إقفال شهر
كيف تُجري الإقفال في Haruno لنظام Mac وفي Haruno لنظام Windows، لشركة واحدة أو للمحفظة كلها: ما يحتاج إليه، وما تفعله كل خطوة، وكيف تقرأ النتيجة، وما العمل حين لا تُقفَل شركة.
ما هو الإقفال
الإقفال تشغيلٌ واحد لإجراءات نهاية الشهر في Haruno، لشركة واحدة أو لكل شركة في محفظتك. وفي التشغيل الواحد، يقوم الإقفال بما يلي:
- يقرأ كل ملف Excel وCSV ضمن ملفات الشركة، وكل تقرير تسوية من QuickBooks محفوظ بصيغة PDF.
- يسجّل أرصدة نهاية الشهر والحركة الشهرية لكل حساب في دفتر أستاذ الشركة داخل Haruno، وفق تعيين الشركة. ولا يُكتب أي شيء في QuickBooks.
- يُجري فحوصات السلامة على دفتر الأستاذ.
- يبني القوائم المالية والتسوية (إذا كان لدى الشركة جداول تسوية) وتقرير المستثمرين، للتأكد من إمكان إعداد كل منها. ولا يحتفظ الإقفال بأي منها: فالتقرير يُعدّ من الدفاتر عند فتحه أو تصديره.
- يُقفل الأشهر التي أبلغ عنها ولم تكن مُقفلة بعد. أما الشهر الذي لا توجد له الميزانية العمومية، أو الذي صُدّرت أرقامه أو تمت مزامنتها قبل أن ينتهي، فيُبلَّغ عنه ويُترك مفتوحًا، وتذكر النتيجة أي ملف تصدير يُقفله.
- يحدّث سجل التسويات وأرقام المحفظة.
لا تختار شهرًا بعينه: فالإقفال يُقفل كل شهر مُبلَّغ عنه لم يُقفَل بعد، لذا فإن أول إقفال من ملفات تصدير تغطي سبعة أشهر يُقفل الأشهر السبعة كلها. ويُستثنى من ذلك نوعان من الأشهر: شهر له قائمة أرباح وخسائر ولا ميزانية عمومية له، وشهر صُدّرت أرقامه أو تمت مزامنتها قبل أن ينتهي. ويُبلَّغ عن كل منهما ويُترك مفتوحًا، وتذكر النتيجة ملف التصدير الذي يُقفله، ويُقفله الإقفال التالي بعد وصول ذلك الملف. وتُجرى الفحوصات أولًا وتُبنى التقارير قبل القفل، فلا يُقفَل أبدًا شهر يتعذّر الإبلاغ عنه. وتُكتب كل خطوة كاملةً أو لا تُكتب إطلاقًا، وبمجرد أن يبدأ التشغيل، لا توقف مشكلةٌ في شركة ما سوى تلك الشركة.
الملاحظات لا توقف الإقفال أبدًا. يُسجَّل مع كل شهر يُقفله الإقفال ما بقي مفتوحًا من الملاحظات عالية الخطورة ومتوسطة الخطورة: فإن لم تبقَ أي ملاحظة كانت حالته «fully reconciled» (مُسوّى بالكامل)، وإن بقي بعضها كانت حالته «reported with exception» (مُبلَّغ عنه مع استثناء). أما الشهر الذي لا توجد في الدفاتر تسوية له فلا شيء فيه يُطابَق، لذا فإنه إذا لم تكن فيه ملاحظات مفتوحة يُقفَل بحالة «not reconciled» (غير مُسوّى) بدلًا من ذلك. والشهر الذي لا تتطابق قوائمه يُقفَل كذلك. انظر حالات الإقفال ودرجات الخطورة.
تُقفل الشهر بعناصر التحكم في التطبيق نفسه. يستطيع مساعد الدردشة في Haruno أن يشرح رقمًا أو ملاحظة أو أي رسالة واردة في هذه الصفحة، لكنه لا يستطيع إقفال شهر أو إعادة فتحه. ويجري الإقفال على جهاز Mac الخاص بك، ولا يُرسل شيئًا (أين تذهب بياناتك)، ولا يستهلك شيئًا من حصة الاستخدام. أما الأسئلة الموجّهة إلى الإدارة التي قد يصوغها Haruno عند انتهاء الإقفال فمختلفة: يكتبها المساعد، لذا يلزم أن تكون مسجّل الدخول وتُحتسب من حصة الاستخدام. ويُقفل Haruno لنظام Windows الأشهر بالطريقة نفسها، بالنافذة نفسها والرسائل نفسها. وليس فيه قائمة «الدفاتر» ولا ⌘1 للمحفظة: استخدم الأزرار في رأس صفحة الشركة («إقفال الشهر…» و«إعادة فتح الشهر…») و«رفع ملفات» في تبويب «الملفات» فيها؛ انظر الاختلافات عن Haruno لنظام Mac. وتقول نافذة «المحفظة» «كل شركة في مجلد الدفاتر هذا»: ومجلد الدفاتر هو مساحة التخزين الخاصة بـ Haruno لملفات شركاتك ودفتر الأستاذ (أين تُخزَّن الدفاتر).
ما ترسله الشركة
يحتاج الإقفال إلى تقريرين من QuickBooks Online لكل شركة: «الميزانية العمومية» (Balance Sheet) و«الأرباح والخسائر» (Profit and Loss). وكل ما عدا ذلك اختياري: فمصنف التسويات (أو تقارير التسوية من QuickBooks المحفوظة بصيغة PDF) يضيف ملف التسويات، وكل تقرير آخر يضيف فحصًا أو لوحة. والشركة التي لا ترسل سوى هاتين القائمتين تُقفَل مع ذلك، ولكن من دون ملف تسويات، وتذكر النتيجة السبب. ويتحقق Haruno من وجود القائمتين كلتيهما عند إنشاء مسودة التعيين، ثم مرة أخرى في الفحص المسبق.
يجب أن تكون ملفات التصدير على أساس الاستحقاق، وبعمود واحد لكل شهر في قائمة الأرباح والخسائر، وأن تنتهي في آخر يوم من الشهر، وبعملة التقارير الخاصة بالشركة، وأن تكون القوائم بصيغة Excel (.xlsx). فالملف المُعدّ على الأساس النقدي، أو قائمة الأرباح والخسائر ذات الأعمدة الربع سنوية أو متعددة الأشهر أو التي لا تعرض إلا الأرقام منذ بداية السنة، أو الملف المُعدّ بعملة أخرى، يوقف إقفال الشركة. والميزانية العمومية التي صُدّرت في منتصف شهر لا تُستورد: ويذكر سطر ملفها تاريخ نهاية الشهر الذي ينبغي تصديرها بحسبه. وتجد قائمة التحقق الكاملة في ما يجب تصديره من QuickBooks Online، والملفات التي يرفضها Haruno في الملفات التي يرفضها Haruno. ويقرأ الإقفال ملفات التصدير التي تضيفها أنت. أما الشركة التي أُعدّت عبر «إضافة شركة ▸ من QuickBooks» فتُقفل بدلًا من ذلك من أشهرها المُزامَنة (QuickBooks ودفاتر الشركة).
قبل الإقفال
لا تظهر بعض المشكلات إلا بعد قراءة الملفات، لذا تحقّق مما يلي قبل أن تفتح نافذة «إقفال الشهر».
قبل الإقفال الأول
| ما تتحقق منه | أين تنظر | لماذا يهم |
|---|---|---|
| عملة التقارير ونهاية السنة المالية محدّدتان | «تفاصيل الشركة» في صفحة الإعداد («تحرير تفاصيل الشركة») | يحتاج إليهما اعتماد التعيين والتقرير الأول. ولا يمكن تغيير العملة بعد إقفال أي شهر. |
| التعيين معتمد | شريط الخطوات يصل إلى «جاهز للإقفال» | يحتاج التقرير الأول للشركة إلى تعيين معتمد. |
| الملفات تتضمن ميزانية عمومية وقائمة أرباح وخسائر | «اقرأه كـ» في صف كل ملف، مثل «تلقائي (الميزانية العمومية)» | يجب أن يقرأ التعيين القائمتين كلتيهما، وإلا رُفض الإقفال. |
| لا يحمل أي ملف علامة «لم يُقرأ» | قائمة «ملفات الشركة» | ملفٌ واحد تتعذّر قراءته يوقف إقفال الشركة، ويكتشف الفحص المسبق والإقفال هذه الملفات واحدًا تلو الآخر. أخرِجه بالأمر «إزالة من الشركة»: فهو متاح لكل ملف إلى أن يقرأه إقفال، وبعد ذلك لا يتاح إلا لملف وصل أو استُبدل منذ ذلك، أو ملف لا يقرؤه التعيين، أو ملف تعذّرت على Haruno قراءته، أو ملف رفضه Haruno. |
| الملفات التي تحمل علامة «غير مُطالَب به»، أو المذكورة في ملاحظة تقول إن التعيين لا يقرؤها، هي ملفات قصدتَ استبعادها | قائمة «ملفات الشركة» | لا يُرحّل الإقفال منها شيئًا. وإذا كان أحدها مهمًا، فاستخدم «اقرأه كـ» لتحدد نوعه، ثم أنشئ مسودة التعيين، أو أنشئ مسودة جديدة إذا كانت الملاحظة تذكر الملف. |
تجد شرح الإعداد وإنشاء المسودة والاعتماد في الشركات واستيراد الملفات واعتماد التعيين.
قبل كل إقفال لاحق
- استُوردت ملفات التصدير الجديدة للشهر عبر «الدفاتر ▸ استيراد ملفات التصدير…» وصفحة الشركة مفتوحة.
- وصلت الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر كلتاهما للشهر الجديد. فالشهر الذي لا تتوفر له إلا قائمة الأرباح والخسائر يُبلَّغ عنه ويُترك مفتوحًا، مع ملاحظة تذكر الميزانية العمومية التي يجب تصديرها؛ أضفها وأقفل مجددًا، فيُقفل الشهر مع أرصدته. ولا حاجة إلى إعادة الفتح.
- تنتهي ملفات التصدير في آخر يوم من الشهر الذي تُقفله، بعد أن تصبح دفاتره نهائية في QuickBooks. ولا يُستورد العمود الذي يغطي جزءًا من شهر، ويُبلَّغ عن الشهر الذي صُدّرت أرقامه في آخر يوم منه أو قبله ويُترك مفتوحًا: صدّره مجددًا بعد انتهاء الشهر ليُقفله الإقفال التالي.
- إذا كانت الشركة تحتفظ بجداول تسوية (مصنف، أو تقارير التسوية من QuickBooks)، فقد وصلت جداول الشهر: إذ لا يُعاد احتساب حالة الإقفال عندما يصل أحدها لاحقًا.
- إذا كان ملفٌ يصحّح شهرًا سبق الإبلاغ عنه، فأنت تعرف الأشهر التي يغيّرها وسبب ذلك: فتصحيحها يتطلب ملاحظة مكتوبة.
يُطبَّق التعيين المعتمد كما هو في كل شهر. وتجد ما يجب تصديره في كل شهر.
لا يوقف أيٌّ مما يلي الإقفال أبدًا: الملاحظات، والقوائم التي لا تتطابق، والأسئلة، وصفوف نموذج المراجعة التي لم يُجَب عنها (وإن كان ما تصفه يغيب عن الدفاتر)، والملف الذي لا يقرؤه التعيين، وعدم وجود جداول تسوية. أما ما يوقفه فتجده في عندما يرفض الإقفال المتابعة.
بدء الإقفال
انقر «إقفال الشهر…». فكل عنصر تحكم «إقفال الشهر…» يفتح نافذة «إقفال الشهر» نفسها، وهي تبدأ بفحص مسبق لا يكتب شيئًا. والموضع الذي تنقر فيه هو ما يحدد ما يُقفَل:
| أين تنقر | ما يُقفله |
|---|---|
| «إقفال الشهر…» في بطاقة «جاهز لإقفال الشهر» لشركة لم تُقفَل بعد | تلك الشركة: إقفالها الأول |
| «إقفال الشهر…» في رأس صفحة الشركة، بعد إقفالها الأول | تلك الشركة |
| «إقفال الشهر…» في شريط أدوات «المحفظة» | كل شركة في المحفظة يضع لها الفحص المسبق علامة «سيُقفل» |
| «الدفاتر ▸ إقفال الشهر…» | الشركة المفتوحة صفحتها، أو شركات «المحفظة» التي عليها علامة «سيُقفل» عندما تكون «المحفظة» معروضة |
| «إقفال الشهر…» في نافذة إعادة الفتح، بعد إعادة فتح الأشهر | تلك الشركة |
| «أقفل مجددًا» في نافذة «تسجيل الإجابة» (تبويب «الملاحظات والأسئلة») | تلك الشركة، فورًا، من دون نافذة «إقفال الشهر» ولا الفحص المسبق |
بعد «أقفل مجددًا»، يظهر الإقفال في الشريط أعلى صفحة الشركة، ومعه زر «إلغاء» خاص به؛ وانقر «إقفال الشهر…» في رأس صفحة الشركة لمتابعته. وإذا لم تُقفَل الشركة، يظهر السبب في أعلى تبويب «الملاحظات والأسئلة» الخاص بها.
تغيب عناصر التحكم هذه تمامًا، بدلًا من أن تظهر معطّلة، إلى أن يصبح استخدامها ممكنًا: في صفحة الإعداد بعد اعتماد التعيين وبعد أن تصبح ملفات الشركة قابلة للإقفال، وفي شريط أدوات «المحفظة» بعد أن يصبح لأي شركة تعيين، وفي قائمة «الدفاتر» بعد أن يصبح للشركة تعيين، ولكن ليس أثناء عرض «الدردشة» أو «الملفات» أو أي صفحة أخرى خارج الدفاتر.
إقفالك الأول
- انقر «المحفظة» في الشريط الجانبي (⌘1)، ثم انقر بطاقة الشركة لفتح صفحة الإعداد الخاصة بها.
- تحقّق من أن شريط الخطوات قد وصل إلى «جاهز للإقفال». وإن لم يصل، فأكمِل الخطوة التي يعرضها الشريط.
- انقر «إقفال الشهر…». تُفتح نافذة «إقفال الشهر» وتُجري الفحص المسبق.
- عندما تعرض بطاقة الشركة «سيُقفل»، انقر «إقفال الشهر» (أو اضغط Return).
- تابع الخطوات. ويوقف زر «إلغاء» الإقفال.
- اقرأ النتيجة وانقر «تم». أصبحت صفحة الشركة الآن لوحتَها، وفيها تقاريرها والملاحظات الناتجة عن هذا الإقفال.
الفحص المسبق
عندما تُفتح نافذة «إقفال الشهر»، تحدد أولًا ما سيفعله الإقفال من دون أن تكتب شيئًا: لا رقم ولا تقرير ولا قفل. فتعرض «جارٍ التحقق مما سيفعله هذا الإقفال…»، ثم بطاقةً لكل شركة، عليها «سيُقفل» أو «لن يُقفل». ولا يجري شيء حتى تنقر «إقفال الشهر»؛ والضغط على Return يعادل النقر عليه، أما Esc أو «إلغاء» فيُغلق النافذة.
ويتحقق الفحص المسبق لكل شركة من وجود تعيين يستطيع أن يقرأ منه اسم الشركة، ومن وجود ملف Excel أو CSV واحد على الأقل، ومن أن التعيين يقرأ ميزانية عمومية وقائمة أرباح وخسائر. ثم ينفّذ النصف الأول من الإقفال نفسه على نسخة، دون أن يكتب شيئًا: يفتح كل ملف من ملفات الشركة ويتوقف عند أول مشكلة كان الإقفال سيتوقف عندها، مثل ملف لا يستطيع قراءته، أو تعيين لا يقرأ أيًّا من الملفات، أو ميزانية عمومية استُخرجت قبل انتهاء شهرها. فتعرض تلك الشركة «لن يُقفل»، مع الجملة التي كان الإقفال سيذكرها. كما يسجّل الأشهر المُقفلة، وهي لا توقفه أبدًا، ويسرد الملفات الجديدة منذ آخر إقفال. ولا يستطيع أن يرى ما ستجده الفحوصات، ولا ما إذا كان رقمٌ مُقفل سيتغيّر، لذا قد تعرض الشركة «سيُقفل» ثم تتوقف في النتيجة إذا كان رقم في شهر مُقفل سيتغيّر. وفي محفظة كبيرة، يستغرق فتح الملفات وقتًا يقارب ما تستغرقه خطوة «قراءة ملفات التصدير» في الإقفال نفسه.
| ما تعرضه النافذة | ما يعنيه | ما تفعله |
|---|---|---|
| «سيُقفل» (باللون الأخضر) | لا شيء مما يستطيع الفحص المسبق التحقق منه يوقف هذه الشركة. | انقر «إقفال الشهر». |
| «لن يُقفل» (باللون الأحمر)، مع جملة باللون الأحمر | لا يمكن إقفال الشركة؛ والجملة هي السبب. ولا تتعطل بذلك الشركات الأخرى في النافذة. | عالج السبب (انظر «عندما يرفض الإقفال المتابعة»)، ثم افتح النافذة مجددًا. وإذا كان السبب ملفًا تتعذّر قراءته، فصدّره مجددًا أو أخرجه من ملفات الشركة عبر «إزالة من الشركة». وفي نافذة «المحفظة»، ينقلك «فتح الشركة» إلى تلك الشركة. |
| ملاحظة رمادية تحت الشركة التي عليها «سيُقفل»، مثل «41 أشهر مُقفلة، حتى يونيو 2026. إذا كان سيتغيّر رقم في أحدها، فلن تُقفل هذه الشركة حتى يُعاد فتح ذلك الشهر.» | للشركة أشهر مُقفلة. والملاحظة لا توقف شيئًا: فإعادة الإقفال بالملفات نفسها، أو إضافة شهر جديد بجانب الأشهر المُقفلة، يجريان بصورة طبيعية. ولا يوقف الإقفال إلا رقم سيتغيّر في شهر مُقفل، وتذكره النتيجة حينئذٍ. | لا شيء، إلا إذا كنت تصحّح شهرًا مُبلَّغًا عنه: انظر «إذا سرد الفحص المسبق أشهرًا مُقفلة». |
| «وصل ملف واحد منذ آخر إقفال:» متبوعًا باسمه، أو «وصلت 2 ملفات منذ آخر إقفال:» متبوعةً بأسماء الملفات | ملفات أُضيفت أو أُعيد حفظها منذ آخر إقفال للشركة. | تحقّق من أنها ملفات تصدير الشهر وليست ملفًا دخيلًا. |
| «حدد عملة التقارير ونهاية السنة المالية في تفاصيل الشركة قبل إنشاء التقرير الأول.»، باللون الأحمر على بطاقة تلك الشركة | شركة تُقفَل للمرة الأولى وليست لها إعدادات تقارير. ولا تقول ذلك إلا بطاقة تلك الشركة. | حدّد الاثنين في «تفاصيل الشركة»، ثم افتح النافذة مجددًا. |
| «اعتمد التعيين قبل إنشاء التقرير الأول.»، باللون الأحمر على بطاقة تلك الشركة | شركة تُقفَل للمرة الأولى ولها تعيين لم يعتمده أحد. ولا تقول ذلك إلا بطاقة تلك الشركة. | اعتمده في نموذج المراجعة، ثم افتح النافذة مجددًا. |
| «لا توجد شركة في مجلد الدفاتر هذا لديها ربط يمكن الإقفال به.» | لا تملك أي شركة تعيينًا بعد. | أنشئ مسودة تعيين واعتمدها أولًا. |
| «تعذر التحقق من هذا الإقفال.»، مع جملة، فوق البطاقات | رُفض الفحص المسبق نفسه؛ والجملة تذكر السبب. | عالج ما تذكره الجملة، ثم افتح النافذة مجددًا. |
«إقفال الشهر» يبقى معطّلًا أثناء عمل الفحص المسبق وعندما لا تعرض أي بطاقة «سيُقفل». والشركة غير الجاهزة لا تعطّل الشركات الأخرى: فالتشغيل يُقفل الشركات التي عليها علامة «سيُقفل»، بأسمائها، ويستثني الباقي.
أثناء التشغيل
تعرض النافذة «الخطوة N من M»، وسطرًا لكل شركة، وزر «إلغاء» الذي يوقف الإقفال: فلا يوجد زر يكتفي بإخفاء النافذة. وتُحتسب الخطوات لكل شركة على حدة، لذا فإن M هو عدد الملفات مضافًا إليه سبعة؛ أما خطوة أرقام المحفظة فتظهر مستقلةً في النهاية بوصفها «الخطوة 1 من 1». والنقطة المملوءة في سطر الشركة تعني أن التشغيل تجاوز تلك الشركة، لا أنها أُقفلت: فالنتيجة تبيّن كيف انتهت كل شركة. وإذا اختفت النافذة، يستمر الإقفال: إذ يعرض شريطٌ أعلى «المحفظة» أو صفحة الشركة «جارٍ إقفال <الشركة>…» أو «جارٍ إقفال كل شركة في مجلد الدفاتر هذا…»، ومعه زر «إلغاء» خاص به. وانقر «إقفال الشهر…» مجددًا لتعود النافذة إلى التشغيل الجاري. ولا يُجري Haruno إلا إقفالًا واحدًا أو إنشاء مسودة تعيين واحدة في المرة الواحدة؛ ويُرفض بدء عملية أخرى برسالة «another close is running» (إقفال آخر قيد التشغيل)، ولا يُكتب شيء.
الخطوات بالترتيب
| # | الخطوة المعروضة | ما يفعله Haruno |
|---|---|---|
| 1 | «قراءة ملفات التصدير» | يقرأ كل ملف Excel وCSV ضمن ملفات الشركة، وكل تقرير تسوية من QuickBooks محفوظ بصيغة PDF، بخطوة لكل ملف، مرتّبةً حسب اسم الملف، مع وضع النسخة مثل <الاسم> 2.xlsx بعد الملف الذي نُسخت منه. ولا تُستورد الأوراق المخفية أبدًا. |
| 2 | «الترحيل إلى دفتر الأستاذ» | يُرحّل كل رقم يقرؤه التعيين، إما كلها وإما لا شيء منها. وتُرحَّل ملفات تصدير القائمة الواحدة بالترتيب الذي أُعدّت به في QuickBooks، كما يذكر تذييل كل ملف، فتسري أرقام أحدث ملف تصدير؛ وإذا خلا أيٌّ منها من ذلك، فتُرحَّل بترتيب أسماء الملفات. ويحتفظ بنسخة من كل ملف مصدر حتى يمكن تتبّع كل رقم إليه. وإذا كان أي رقم في شهر مُقفل سيتغيّر، فلا يُرحَّل شيء وتتوقف الشركة. |
| 3 | «تشغيل الفحوصات» | يُجري فحوصات السلامة ويسجّل الملاحظات والأسئلة. |
| 4 | «القوائم المالية» | يبني القوائم المالية، للتأكد من إمكان الإبلاغ عن الشهر. ولا يُحفظ شيء. |
| 5 | «التسوية» | يبني التسوية من جداول التسوية الخاصة بالشركة. والشركة التي ليس لديها أي جدول منها تتخطى هذه الخطوة، وتذكر النتيجة السبب. |
| 6 | «تقرير المستثمرين» | يبني تقرير المستثمرين. |
| 7 | «قفل الشهر» | يُقفل الأشهر المُبلَّغ عنها التي لم تُقفل بعد، ويسجّل مع كل شهر الملاحظات عالية الخطورة ومتوسطة الخطورة غير المحلولة، أو «not reconciled» (غير مُسوّى) حيث لا تكون للشهر تسوية ولا تكون فيه أي ملاحظة مفتوحة. أما الشهر الذي لا توجد له ميزانية عمومية، أو الذي صُدّرت أرقامه أو تمت مزامنتها قبل أن ينتهي، فيبقى مفتوحًا. |
| 8 | «سجل التسويات» | يعيد كتابة سجل الشركة للأرقام المُعاد بيانها، وهو ملف التقرير الوحيد الذي يحفظه الإقفال. |
| 9 | «أرقام المحفظة» | مرة واحدة في كل تشغيل، بعد آخر شركة: يكتب ملف بيانات المحفظة. |
إلغاء الإقفال
«إلغاء» يوقف الإقفال عند انتهاء الخطوة الجارية، فلا يبقى شيء مكتوبًا بشكل ناقص. ثم تعرض النافذة «أُوقف الإقفال.» وإحدى هاتين الرسالتين:
| الرسالة | ما تعنيه |
|---|---|
| «لم يُقفل أي شيء. الأشهر كما كانت، ويمكنك الإقفال مجددًا متى جهزت الملفات.» | توقف التشغيل قبل قفل أي شهر. |
| «كان هذا التشغيل قد أقفل بعض الأشهر قبل توقفه. راجع قفل الإقفال قبل الإقفال مجددًا.» | تجاوز التشغيل مرحلة القفل. وفي إقفال المحفظة، تبقى الشركات التي أُقفلت قبل الإيقاف مُقفلة. انقر شريحة حالة الإقفال لكل شركة لترى الأشهر المُقفلة. |
انقر «تم». ولإتمام العمل، أجرِ الإقفال مجددًا: فالإقفال التالي يقرأ كل ملف من البداية.
النتيجة
عند انتهاء التشغيل، تعرض النافذة عنوانًا رئيسيًا، وبطاقة لكل شركة، تتضمن كل منها بطاقة «التقارير» الخاصة بالشركة، إلا إذا لم تُقفل الشركة. انقر «تم»، ثم افتح كل شركة لتعالج ملاحظاتها وترسل تقاريرها.
| العنوان الرئيسي | المعنى |
|---|---|
| «أُقفل <الشركة>.» / «لم يُقفل <الشركة>.» | إقفال لشركة واحدة اكتمل، أو لم يكتمل؛ والبطاقة تبيّن السبب. |
| «أُقفلت جميع الشركات الـ N.» | أُقفلت كل شركة في التشغيل. |
| «أُقفلت N من M شركات.» | الشركات الأخرى لم تُقفَل أو أُقفلت جزئيًا فقط. وقد يكون العدد 0. والشركة غير الجاهزة ليست ضمن التشغيل، فلا تُحتسب. |
| «لم يُقفل أي شيء.» | لم تكن في التشغيل أي شركة يمكن إقفالها. |
«مُقفل» و«مُقفل جزئيًا» و«لم يُقفل»
| الشريحة | ما حدث | هل أُقفلت الأشهر؟ |
|---|---|---|
| «مُقفل» (باللون الأخضر) | اكتملت كل الخطوات. | نعم: كل شهر مُبلَّغ عنه لم يكن مُقفلًا من قبل، باستثناء ما تذكر البطاقة أنها تركته مفتوحًا. |
| «مُقفل جزئيًا» (باللون الكهرماني) | رُحّلت الأرقام، لكن خطوة لاحقة، مذكورة في البطاقة، لم تكتمل. | فقط إذا كانت الخطوة التي فشلت تأتي بعد «قفل الشهر». وتعرض شريحة حالة الإقفال ما أُقفل. |
| «لم يُقفل» (باللون الأحمر) | توقف قبل الترحيل، أو رُفض الترحيل. لم يُكتب أي شيء جديد؛ وتبقى الدفاتر كما كانت. | لا. |
ما تعرضه البطاقة
| السطر | المعنى |
|---|---|
| «لا ملاحظات، لا أسئلة»، أو «3 ملاحظات، 4 أسئلة» | ما أبلغت عنه فحوصات هذا الإقفال. اقرأها في تبويب «الملاحظات والأسئلة». وفي Haruno لنظام Windows يعدّ هذا السطر مؤشرات الملاءة على حدة، مثل «2 ملاحظات، مؤشر ملاءة واحد، 3 أسئلة». |
| «قُفل يونيو 2026»، أو، لأكثر من ثلاثة أشهر، مدى زمني مثل «قُفل 41 أشهر، من فبراير 2023 إلى يونيو 2026» | الأشهر التي أقفلها هذا الإقفال. ولا يظهر هذا السطر إذا لم يُقفل شيئًا جديدًا. |
| «أُعيد بيان 2 أرقام في شهر واحد» (باللون الكهرماني) | أرقام تغيّرت في أشهر أعدتَ فتحها. انقر شريحة حالة الإقفال، ثم «إعادة البيان…»، لترى كل رقم قبل التغيير وبعده. |
| جملة رمادية تحت الأعداد، مثل «No reconciliation schedules were provided for this company, so this close has no reconciliation binder. Add the company’s reconciliation schedules — a reconciliation binder, or the QuickBooks reconciliation reports saved as PDF — to include one.» (لم تُقدَّم أي جداول تسوية لهذه الشركة، لذا لا يتضمن هذا الإقفال ملف تسويات. أضف جداول التسوية الخاصة بالشركة — ملف تسويات أو تقارير التسوية من QuickBooks المحفوظة بصيغة PDF — لتضمين ملف تسويات.) | شيء تركه الإقفال دون إنجاز، وسببه. ويذكر أيضًا كل شهر تركه مفتوحًا، مثل «January 2026 has a profit and loss but no balance sheet, so it is reported but not locked. Export a Balance Sheet as of January 31, 2026, add it to the company’s files, and close again.» (لشهر يناير 2026 قائمة أرباح وخسائر لكن لا ميزانية عمومية له، لذا يُبلَّغ عنه ولا يُقفل. صدّر ميزانية عمومية بتاريخ 31 يناير 2026، وأضفها إلى ملفات الشركة، ثم أقفل مجددًا.) |
| «This close changed 1 figure already reported: 4010 Subscription License for March 2026, from 4,525.75 to 4,600.00.» (غيّر هذا الإقفال رقمًا واحدًا سبق الإبلاغ عنه: 4010 Subscription License لشهر مارس 2026، من 4,525.75 إلى 4,600.00.) | رقم في شهر سبق الإبلاغ عنه غيّره هذا الإقفال، مع الحساب والشهر والرقم قبل التغيير وبعده (أول خمسة، ثم «and N more» (وN غيرها)). ولا يسرد إلا الأرقام التي انتهى بها الإقفال مختلفةً عمّا أُبلغ عنه، لذا فإن ملف التصدير المصحَّح الذي قرأه إقفال سابق لا يُدرج مرة أخرى. |
| جملة باللون الأحمر، أحيانًا مع الأرقام التي كانت ستتغيّر، والأشهر، و«تصحيح…»، أو «إزالة من الشركة» | سبب عدم إقفال الشركة، أو الخطوة التي لم تكتمل، بكلمات تلك الخطوة نفسها. ويذكر رفضُ القفل الأشهر ويسرد أول خمسة أرقام كانت ستتغيّر، قبل التغيير وبعده، ثم «و N أخرى». ويُذكر الملف الذي تتعذّر قراءته مع «إزالة من الشركة». انظر «عندما يرفض الإقفال المتابعة». |
| «No spec section claims X; it was left where it is.» (لا يطالب أي قسم من المواصفة بـ X؛ تُرك في مكانه.) | ملف لا يقرؤه التعيين (والمواصفة هنا تعني التعيين). وقد مضى الإقفال من دونه. |
| «التقارير» | تقارير الشركة: «القوائم المالية»، و«التسوية» (مع جداول التسوية فقط)، و«تقرير المستثمرين»، و«سجل التسويات». ولا يحفظ الإقفال سوى سجل التسويات؛ أما البقية فتُعدّ من الدفاتر عند فتحها أو تصديرها. |
| «ملاحظات (3)»، مطويّة | كل ما عدا ذلك مما دوّنه الإقفال، بكلماته هو. افتحها لتقرأها؛ وما يتطلب تدخلك فوقها. |
| بطاقة «التقارير» تحت البطاقات، وفيها صف «تقرير المحفظة» | كل الشركات في تقرير واحد. يظهر بعد أن تُقفل شركة، ويُعدّ عند تصديره. |
انقر صفًا تحت «التقارير» لتصدير ذلك التقرير بصيغة PDF وكصفحة ويب معًا، في مجلد تختاره؛ ويفتح صف «سجل التسويات» الملف. وتجد الخطوات في تصدير تقرير بصيغة PDF وصفحة ويب، والبطاقة في بطاقة «التقارير».
ما تفعله بعد ذلك
- تحقّق من شريحة حالة الإقفال في رأس الصفحة، مثل «fully reconciled» أو «reported with exception» أو «not reconciled»، ومن الفحوصات غير المحلولة المذكورة بجانبها.
- افتح «الملاحظات والأسئلة» وعالجها واحدةً تلو الأخرى؛ وبطاقة «أسئلة للإدارة» في أعلاها هي المكان الذي يصوغ فيه Haruno أسئلة عن الشهر لتحرّرها وترسلها. فالسؤال يطلب منك النظر في أمر ما، ولا يُسجَّل بسببه أي شهر على أنه استثناء.
انظر أسئلة لا ملاحظات وأسئلة للإدارة.
- اقرأ حزمة القوائم المالية قبل إرسالها.
- صدّر كل تقرير من بطاقة «التقارير» بصيغة PDF، وتحقّق من أنه يتضمن كل شهر تحتاج إليه، ثم أرسله: تقرير المستثمرين إلى مستثمري الشركة، وحزمة القوائم المالية إلى الإدارة ولملفك.
يُعدّ التقرير من الدفاتر في كل مرة تفتحه أو تصدّره، ولا يحتفظ بأي نسخة سابقة، لذا احتفظ بملفات PDF التي ترسلها. انظر قبل أن ترسل ملف PDF وعندما تتغيّر التقارير.
- إذا كانت ملاحظةٌ تعني أن رقمًا مُبلَّغًا عنه خاطئ، فصحّحه في QuickBooks Online واتبع «تصحيح شهر سبق الإبلاغ عنه» أدناه.
معالجة ملاحظة لاحقًا لا تغيّر الحالة المسجّلة على الأشهر المُقفلة من قبل؛ فهذه الحالة لا تتغيّر إلا إذا أُعيد فتح الشهر وأُقفل مجددًا (معالجة الملاحظة). ولا يوفّر Haruno أي تراجع عن الإقفال: فالأشهر التي أقفلها تبقى مُقفلة حتى تعيد فتحها مع ذكر سبب مكتوب (إعادة فتح شهر). والشركة التي ليس لديها جداول تسوية لا يظهر لها صف «التسوية» تحت «التقارير»؛ انظر الشركات التي ليس لديها مصنف.
إقفال عدة شركات
لإقفال كل الشركات في تشغيل واحد، اعرض «المحفظة» (⌘1) وانقر «إقفال الشهر…» في شريط أدواتها، أو اختر «الدفاتر ▸ إقفال الشهر…» و«المحفظة» معروضة. ويكون العنوان الفرعي للنافذة «كل شركة في مجلد الدفاتر هذا». ويصبح «إقفال الشهر» متاحًا بمجرد أن تعرض بطاقة واحدة «سيُقفل».
- تسرد النافذة كل شركة في المحفظة، ويُقفل التشغيل الشركات التي عليها علامة «سيُقفل»، بأسمائها. ولا يمكنك استبعاد شركة جاهزة؛ ولإقفال شركة واحدة، استخدم «إقفال الشهر…» في صفحتها. والشركة غير الجاهزة تُستبعد ولا تعطّل الشركات الأخرى.
- تُقفَل الشركات واحدة تلو الأخرى، كلٌّ على حدة: فغياب التعيين، أو ملف تتعذّر قراءته، أو استيراد مرفوض، أو تقرير فشلت كتابته، لا يوقف إلا تلك الشركة. وبطاقة نتيجتها، لا بطاقة فحصها المسبق، هي سجل ما حدث.
- تُحدَّث أرقام المحفظة مرة واحدة، بعد آخر شركة، لتشمل كل شركة لها أرقام، ولا يحدث ذلك إلا إذا أُقفلت شركة واحدة على الأقل. وإقفال شركة واحدة من صفحتها يحدّثها أيضًا.
- لا يجري أي تحويل بين الشركات. ولا تجمع إجماليات المحفظة الشركات التي تُعدّ تقاريرها بعملات مختلفة.
تجد كيف تعرض «المحفظة» النتيجة في عرض المحفظة، والتقرير الذي يضم كل الشركات في تقرير واحد في تقرير المحفظة.
عندما يتعذّر بدء إقفال المحفظة
إذا كانت شركة لم تُقفَل قط وليست جاهزة، فإن بطاقتها هي تعرض «لن يُقفل» مع «حدد عملة التقارير ونهاية السنة المالية في تفاصيل الشركة قبل إنشاء التقرير الأول.» أو «اعتمد التعيين قبل إنشاء التقرير الأول.»، ومع رابط «فتح الشركة». أما الشركات الأخرى فتُقفل: إذ يُقفل «إقفال الشهر» الشركات التي عليها علامة «سيُقفل». وإذا لم تكن أي شركة جاهزة، يبقى الزر معطّلًا وتذكر كل بطاقة السبب. افتح الشركة، وحدّد العملة ونهاية السنة في «تفاصيل الشركة»، واعتمد التعيين، ثم أجرِ إقفال المحفظة مجددًا.
إقفال الشهر التالي
في كل شهر، استورد ملفات التصدير الجديدة للشركة وأجرِ الإقفال مجددًا. يقرأ الإقفال كل الملفات، القديمة والجديدة، ثم يُرحّل الأشهر التي لم تُقفَل بعد ويُقفلها. وتبقى الأشهر المُقفلة كما كانت؛ فإذا كان ملف جديد سيغيّر أحد أرقامها، لا تُقفَل الشركة وتذكر بطاقتها تلك الأشهر. وللشركة التي تأتي من QuickBooks، انقر «مزامنة» بدلًا من التصدير والاستيراد، ثم أجرِ الإقفال.
- صدّر الميزانية العمومية كما في آخر يوم من الشهر المنتهي للتو، وقائمة الأرباح والخسائر لذلك الشهر، إضافةً إلى أي ملفات أخرى ترسلها الشركة كل شهر.
انظر كل شهر.
- في Haruno، انقر «المحفظة» (⌘1) وافتح الشركة.
- اختر «الدفاتر ▸ استيراد ملفات التصدير…»، وحدّد الملفات في نافذة «رفع ملفات الشركة»، وانقر «إضافة ملفات»، ثم «تم».
- انقر «إقفال الشهر…» في رأس صفحة الشركة وراجع الفحص المسبق: تظهر الملفات الجديدة على أنها وصلت منذ آخر إقفال.
- عندما تعرض البطاقة «سيُقفل»، انقر «إقفال الشهر». وتسرد بطاقة النتيجة الأشهر الجديدة بعد «قُفل».
- عالج الملاحظات، ثم صدّر التقارير وأرسلها.
«استيراد ملفات التصدير…» يقبل ملفات، لا مجلدًا. والملف الذي يحمل اسم ملف موجود بالفعل في الشركة يُحفظ بجانبه باسم <الاسم> 2.xlsx (أو 2.csv)؛ فلا يستبدل Haruno أي ملف أبدًا، ويقرأ الإقفال النسخة بعد الأصل، فتُعتمد أرقامها. وتذكر نتيجة الاستيراد ذلك بالنسبة إلى نسخة قُرئت. وتذكر «تم النسخ · ليس ضمن التعيين» عندما لا يقرأ التعيين الملف، فيستبعده الإقفال التالي إلى أن تنشئ مسودة جديدة للتعيين. أما النسخة التي تعذّرت قراءتها أو لم يُتعرَّف عليها فلا يذكر سطرها إلا مكان حفظها، وتقول تسميتها الباقي. انظر إضافة الملفات لاحقًا.
إذا سرد الفحص المسبق أشهرًا مُقفلة
بعد الإقفال الأول للشركة، تحمل بطاقة الفحص المسبق الخاصة بها ملاحظة تذكر أشهرها المُقفلة، وتظل الشركة تعرض «سيُقفل». والملاحظة لا توقف شيئًا: فالقفل لا يرفض إقفالًا إلا إذا كان ملف جديد سيغيّر رقمًا في أحد تلك الأشهر، ولا يُعرف ذلك إلا بعد ترحيل الملفات (الأشهر المُقفلة في الفحص المسبق). وما تفعله يتوقف على ما تراه:
| ما تراه | ما تفعله |
|---|---|
| «سيُقفل»، مع ملاحظة بأن بعض الأشهر مُقفلة | انقر «إقفال الشهر». تبقى الأشهر المُقفلة التي لا تغيّرها الملفات الجديدة مُقفلة، ولا يُسجَّل عليها شيء. |
| بعد التشغيل: «لم يُقفل»، مع جملة مثل «March 2026 is locked, and this close would change 1 figure reported for it» (شهر مارس 2026 مُقفل، وهذا الإقفال كان سيغيّر رقمًا واحدًا أُبلغ عنه له)، والأرقام، و«تصحيح…» | ملف جديد يغيّر رقمًا في تلك الأشهر، وتسرد البطاقة أول خمسة أرقام قبل التغيير وبعده. فإن كان ذلك تصحيحًا تقصده، فانقر «تصحيح…»، واختر كيف يُبلَّغ عنه، وأضف ملاحظة، ثم اتبع الزر (انظر «تصحيح شهر سبق الإبلاغ عنه» أدناه). وإن لم يكن كذلك، فابحث عن ملف التصدير الذي يعيد بيانها قبل أن تغيّر أي شيء؛ ويمكن إخراج ملف وصل منذ آخر إقفال عبر «إزالة من الشركة» في تبويب «الملفات» بصفحة الشركة. |
تبقى كل إعادة فتح مسجّلةً بصفة دائمة في «السجل» الخاص بالشهر، مع حساب المستخدم الذي أعاد فتحه، ووقت ذلك وسببه. والشهر الذي يُقفَل مجددًا بالأرقام نفسها لا يُعدّ إعادة بيان، لكن حالة إقفاله قد تتغيّر. انظر ما تحتفظ به إعادة الفتح.
تصحيح شهر سبق الإبلاغ عنه
لا يتغيّر رقم في شهر مُبلَّغ عنه بصمت. فإذا كان لديك فاتورة متأخرة، أو إعادة تصنيف، أو أي تصحيح آخر أُجري بعد الإبلاغ عن الشهر: قيّده في QuickBooks Online وأضف ملفات التصدير المصحَّحة عبر «الدفاتر ▸ استيراد ملفات التصدير…»، أو زامِن مجددًا إن كانت الشركة من QuickBooks، ثم أجرِ الإقفال. فيتوقف الإقفال ويعرض «تصحيح…»: سجّل الفرق في الشهر المفتوح التالي، وهذا يُبقي الشهر المُبلَّغ عنه كما كان، أو أعد فتح الشهر مع ذكر سبب مكتوب وأعد بيانه. وتجد الإجراء الكامل في تصحيح شهر مُبلَّغ عنه، من البداية إلى النهاية.
حساب جديد في QuickBooks
الحساب الذي لا يضعه التعيين في أي بند من بنود القوائم يُبلَّغ عنه بوصفه ملاحظة بعنوان «حساب نشط بلا ربط» (unmapped_active_account، عالية الخطورة) عندما يحمل رصيدًا، أو «حساب فارغ بلا ربط» (unmapped_empty_account، منخفضة الخطورة) ما دام رصيده صفرًا، ويغيب عن كل القوائم حتى يُعيَّن. ولتعيين حساب جديد واحد له رصيد، افتح تبويب «الملاحظات والأسئلة» واضغط «معالجة…» في صفه (اضغط «إعادة تشغيل الفحوصات» أولًا إن لم يكن فيه «معالجة…»)، واختر بند القائمة الذي ينتمي إليه؛ انظر المعالجة من تبويب «الملاحظات والأسئلة». وكل ما عدا ذلك عن التعيين موجود في تغيير التعيين.
ما يبقى ثابتًا بعد الإقفال الأول
- عملة التقارير. إذ تعرض «تفاصيل الشركة» عندئذٍ، على سبيل المثال: «لدى هذه الشركة تقارير بعملة USD بالفعل. لا تُحوَّل الأرقام أبدًا، لذا لا يمكن تغيير عملة تقاريرها.»
- الأشهر المُقفلة من قبل، حتى تعيد فتحها مع ذكر سبب.
- ملف قرأه إقفال. فيبقى، لأن أرقامه موجودة في الأشهر التي أُبلغ عنها. أما الملف الذي وصل أو استُبدل منذ القراءة، أو الذي لا يقرؤه التعيين، أو الذي تعذّرت على Haruno قراءته، أو الذي رفضه Haruno، فلا يزال بالإمكان إخراجه عبر «إزالة من الشركة».
- تُفتح صفحة الشركة على لوحتها، وليس فيها قسم «إضافة بيانات». ويسرد تبويب «الملفات» فيها ملفات الشركة وفيه عناصر الاستيراد، وتدخل الملفات الجديدة أيضًا عبر «الدفاتر ▸ استيراد ملفات التصدير…».
لا يزال بالإمكان تغيير نهاية السنة المالية في «تفاصيل الشركة». وتبقى الأشهر المُقفلة من قبل مُقفلة كما أُبلغ عنها؛ وتتبع مقارنات الأرباع والسنوات والأرقام منذ بداية السنة ومقارنة الموازنة بالفعلي نهايةَ السنة الجديدة. انظر منذ بداية السنة حتى تاريخه، والسنة المالية.
عندما يرفض الإقفال المتابعة
بمجرد أن يبدأ التشغيل، لا يوقف الرفضُ إلا الشركة المعنية. وبعض حالات الرفض توقف الإقفال كله قبل أن تبدأ أي شركة: «another close is running»، و«لم يُنفَّذ الإقفال.» متبوعةً بجملة. أما الشركة التي تُقفَل للمرة الأولى وليست جاهزة فتُستبعد من التشغيل، وتذكر بطاقتها السبب (انظر الفحص المسبق). عالج السبب وأجرِ الإقفال مجددًا: فالإقفال التالي الذي يكتمل هو الذي يُقفل الأشهر (انظر النتيجة لمعرفة ما يُكتب في كل حالة). وإذا ذكرت رسالةٌ أمرًا أو مسار ملف، فلا حاجة بك إلى أيٍّ منهما؛ وفي هذه الرسائل تعني «spec» أو «المواصفة» تعيينَ الشركة، ويعني «client» أو «العميل» الشركةَ.
رسائل تتضمن جملة
| ما تراه | السبب | ما تفعله |
|---|---|---|
| «This company’s mapping doesn’t read a Balance Sheet, and closing a month needs one. Add the Balance Sheet export to the company’s files if it isn’t there, then draft the mapping again.» (تعيين هذه الشركة لا يقرأ ميزانية عمومية، وإقفال الشهر يتطلب واحدة. أضف ملف الميزانية العمومية المُصدَّر إلى ملفات الشركة إن لم يكن موجودًا، ثم أنشئ مسودة جديدة للتعيين.) وتذكر الجملة نفسها «a Profit and Loss» (قائمة أرباح وخسائر) حين تكون هي الناقصة؛ وحين تنقص القائمتان كلتاهما يكون نصها: «…doesn’t read a Balance Sheet or a Profit and Loss, and closing a month needs both.» (…لا يقرأ ميزانية عمومية ولا قائمة أرباح وخسائر، وإقفال الشهر يتطلب كلتيهما.) | لا يتضمن التعيين ميزانية عمومية، أو لا يتضمن قائمة أرباح وخسائر، أو لا يتضمن أيًّا منهما. ولا يُقرأ شيء ولا يُكتب. | أضف ملف التصدير الناقص إذا لم يكن ضمن ملفات الشركة، ثم «أنشئ مسودة جديدة». فإضافة الملف وحدها لا تغيّر التعيين، و«أنشئ مسودة جديدة» يستبدل كل إجابة سُجّلت فيه. |
| «This company’s mapping reads a Balance Sheet, but none of the company’s files is one, and closing a month needs one. Import the Balance Sheet export again, then close again.» (يقرأ تعيين هذه الشركة ميزانية عمومية، لكن لا يوجد بين ملفات الشركة أي ملف منها، وإقفال الشهر يتطلب واحدة. استورد ملف الميزانية العمومية المُصدَّر مجددًا، ثم أقفل مجددًا.) | التعيين يقرأ ميزانية عمومية، ولا يحمل أي ملف واحدة، وليس في الدفاتر رصيد بعد، مثلًا لأن الملف أُخرج بعد اعتماد التعيين. | أضف ملف الميزانية العمومية المُصدَّر مجددًا. |
| «No mapping has been approved for this company yet, so there is nothing to close with. Propose its mapping from the company’s files and approve it, then close again.» (لم يُعتمد أي تعيين لهذه الشركة بعد، فلا شيء يمكن الإقفال به. اقترح تعيينها من ملفات الشركة واعتمده، ثم أقفل مجددًا.) | ليس للشركة تعيين. | أضف ملفات التصدير الخاصة بها، وأنشئ مسودة التعيين، واعتمده. |
| «This company has no exports to close with yet. Import its Balance Sheet and Profit and Loss, then close again.» (ليس لدى هذه الشركة ملفات تصدير يمكن الإقفال بها بعد. استورد ميزانيتها العمومية وقائمة أرباحها وخسائرها، ثم أقفل مجددًا.) | لا تتضمن ملفات الشركة أي ملف Excel أو CSV. | أضف ملفات التصدير الخاصة بالشركة. |
| «This company’s mapping reads none of its 2 files (…), so there is nothing to close with. Draft the mapping again so it reads them, or take them out of the company’s files.» (لا يقرأ تعيين هذه الشركة أيًّا من ملفيها الاثنين (…)، فلا شيء يمكن الإقفال به. أنشئ مسودة جديدة للتعيين ليقرأها، أو أخرجها من ملفات الشركة.)، أو، لملف واحد، «…doesn’t read its only file, …» (…لا يقرأ ملفها الوحيد، …) | لا يطابق أيٌّ من ملفات الشركة التعيين، مثلًا لأن التقارير صارت تصل بهيئة مختلفة. | تحقّق من أن الملفات هي التقارير التي أُنشئت منها مسودة التعيين. وإذا صارت الشركة ترسل شيئًا مختلفًا، فأنشئ مسودة جديدة للتعيين؛ أو يمكن بدلًا من ذلك إخراج ملف وصل منذ آخر إقفال. |
| «another close is running» | هناك إقفال أو إنشاء مسودة تعيين قيد التشغيل بالفعل. | انتظر حتى ينتهي، أو ألغِه من شريطه. |
| «لم يُنفَّذ الإقفال.»، أو «تعذر التحقق من هذا الإقفال.»، مع جملة | رُفض الإقفال كله، أو فحصه المسبق، قبل أن تبدأ أي شركة. | عالج ما تذكره الجملة. |
| «لا يوجد شهر مقفل لهذه الشركة، فلا شيء يمكن إعادة فتحه.» | فُتحت نافذة إعادة الفتح لشركة ليس لديها أي شهر مُقفل. | لا شيء تفعله؛ أقفل الشركة كالمعتاد. |
التسميات القصيرة: ما تتحقق منه
تذكر البطاقة التي فشل إقفالها سبب الخطوة التي توقفت، بكلمات تلك الخطوة نفسها. وبعض هذه الجمل من كلام المستورِد وهي تقنية، وبعضها يذكر مسار ملف. والأسباب المحتملة لكل منها مرتّبة من الأرجح إلى الأقل ترجيحًا.
| التسمية | الشريحة | الأسباب التي تتحقق منها | ما تفعله |
|---|---|---|---|
| «March 2026 is locked, and this close would change 1 figure reported for it. Nothing was written. Reopen the month to correct it, or record the difference in April 2026, then close again.» (شهر مارس 2026 مُقفل، وهذا الإقفال كان سيغيّر رقمًا واحدًا أُبلغ عنه له. لم يُكتب شيء. أعد فتح الشهر لتصحيحه، أو سجّل الفرق في أبريل 2026، ثم أقفل مجددًا.)، مع الأرقام و«تصحيح…» (وتنتهي الجملة بـ «Reopen the month to correct it, then close again.» حين لا يكون تسجيل الفرق متاحًا) | «لم يُقفل» | ملف جديد كان سيغيّر رقمًا في تلك الأشهر المُقفلة: ملف تصدير مصحَّح أو أُعيد استخراجه، أو تغيير في التعيين ينقل حسابًا إلى بند آخر من بنود القوائم. | إن كان ذلك مقصودًا، فانقر «تصحيح…» على البطاقة، واختر كيف يُبلَّغ عن التصحيح، وأضف ملاحظة، ثم اتبع الزر. وإن لم يكن، فانظر «إذا سرد الفحص المسبق أشهرًا مُقفلة». |
| جملة من الاستيراد لا تذكر أي شهر مُقفل، مثل جملة تقول إن ملف تصدير على الأساس النقدي | «لم يُقفل» | ملف تصدير على الأساس النقدي (يقرأ سطر استيراده «الأساس النقدي»)؛ أو ملف بعملة غير عملة الشركة؛ أو قائمة أرباح وخسائر بأعمدة ربع سنوية أو متعددة الأشهر أو منذ بداية السنة؛ أو ميزانية عمومية استُخرجت قبل انتهاء شهرها؛ أو ملف صار يحتوي تقريرًا مختلفًا عن التقرير الذي يتوقعه التعيين؛ أو مصنف تسويات تذكر ورقة محتوياته عدة أشهر ليس بينها أحدث شهر في القوائم. | صدّر التقرير مجددًا: على أساس الاستحقاق، وبعملة الشركة، وبعمود واحد لكل شهر، والميزانية العمومية بتاريخ نهاية شهر. أما المصنف، فاجعل تاريخ ورقة محتوياته ضمن شهر واحد. |
| «'<file name>' couldn’t be read (…). Export it again, or take it out of the company’s files, then close again.» (تعذّرت قراءة '<اسم الملف>' (…). صدّره مجددًا، أو أخرجه من ملفات الشركة، ثم أقفل مجددًا.)، مع «إزالة من الشركة» | «لن يُقفل» في الفحص المسبق؛ «لم يُقفل» في النتيجة | تتعذّر قراءة الملف المذكور: فهو تالف أو محمي بكلمة مرور، أو ليس مصنف Excel حقيقيًا، أو ملف CSV غير محفوظ بترميز UTF-8، أو تذكر أوراقه أساسين أو عملتين، أو تحتوي ورقة واحدة منه على أكثر من 4,000,000 خلية. | استبدل الملف بملف تصدير جديد، أو أخرجه عبر «إزالة من الشركة» على بطاقة النتيجة أو على صف الملف في ملفات الشركة. ويكتشف الفحص المسبق والإقفال الملفات التي تتعذّر قراءتها واحدًا تلو الآخر. |
| جملة للخطوة التي توقفت: الفحوصات، أو القوائم المالية، أو التسوية، أو تقرير المستثمرين | «مُقفل جزئيًا» | تعذّر بناء تلك الخطوة. التسوية: خلية في جدول تسوية لا تحتوي رقمًا. تقرير المستثمرين: لم يُرحَّل أي رقم من أرقام الأرصدة، مثلًا من ملف أُزيلت قيمه المحفوظة. وأيٌّ منها: مشكلة في الكتابة إلى مجلد الدفاتر، مثل امتلاء القرص، عندما تعرض البطاقة جملة النظام نفسه. | أصلح ما يمكنك إصلاحه وأجرِ الإقفال مجددًا؛ فالأشهر تُقفَل عندما يكتمل الإقفال. وإذا تكرر ذلك من دون أن يكون هناك ما يُصلَح، فتواصل مع الدعم. |
| تسمية قصيرة فقط: «apply failed» (تعذّر تطبيق التغييرات)، أو «ingest of ‹اسم الملف› failed» (فشلت قراءة ‹اسم الملف›)، أو «checks failed» (فشلت الفحوصات)، أو «statements failed» (فشلت القوائم)، أو «recon failed» (فشلت التسوية)، أو «investor file failed» (فشل ملف المستثمرين) | «لم يُقفل» في حالتَي «apply failed» و«ingest of ‹اسم الملف› failed»؛ و«مُقفل جزئيًا» في البقية | توقفت تلك الخطوة ولم تذكر سببًا خاصًا بها. «apply failed»: تعذّر ترحيل الأرقام. «ingest of ‹اسم الملف› failed»: تعذّرت قراءة ذلك الملف ولم يذكر القارئ أكثر من ذلك. «checks» و«statements» و«recon» و«investor file»: تعذّر تشغيل تلك الخطوة أو بناؤها. | أجرِ الإقفال مجددًا. وإذا توقف بالطريقة نفسها، فراسل الدعم مع ذكر التسمية والشركة وأسماء الملفات. |
إصلاح الملفات. أخرِج الملف المعيب عبر «إزالة من الشركة» في صفه ضمن ملفات الشركة، أو على البطاقة التي فشلت لملف لم يستطع الإقفال قراءته، وأضف نسخة سليمة. ويمكن إزالة أي ملف إلى أن يقرأه إقفال؛ وبعد ذلك لا يمكن إلا إزالة ملف وصل أو استُبدل منذ ذلك، أو ملف لا يقرؤه التعيين، أو ملف تعذّرت على Haruno قراءته، أو ملف رفضه Haruno. أما الملف الذي قرأه إقفال فيبقى، حتى لو لم يُقفل ذلك الإقفال أي شهر، وتُضاف النسخة الجديدة التي تحمل الاسم نفسه بجانبه باسم <الاسم> 2.xlsx وتُقرأ بعده. وتجد أسباب المشكلات المتعلقة بالمصنف في حين يوقف المصنف الإقفال، وما يُعدّ تغييرًا في شهر مُقفل في ما الذي يرفضه القفل، وكل رسائل الإقفال في استكشاف الأخطاء وإصلاحها.