才会拒绝结账，而这要等文件过入之后才能知道（参见“预检中的已锁定月份”）。如何处理取决于您看到的内容：

每次重新开启都会永久保留在该月的 History（历史记录）中，并记录执行重新开启的用户账户、时间和原因。以相同数字再次结账的月份不算重述，但其结账状态可能改变。参见“重新开启会保留什么”。

更正已报出的月份

已报出月份中的数字从不会悄悄改变。对于晚到的账单、重分类，或该月报出后进行的其他任何更正：先在 QuickBooks Online 中入账，并用 Books ▸ Import Exports…（账簿 ▸ 导入导出文件…）添加更正后的导出文件，或者对来自 QuickBooks 的公司再次同步，然后结账。结账会停下来并提供 Correct…（更正…）：把差额记在下一个未锁定的月份（已报出的月份保持原样），或者写明书面原因重新开启该月份并重述。完整步骤见“更正已报出月份的完整流程”。

QuickBooks 中新增的科目

科目映射未归入任何报表项目的科目，会被报告为发现事项：有余额时，标题为“Active account is unmapped”（有数字的科目未映射；unmapped_active_account，高）；余额为零时，标题为“Empty account is unmapped”（空科目未映射；unmapped_empty_account，低）；在完成映射之前，它不会出现在任何报表中。如需为一个有余额的新科目指定报表项目，请打开“Findings & questions”（发现事项与待确认事项）标签页，点击该科目所在行的 Resolve…（解决…）——如果该行没有此按钮，请先点击“Re-run checks”（重新运行检查）——再选择它所属的报表项目；参见在“Findings & questions”标签页中解决。科目映射的其余内容见“更改科目映射”。

结账被拒绝时

运行开始后，一项拒绝只会中止相应公司的结账。少数几种情况会在任何公司开始之前中止整个结账：another close is running（另一个结账正在运行）、附一句说明的 The close did not run.（结账未运行。）。首次结账但尚未就绪的公司会被排除在本次运行之外，其卡片会说明原因（参见“预检”）。消除原因后再次结账：下一次完整结束的结账会锁定这些月份（每种结果分别写出了什么，参见“结账结果”）。如果消息中出现命令或文件路径，您都用不上；在这些消息中，spec 指公司的科目映射，client 指公司。

以完整句子显示的消息

短标签：应检查什么

失败的卡片会用该步骤自己的措辞，给出中止的那一步的原因。其中有些说明来自导入程序，措辞比较技术化，少数还会写出文件路径。每种说明背后的原因按可能性从高到低排列。

更正文件。用 Remove from Company（从公司中移除）移除有问题的文件：可在公司文件列表中该文件所在行操作，对于结账无法读取的文件，也可在失败卡片上操作；然后添加一份正确的副本。在某次结账读取某个文件之前，它都可以移除；此后，只有新增或被替换的文件、被科目映射排除在外的文件、Haruno 无法读取的文件，或被 Haruno 拒绝的文件才可以。结账已读取过的文件会保留，即使那次结账没有锁定任何月份也是如此；同名的新副本会以 <name> 2.xlsx 的名称添加在它旁边，并在它之后读取。对账工作簿导致的问题见“对账工作簿导致结账中止时”，哪些情况算作更改已锁定月份见“哪些情况会触发锁定”，所有结账消息见“故障排除”。