ما يجب تصديره من QuickBooks Online

ما ترسله الشركة

يحتاج كل إقفال لشركة أُعدّت من ملفات إلى تقريرين من QuickBooks Online، هما الميزانية العمومية (Balance Sheet) والأرباح والخسائر (Profit and Loss)، على أساس الاستحقاق، مُصدَّرين إلى Excel بعمود لكل شهر. فالإقفال الذي لا يتوفر له إلا أحدهما لا يعرض سوى نصف مجموعة الحسابات، ولذلك لا يُنشئ Haruno مسودة التعيين من دونهما معًا (انظر الملفان اللذان تحتاج إليهما كل شركة). أما بقية الملفات فاختيارية، ويضيف كلٌّ منها فحصًا أو لوحة أو تقريرًا. وتحصل الشركة التي تأتي دفاترها من QuickBooks على أشهرها من «مزامنة» بدلًا من ذلك، ولا تقرأ من الملفات التي تضيفها إلا ملفات PDF لتقارير التسوية (انظر QuickBooks ودفاتر الشركة). ويقرأ Haruno لنظام Mac وHaruno لنظام Windows ملفات التصدير نفسها.

في نتيجة الاستيراد وعلى زر «اقرأه كـ» الخاص بكل ملف، يظهر الملف باسمه العربي الوارد في الجدول أعلاه، باستثناء فواتير Stripe («فواتير منصة الفوترة»)، وصفقات HubSpot («صفقات إدارة العلاقات»)، ومصنف التسويات وتقارير التسوية («التسوية»)، والموازنة («الميزانية»). انظر «اقرأه كـ».

ما تطلبه كل شهر

هذا طلب يمكنك إرساله إلى ماسك الدفاتر بعد أن تصبح دفاتر الشهر نهائية. تُصدَّر التقارير كلها إلى Excel، على أساس الاستحقاق في كل تقرير يتيح اختيار الأساس المحاسبي؛ أما تقرير التسوية فملف PDF.

• تقرير Balance Sheet بتاريخ آخر يوم من الشهر.
• تقرير Profit and Loss عن الشهر، مع الشهر في عمود مستقل.
• إن كنت تستخدمها: تقرير Statement of Cash Flows منذ بداية السنة حتى تاريخه، بأشهر كاملة تنتهي في نهاية الشهر؛ وتقارير Trial Balance وA/R Aging Detail وA/P Aging Summary أو Detail بتاريخ نهاية الشهر؛ وتقريرا Profit and Loss by Class وTransaction List by Vendor عن الشهر.
• إن كانت الشركة تحتفظ به: مصنف التسويات للشهر، مع ورقة محتويات مؤرخة في ذلك الشهر.
• إن كانت الشركة تسوّي في QuickBooks Online: تقرير التسوية لكل حساب مصرفي وحساب بطاقة ائتمان عن الشهر، بصيغة PDF.

إعدادات التصدير المهمة

ثمانية إعدادات تحدد ما إذا كان Haruno سيقرأ ملف تصدير QuickBooks كاملًا وبشكل صحيح، ويظهر أثر كلٍّ منها في الملف المُصدَّر نفسه، فالملف هو ما يجب أن يكون صحيحًا.

ولأن المسودة لا تكتشف القائمة المعدّة على الأساس النقدي، راجع نتيجة استيراد كل ملف قبل إنشاء المسودة، وتحقّق فيها من الفترة ومن «أساس الاستحقاق» ومن أي رمز عملة (انظر ما يخبرك به الاستيراد): فيمكن إزالة الملف الخاطئ حتى اعتماد التعيين الأول، بعد حذف أي مسودة غير معتمدة أولًا. وبعد ذلك تُوقف القائمةُ المعدّة على الأساس النقدي الإقفال، ويمكنك إزالتها من تبويب «الملفات» في صفحة الشركة بمجرد أن يصبح للشركة تقرير؛ وإلى ذلك الحين، راسل الدعم على info@inferara.com واذكر الشركة واسم الملف (انظر بعد اعتماد التعيين).

العملة

اضبط عملة التقارير في «تفاصيل الشركة» على العملة التي تُعرض بها تقارير QuickBooks الخاصة بالشركة، حتى لو كانت الشركة تستخدم ميزة تعدد العملات (multicurrency) في QuickBooks (انظر تفاصيل الشركة). لا يُحوَّل أي مبلغ: فتحويل القوائم المالية إلى عملة أخرى يحتاج إلى أسعار صرف وطريقة تحويل، وهذه قرارات يتخذها مكتبك. ولا يذكر ملف التصدير العادي أي عملة، فيُعدّ مُعبَّرًا عنه بعملة التقارير. وتُثبَّت العملة بعد الإقفال الأول.

Excel وليس CSV

صدّر كل تقارير QuickBooks إلى Excel. يكتب QuickBooks كل مجموع فرعي وكل بند محسوب (Gross Profit وNet Operating Income وNet Income، أي إجمالي الربح وصافي الدخل التشغيلي وصافي الدخل) في ملف Excel على هيئة صيغة، وتُؤخذ المجاميع الفرعية في المسودة من هذه الصيغ مباشرةً. أما ملف CSV فلا يحمل إلا القيم، فلا يستطيع Haruno التمييز بين بند محسوب وحساب. ويناسب تنسيق CSV ملفات التصدير التي تأتي بطبيعتها بهذا التنسيق، مثل فواتير Stripe وصفقات HubSpot. وإذا عدّلت ملف تصدير Excel، فاحفظه في Excel، لأن Haruno يقرأ القيم التي خزّنها Excel ولا يعيد حسابها أبدًا، وتؤدي صيغة كامنة وراء مبلغ حساب إلى رفض القائمة (انظر الأوراق المخفية والصيغ والقيم المُزالة).

أرقام الحسابات

يستطيع QuickBooks Online وضع رقم في بداية اسم كل حساب، مثل 1010 Checking، لكن الأرقام تبقى معطّلة ما لم يفعّلها أحد. فعّلها للشركة الجديدة إذا وافق من يمسك دفاترها، وذلك قبل المسودة الأولى، ثم لا تغيّر هذا الإعداد: فالتبديل لاحقًا يغيّر مسمّى كل حساب، فلا يعود التعيين يتعرّف على الحسابات. وتهم الأرقام في أربعة مواضع:

• النقد: إذا كانت الحسابات مرقّمة، تسرد المسودة كل حساب نقد برقمه الكامل، ولا يُعدّ نقدًا إلا الحسابات التي تبدأ برقم مدرج. وإن لم تكن مرقّمة، يُقرأ النقد من الحسابات الواقعة تحت بند في الميزانية العمومية يتضمن اسمه cash أو bank، ويطلب منك نموذج المراجعة تأكيدها.
• الحسابات المُعاد تسميتها: يحتفظ الحساب المرقّم ببنده في القوائم. أما الحساب غير المرقّم فيُعرف باسمه الكامل، فإذا أُعيدت تسميته وصل بوصفه حسابًا جديدًا.
• قائمة التدفقات النقدية: لا تُقرأ على أنها حسابات إلا الصفوف التي يبدأ مسمّاها برقم، ولذلك يحتاج إليها فحص الاقتراض.
• مصنف التسويات: يُطابَق كل تبويب مع حسابه الدفتري بالرقم الذي يبدأ به اسم التبويب.

انظر أيّ الحسابات تُعدّ نقدًا وتغيير التعيين.

الميزانية العمومية

أرّخ الميزانية العمومية بآخر يوم من الشهر الذي تُقفله: فالتقرير المُعدّ بتاريخ يوم أسبق، مثل 28 سبتمبر، لا يُستورد. يُظهر أول ملف تصدير لشركة جديدة عمودًا لكل نهاية شهر على امتداد الفترة التاريخية التي تريدها؛ وبعد ذلك يكفي عمود واحد بتاريخ نهاية الشهر.

1. في QuickBooks Online، افتح تقرير Balance Sheet القياسي، لا تقرير Balance Sheet Detail ولا نسخة مقسّمة حسب الفئة (class) أو الموقع (location).
2. اجعل التقرير ينتهي في آخر يوم من الشهر الذي تُقفله؛ ولشركة جديدة، ابدأه من أول شهر تريده.
3. اختر أساس الاستحقاق، واترك كل الصفوف موسّعة، ولا تُضف أعمدة مقارنة أو نسب مئوية.
4. صدّره إلى Excel مع الإبقاء على الرأس والتذييل.

الشكل المطلوب للملف

مقدار الفترة التاريخية التي ترسلها

يُقاس الاستهلاك النقدي ومدة السيولة والتحصيلات من نهاية شهر إلى نهاية الشهر التالي، لذا لا تعطي ميزانية عمومية بتاريخ واحد أيًّا منها حتى يصل شهر لاحق. وتمنح أربع نهايات أشهر متوسطَ الأشهر الثلاثة الذي تُحسب به مدة السيولة نافذتَه الكاملة. والشهر الذي تغطيه قائمة الأرباح والخسائر ولا تغطيه الميزانية العمومية يُبلَّغ عنه ولا يُقفل؛ وتحذّر المسودة منه تحت «يحتاج إلى انتباهك»، مع ذكر ملف التصدير الذي سيتضمنه. انظر النقد ومدة السيولة والتحصيلات.

قائمة الأرباح والخسائر

صدّر قائمة الأرباح والخسائر شهرًا بشهر حتى آخر شهر انتهى: للشركة الجديدة من أول شهر تريده في Haruno، وبعد ذلك الشهر المنتهي للتو، في عمود مستقل أيضًا.

1. في QuickBooks Online، افتح تقرير Profit and Loss القياسي، لا تقرير Profit and Loss Detail ولا نسخة مقسّمة حسب الفئة (class) أو العميل (customer) أو الموقع (location).
2. اضبط النطاق على أشهر كاملة، من أول يوم في الشهر الأول حتى آخر يوم في آخر شهر انتهى.
3. اعرض عمودًا لكل شهر، حتى لو كان شهرًا واحدًا، ليحمل عنوان كل عمود اسم شهره.
4. اختر أساس الاستحقاق، واترك كل الصفوف موسّعة، ولا تُضف أعمدة مقارنة أو أعمدة للفترة السابقة أو للنسب المئوية.
5. صدّره إلى Excel مع الإبقاء على الرأس والتذييل.

الشكل المطلوب للملف

عندما تُرفض قائمة الأرباح والخسائر

لا تُستورد قائمة الأرباح والخسائر إذا كانت أعمدتها ربع سنوية أو تغطي نطاقًا زمنيًا، أو كان فيها عمود واحد منذ بداية السنة، أو كانت تواريخ أعمدتها متباعدة بأكثر من شهر، أو كان فيها عمود واحد تحت عنوان يحدد نطاقًا من الأيام مثل September 1-30, 2026. وإذا كانت إلى جانبها قائمة أرباح وخسائر أخرى تستطيع المسودة قراءتها، فإنها تُدرج تحت «يحتاج إلى انتباهك» بالصيغة «‹الملف› was not imported: …» (لم يُستورد ‹الملف›: …)، مع سبب ينتهي بعبارة «…this importer will not guess which period the figures belong to» (لن تخمّن أداة الاستيراد هذه الفترةَ التي تنتمي إليها الأرقام) أو «…Re-export it one month per column.» (أعد تصديره بعمود لكل شهر). وإذا كانت هي قائمة الأرباح والخسائر الوحيدة، يبقى «أنشئ مسودة التعيين» غير متاح؛ وتذكر صفحة الإعداد في صف الملف السبب في معظم هذه الحالات، لكن لا في حالة عمود واحد تحت عنوان يحدد نطاقًا من الأيام. وفي الحالتين، صدّرها مجددًا بعمود لكل شهر. أما العمود الذي يغطي جزءًا من شهر فيُتخطّى مع تنبيه، بينما تُستورد الأشهر الأخرى: «the Profit and Loss column 'Sep 1-23 2026' covers only part of September 2026, so its figures are not imported — once the month has ended, export the report again through September 30 to include it» (عمود قائمة الأرباح والخسائر 'Sep 1-23 2026' لا يغطي إلا جزءًا من سبتمبر 2026، لذا لا تُستورد أرقامه — بعد انتهاء الشهر، صدّر التقرير مجددًا حتى 30 سبتمبر لتضمينه).

أما التخطيط الأقدم الذي يُغلق الأقسام بصف Total Income بدلًا من Total for Income، فقد يُستورد لكنه يُقرأ بشكل خاطئ، وتظهر تحت «راجِع وأكِّد» صفوف تقول إن قسمًا ما «is never closed by a total row» (لا يُغلقه صف إجمالي أبدًا). وإن حدث ذلك فلا تعتمد تلك المسودة: احذفها، وأزل الملف، وأضف ملف تصدير لتقرير Profit and Loss بصيغته الحالية في QuickBooks Online (انظر إذا أنشأت مسودة التعيين ولم تعتمدها). وتجد حالات الرفض الأخرى، ومنها ما يسمّي الخلايا المسببة للمشكلة، في الملفات التي يرفضها Haruno أو يتخطّاها.

تقارير QuickBooks الأخرى

تضيف سبعة تقارير أخرى من QuickBooks Online فحوصات أو لوحات أو جداول مساندة، ولا يُشترط أيٌّ منها. صدّر كلًّا منها إلى Excel بعنوانه وأعمدته القياسية في QuickBooks، على أن ينتهي في نهاية الشهر نفسها التي تنتهي فيها الميزانية العمومية، وراجع التقارير التي لا يقرؤها Haruno قبل أن تضيف تقريرًا مشابهًا. وتجد ما يختبره كل فحص في الملاحظات والفحوصات. وتقرير التسوية هو الاستثناء: فهو ملف PDF (انظر تقارير التسوية).

قائمة التدفقات النقدية

أرسلها عن الفترة منذ بداية السنة حتى تاريخه، في عمود واحد يغطي أشهرًا كاملة. وفقًا لـ ASC 230، تُعدّ متحصلات الاقتراض نشاطًا تمويليًا: فإذا صنّف QuickBooks حركة قرضٍ ضمن الأنشطة التشغيلية لأن نوع القرض مُعرَّف فيه بوصفه التزامًا متداولًا، يُصدر Haruno الملاحظة cash_flow_classification مع التدفق النقدي التشغيلي بعد التصحيح. ويُفحص أيضًا العمليات الحسابية الخاصة بها وصافي دخلها: cash_flow_section_does_not_foot وcash_flow_does_not_roll وcash_flow_disagrees_with_profit_and_loss. وتعطي القائمة أيضًا مدة سيولة محسوبة من التدفق النقدي التشغيلي (انظر الملاءة والاستمرارية).

• عمود واحد من الأرقام (أبقِ عمود الإجمالي وحده)، والفترة مذكورة في العنوان فقط، بأشهر كاملة: January - June, 2026 أو Jan-Mar 2026 أو September 2026 أو January 1-June 30, 2026. أما العنوان الذي يبدأ أو ينتهي في منتصف شهر، مثل January 1-September 23, 2026، فيُرفض: «…which is not whole months. Export it again from the first day of a month to the last day of a month.» (…وهذه ليست أشهرًا كاملة. صدّره مجددًا من اليوم الأول من شهر إلى اليوم الأخير من شهر.)
• صفوف تحت الأنشطة التشغيلية والاستثمارية والتمويلية، مع أرقام الحسابات في مسمّياتها حتى يتمكن فحص الاقتراض من اختبار كل حساب.

يقيس Haruno التدفق النقدي التشغيلي على امتداد الفترة الكاملة للقائمة التي تنتهي فترتها في أحدث تاريخ، ولذلك تعطي القائمة المعدّة منذ بداية السنة استهلاكًا نقديًا شهريًا أكثر استقرارًا مما يعطيه شهر واحد. وإذا انتهت قائمتان في اليوم نفسه، استخدم Haruno التي تبدأ لاحقًا، فلا ترسل معها قائمة لشهر واحد. والقائمة التي تغطي الفترة نفسها تحل محل السابقة؛ وإذا اختلفت أرقامها، فكل شهر مقفل داخل تلك الفترة يحتاج إلى إعادة الفتح. وتقول رسائل الرفض: «…presents 3 columns of cash flows; this reader handles the single-column form the platform exports» (…تعرض 3 أعمدة من التدفقات النقدية؛ وهذا القارئ يتعامل مع صيغة العمود الواحد التي تُصدّرها المنصة) أو «…states its period as '…', which does not read as a span …» (…تذكر فترتها على أنها '…'، وهذا لا يُقرأ على أنه نطاق زمني …). ولا تُظهر نتيجة استيرادها أي أساس محاسبي، لأن QuickBooks لا يذكره في تذييل هذا التقرير.

ميزان المراجعة

قد تُستخرج ميزانية عمومية متوازنة من دفتر أستاذ عام غير متوازن. ويغذّي ميزان المراجعة الفحوصات trial_balance_unbalanced وtrial_balance_account_unpresented وstatement_disagrees_with_trial_balance، ولكن إلى جانب الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر فقط: شغّل التقارير الثلاثة في الوقت نفسه حتى تتفق فيما بينها. وميزان المراجعة اللاحق للتاريخ نفسه يحل محل السابق.

• العنوان Trial Balance، مع تاريخ As of يقع في آخر يوم من الشهر. أما أي تاريخ آخر فيُستورد مع تنبيه، ولا يمكن إجراء المقارنات عليه.
• عمود Debit (مدين) واحد وعمود Credit (دائن) واحد، غير مقسّمين حسب الفئة أو الموقع، وصف TOTAL يساوي مجموع الصفوف التي فوقه حتى السنت.
• أساس الاستحقاق (يُرفض ميزان المراجعة المعدّ على الأساس النقدي)، وميزان مراجعة واحد في كل ورقة.
• أرسل قائمة الأرباح والخسائر من بداية السنة المالية: فحسابات الإيرادات والمصروفات لا تُقارَن إلا إذا كانت الدفاتر تضم كل أشهر السنة المالية حتى تاريخ ميزان المراجعة؛ وحتى ذلك الحين لا تُجرى تلك المقارنة، وعدم إجرائها لا يعني اجتيازها.

الأرباح والخسائر حسب الفئة

يقرأ Haruno فئات QuickBooks ‏(classes) على أنها أقسام لبطاقة «المصروفات التشغيلية حسب القسم»، التي لا تظهر إلا عندما يحدد Haruno المجموع الفرعي للمصروفات التشغيلية لدى الشركة (انظر المصروفات التشغيلية: الفئات والأقسام). ويُجري أيضًا الفحص class_total_disagrees، الذي يُطلقه عادةً تقرير فئات شُغّل قبل قيد تسوية متأخر، لذا صدّره مع قائمة الأرباح والخسائر بعد أن يصبح الشهر نهائيًا.

• شهر واحد في كل ملف، مع ذكر الشهر في العنوان، مثل March 2026. ويُرفض العنوان الذي يغطي عدة أشهر، وكذلك العنوان الذي لا يذكر إلا تاريخًا: «Re-export it with the month in the title ('March 2026')» (أعد تصديره مع ذكر الشهر في العنوان: 'March 2026').
• أبقِ عمود Total، فهو يُثبت أنه لم تُستبعد أي فئة بالتصفية، واذكر اسم كل فئة مرة واحدة. أما الإنفاق الذي لم يصنّفه أحد (Not Specified) فيبقى صفًا مستقلًا ولا يُوزَّع أبدًا.

تقرير A/R Aging Detail

بعد أن تحدد حساب الذمم المدينة في المراجعة («حساب الذمم المدينة»)، يطابق كل إقفال الفواتير المفتوحة في كشف الأعمار مع رصيد ذلك الحساب، ويُصدر الملاحظة aging_disagrees_with_balance إذا تجاوز الفرق بينهما حد الأهمية النسبية؛ ولا يخمّن Haruno الحساب أبدًا (انظر الذمم المدينة). أرسل تقرير Detail (فتقرير Summary لا يسرد أي فواتير ولا يُستخدم)، بتاريخ نهاية الشهر نفسها التي تحملها الميزانية العمومية، وبالأعمدة Date وCustomer وDue Date وAmount وOpen Balance. ولا يُقارَن كشف الأعمار المؤرخ في أي يوم آخر.

تقرير A/P Aging Summary أو Detail

بعد أن تحدد حساب الذمم الدائنة في المراجعة («حساب الذمم الدائنة»)، يطابق كل إقفال الأرصدة المفتوحة في كشف الأعمار مع رصيد ذلك الحساب، ويُصدر الملاحظة aging_disagrees_with_balance إذا تجاوز الفرق بينهما حد الأهمية النسبية؛ ولا يخمّن Haruno الحساب أبدًا (انظر الذمم المدينة، حيث يُعرض كشف أعمار الذمم المدينة بالطريقة نفسها). ويصلح أي من التقريرين، بتاريخ نهاية الشهر نفسها التي تحملها الميزانية العمومية: تقرير Detail بالأعمدة Date وVendor وDue Date وAmount وOpen Balance، وتقرير Summary بفترات أعماره المختومة بعمود Total. ولا يُقارَن كشف الأعمار المؤرخ في أي يوم آخر.

تقرير Transaction List by Vendor

يستخدم Haruno هذه التفاصيل على مستوى الفواتير، التي تقف وراء حسابات التكاليف، ليسأل عمّا إذا كانت نفقة كبيرة، مثل اشتراك سنوي أو قسط تأمين قُيّد مصروفًا عند سداده، قد اشترت فترة خدمة تتجاوز شهرها، وعمّا إذا كان ينبغي توزيع فاتورة كبيرة على الفترة التي تغطيها. هذه أسئلة وليست ملاحظات (انظر الأسئلة ليست ملاحظات). ويُجري أيضًا الفحص detail_disagrees_with_statement. أرسله عن أشهر كاملة مذكورة في العنوان، مثل January - June, 2026، وبالأعمدة Date وAccount وSplit وAmount.

تقرير Recurring Template List

قائمة QuickBooks بالمعاملات المتكررة. وتذكر المسودة عدد القوالب التي وجدتها، وأن «They are kept as schedules, and nothing on them is counted in the company's figures.» (تُحفظ جداول، ولا يُحتسب شيء منها في أرقام الشركة.) ولا يُحتفظ إلا بأحدث ملف تصدير. وتحتاج إلى العمودين Template Name وAmount.

تقارير التسوية

يعرض QuickBooks Online تسوية الحساب المصرفي أو حساب بطاقة الائتمان في تقرير Reconciliation Report تطبعه بصيغة PDF. ويقرؤه Haruno بوصفه تسوية الحساب للشهر الذي ينتهي فيه كشفه (انظر ما معنى «مُسوّى» في Haruno). أرسل ملف PDF واحدًا لكل حساب وكل كشف.

• يجب أن يعرض الحساب وتاريخ الكشف، كما في 1010 Checking, Period Ending 08/31/2026، ثم العنوان RECONCILIATION REPORT وقسم Summary.
• يحتوي ملف PDF نصًّا لا صور صفحات، وهو غير محمي بكلمة مرور، وحجمه لا يتجاوز 32 ميغابايت.
• يجب أن يكون الحساب في الدفاتر بالفعل عبر الميزانية العمومية، وأن تضم الدفاتر أرصدة لشهر الكشف؛ وإلا قال الإقفال «‹file› was not filed as a reconciliation: …» (لم يُحفظ ‹الملف› بوصفه تسوية: …) وقرأ التقرير حين يتحقق ذلك. وإذا وُجد مصنف تسويات يسوّي الحساب نفسه في الشهر نفسه فهو الذي يُحتفظ به.

التقارير التي لا يقرؤها Haruno

لا تضف هذه التقارير إلى ملفات الشركة. يعرض Haruno التقارير التي تشبه كشف الأعمار وتقرير الموردين «تم النسخ · غير مستخدم» ويذكر التقرير الذي يقرؤه بدلًا منها: «An A/R Aging Summary lists no invoices, so none of them can be checked. To have them checked, export the A/R Aging Detail from QuickBooks and add it.» (لا يسرد A/R Aging Summary أي فواتير، فلا يمكن فحص أي منها. ولفحصها، صدِّر A/R Aging Detail من QuickBooks وأضفه.)، أو «A Vendor Balance report is not read. What the company owes each supplier is read from QuickBooks’ A/P Aging Summary or A/P Aging Detail — export one of those and add it.» (لا يُقرأ تقرير Vendor Balance. يُقرأ ما تدين به الشركة لكل مورد من تقرير A/P Aging Summary أو A/P Aging Detail في QuickBooks — صدِّر أحدهما وأضفه.)، أو «Supplier activity is read only from QuickBooks’ Transaction List by Vendor. Export that report from QuickBooks and add it instead.» (يُقرأ نشاط الموردين من تقرير Transaction List by Vendor في QuickBooks وحده. صدِّر ذلك التقرير من QuickBooks وأضفه بدلًا منه.) ويظهر بالطريقة نفسها، مع السبب، تقرير يقرؤه Haruno لكنه يجده بلا عمود يحتاج إليه أو بلا تاريخ تشغيله. ويتجاوز الإقفال هذه الملفات. وتُرفض القوائم المقسّمة بسبب أعمدتها، لكن Haruno قد يقرأ قوائم Detail على أنها القوائم القياسية نفسها.

مصادر من خارج QuickBooks

تضيف ستة مصادر من خارج QuickBooks ما لا يسجله دفتر الأستاذ العام. ويتعرّف Haruno على كلٍّ منها من تخطيطه، ولذلك فالتخطيط الموضّح أدناه هو ما يهم.

مصنف التسويات

هو المصنف الذي يحتفظ به مكتبك لدعم حسابات الميزانية العمومية: ورقة محتويات باسم TOC مؤرخة في الشهر الذي يُسوّيه، وتبويب لكل حساب يبدأ اسمه برقم الحساب، مثل 1410 Prepaid Services. ويسمّيه Haruno «التسوية». أضف مصنف كل شهر؛ وتجد تخطيطه في مصنف التسويات. ومن دونه، ومن دون تقارير تسوية، يكتمل الإقفال مع ذلك، لكن لا يُطابَق أي حساب مع جدول تسوية (انظر الشركات التي ليس لديها مصنف).

الموازنة

تُتيح الموازنة لوحة الموازنة مقابل الفعلي. وتجاوز الموازنة لا يُصدر ملاحظة أبدًا (انظر الموازنة مقابل الفعلي).

• خلية نصها Category بالضبط أعلى عمود الفئات، في أول ورقة ظاهرة تحتوي على مثل هذه الخلية.
• الأشهر على امتداد الصف نفسه، بوصفها تواريخ Excel حقيقية أو نصًا بالصيغة 2026-01-31. أما الشهر المكتوب بالصيغة Jan 2026 فلا يُقرأ.
• كل فئة مسمّاة تمامًا كبند قائمة الأرباح والخسائر الذي تُعدّ له الموازنة. والفئة التي لا يقابلها بند كهذا تُصدر الملاحظة budget_line_unmatched.

المدخلات التشغيلية

عدد الموظفين والعملاء الجدد والعقود المُبرمة شهرًا بشهر، لأرقام عدد الموظفين ولتكلفة اكتساب العميل (انظر عدد الموظفين واكتساب العملاء). استخدم تخطيط الموازنة مع خلية نصها Metric بدلًا من Category. ويمكن أن تجتمع الموازنة والمدخلات التشغيلية وورقة الإيراد حسب العميل في مصنف واحد. الصفوف التي يتعرّف عليها Haruno:

• لعدد الموظفين: Headcount أو Employees أو Staff أو FTE أو FTEs أو Full-time equivalents.
• للعملاء الجدد: New customers أو New clients أو New logos أو New accounts أو Customer adds.
• للعقود المُبرمة: Bookings أو New bookings أو Closed won. أما الصفوف الأخرى فتحتفظ بمسمّياتها كما هي.

الإيراد حسب العميل

الإيرادات المعترف بها فعلًا، حسب العميل والشهر، لحساب MRR وARR ومعدل توقف العملاء (انظر الإيرادات المتكررة).

• بتخطيط عريض، فيه خلية زاوية نصها Customer والأشهر على امتداد الصف؛ أو بتخطيط طويل، فيه أعمدة للعميل (customer) والشهر (month) والمبلغ (amount)، ويصلح revenue أو recognized revenue أيضًا عنوانًا لعمود المبلغ.
• الأشهر بالصيغة 2026-01-31 أو 2026-01 أو January 2026. وتُرفض الصيغة Jan وحدها والصيغة Jan-26.
• لا صف ولا عمود Total، ورقم واحد لكل عميل في كل شهر. والخلية الفارغة تعني عدم وجود رقم، لا صفرًا.

فواتير Stripe

يعطي ملف تصدير الفواتير من Stripe قيم MRR وARR ومعدل توقف العملاء من الفواتير الصادرة (أي الإيراد المفوتر، لا النقد المحصّل)، ويقسم حركة الإيرادات المؤجلة إلى إضافات واعتراف (انظر الإيرادات المتكررة وجدول حركة الإيرادات المؤجلة).

• ملف CSV للفواتير من Stripe Dashboard. وتذكر رسالة Haruno نفسها المسار Billing → Invoices → Export؛ وقد تتغير قوائم Stripe.
• الأعمدة id وdate (utc) وcustomer وcurrency وtotal، بأحرف كبيرة أو صغيرة. وأبقِ العمودين period start وperiod end، وأضف العمود Subscription: فلا تُعدّ الفاتورة متكررة إلا إذا كان لها اشتراك وفترة خدمة؛ وأي فاتورة مؤرخة أخرى تُعدّ إيرادًا لمرة واحدة في شهرها، ولا تدخل في أي رقم للإيراد الشهري المتكرر. وإذا لم يوجد عمود Subscription إطلاقًا، لا يظهر إيراد شهري متكرر في الأشهر التي تمسّها فواتيره المؤرخة، ويطلب السبب تصدير الملف مجددًا مع هذا العمود.
• المبالغ صافية من الضريبة: يستخدم Haruno إجمالي الفاتورة بعد خصم الضريبة إن وُجد له عمود في ملف التصدير، وإلا فالإجمالي (Total) مطروحًا منه الضريبة (Tax). والضريبة أو المبلغ الصافي الفارغ أو غير المقروء في فاتورة مفتوحة أو مدفوعة يجعل الإقفال يرفض الملف كله، لذا أدخل 0 لفاتورة بلا ضريبة: «…a blank is unknown, not zero. Nothing was written.» (الخانة الفارغة تعني مجهولًا لا صفرًا. لم يُكتب شيء.) وتقول ملاحظة المسودة عن الملف ذلك مسبقًا. والفواتير بحالة draft (مسودة) وvoid (ملغاة) وuncollectible (غير قابلة للتحصيل) لا تُحتسب في أي رقم. وملف التصدير الذي يخلو من العمودين، فلا إجمالي بعد خصم الضريبة فيه ولا Tax، يُقرأ بإجمالي Total الخاص به.
• التواريخ بالصيغة 2026-03-01 أو 2026-03-01 12:34. ولا يُستورد أي صف يحمل تاريخًا بصيغة أخرى. وفي فاتورة مفتوحة أو مدفوعة، تؤدي فترة خدمة ينقصها أحد تاريخيها، أو نهاية تسبق بدايتها، أو تاريخ لا يمكن قراءته، إلى رفض الملف كله.
• عملة التقارير فقط. ففاتورة واحدة بعملة أخرى تجعل Haruno يرفض الملف بأكمله.

صفقات HubSpot

يعطي ملف تصدير الصفقات من HubSpot ‏(CRM → Deals → Export، كما تسمّيه رسالة Haruno) العقود المُبرمة وعدد العملاء الجدد. والصفقات ليست إيرادات، فلا شيء فيه يغيّر أي قائمة مالية. ويحتاج إلى الأعمدة Record ID وDeal stage وClose date وAmount؛ والصفقة الرابحة تكون مرحلتها Closed won. وإذا ذكر مصنف تحتفظ به أيضًا عدد العملاء الجدد لشهر ما، فإن أي فرق بينهما يُصدر الملاحظة operating_count_disagrees.

أرسل عند إعداد الشركة ملفات تصدير Stripe وHubSpot التي تغطي كل الفترة التاريخية التي تريدها: فأي تحديث لاحق لا يُقرأ إلا بوصفه نسخة مرقّمة من الملف الذي أُنشئت منه مسودة التعيين (انظر ملفات تصدير الفوترة وإدارة علاقات العملاء بعد الإعداد).

حزمتك المالية الخاصة

الحزمة المالية الشهرية التي يحتفظ بها مكتبك في Excel، وفيها خلية نصها Data to Import ونطاق للتعيين تتصدره خلية ينتهي نصها بـ MAPPING، تُقرأ بوصفها «حزمة التقارير» بدلًا من ملفات تصدير QuickBooks العادية، ويُؤخذ تعيينها ومجاميعها الفرعية من صيغها هي. ويُجرى إعداد الشركة من أحد المصدرين فقط: فالمسودة ترفض الجمع بينهما.

المصنفات التي تحتفظ بها

أبقِ أسماء الأوراق كما هي كل شهر. يعثر Haruno على كل جزء من المصنف باسم الورقة الذي أُنشئت منه مسودة التعيين، ولذلك لا تُقرأ الموازنة المعدّلة إلا إذا احتفظت بذلك الاسم، وحتى عندئذ تُقرأ إلى جانب السابقة لا بدلًا منها: فإذا ذكرت كلتاهما الشهر نفسه، فيُعتدّ بالملف الذي يُقرأ لاحقًا، وتُقرأ النسخة المرقّمة بعد الملف الذي نُسخت منه. والمصنف الذي تُلصق فيه القوائم المالية يجب أيضًا أن تتفق أوراقه على الأساس المحاسبي والعملة، وإلا فلن يُقرأ إطلاقًا. ولا تُستورد الأوراق المخفية أبدًا (انظر الأوراق المخفية والصيغ والقيم المُزالة).

ملفات التصدير الأولى لشركة جديدة

أرسل ملف تصدير واحدًا لكل قائمة يغطي كل الفترة التاريخية التي تريدها، إضافةً إلى كل ملف اختياري ستستخدمه، على أن تنتهي جميعها في نهاية الشهر نفسها. وابدأ من شهر أصبحت دفاتره نهائية: فالإقفال الأول يضع قفلًا على كل شهر تُبلغ عنه ملفات التصدير بميزانية عمومية، متى انتهى ذلك الشهر (انظر قفل الإقفال). وأرسل الملفات الاختيارية الآن، لأن نوع الملف الذي لم تُنشأ منه مسودة التعيين لا يُقرأ حتى تُنشئ مسودة جديدة، وهذا يستبدل الإجابات التي سجّلتها (انظر ملف أُضيف بعد إنشاء مسودة التعيين).

1. حدّد عملة التقارير ونهاية السنة المالية للشركة في «تفاصيل الشركة».

   يطلب Haruno الاثنين قبل أن تعتمد التعيين (انظر تفاصيل الشركة). ولا يتغير شيء فيما تصدّره إذا كانت السنة المالية للشركة لا تتطابق مع السنة الميلادية.

2. فعّل أرقام الحسابات في QuickBooks إذا وافق من يمسك الدفاتر.
3. صدّر قائمة الأرباح والخسائر شهرًا بشهر والميزانية العمومية بنهاية كل شهر، من أول شهر تريده حتى آخر شهر انتهى.
4. صدّر التقارير الاختيارية للفترة نفسها: قائمة التدفقات النقدية للفترة كاملة، وميزان المراجعة وتقرير A/R Aging Detail وتقرير A/P Aging Summary أو Detail بتاريخ آخر نهاية شهر، وتقرير Transaction List by Vendor للفترة، وتقرير Profit and Loss by Class واحدًا لكل شهر.
5. أضف الملفات إلى الشركة، ثم أنشئ مسودة التعيين.

   في صفحة الإعداد، استخدم «رفع ملفات» أو «فتح مجلد»، أو أفلت الملفات على الصفحة (انظر إضافة بيانات)، ثم أنشئ مسودة التعيين.

يُسمح بملفَّي أرباح وخسائر، مثل ملف السنة الماضية وملف هذه السنة: فتستخدم المسودة الملف الذي يمتد إلى أحدث شهر وتذكر ملاحظة أيهما استبعدت، ويقرأ الإقفال الملفين كليهما. ومع ذلك يظل تقرير واحد للنطاق كله أبسط. وتجد خطوات الإقفال الأول كاملةً في إقفالك الأول.

كل شهر

في كل شهر، بعد أن تصبح دفاتره نهائية، صدّر الشهر المنتهي للتو، وأضف الملفات إلى الشركة، ثم أقفل الشهر. ولا يُقرأ نوع جديد من الملفات إلا بعد إنشاء مسودة جديدة للتعيين (انظر ملف أُضيف بعد إنشاء مسودة التعيين).

1. انتظر حتى ينتهي الشهر وتصبح دفاتره نهائية في QuickBooks: أي بعد إتمام التسويات المصرفية وترحيل قيود التسوية. ويقرأ Haruno تاريخ التشغيل الذي يطبعه QuickBooks في كل تذييل، أما الشهر الذي أُعدّ ملف تصديره في آخر يوم منه أو قبله فيُبلَّغ عنه ولا يُقفل؛ ويذكر الإقفال ذلك، ويضع عليه قفلًا في أول إقفال يلي إعادة تصديره.
2. صدّر التقارير الواردة في «ما تطلبه كل شهر» أعلاه.
3. يمكنك، إن شئت، إعادة تسمية كل ملف Excel باسم تقريره وشهره، مثل Acme Profit and Loss 2026-09.xlsx. ولا تُعِد تسمية ملفات CSV.
4. افتح صفحة الشركة من «المحفظة» وأضف الملفات.

   اختر «الدفاتر ▸ استيراد ملفات التصدير…»، وحدّد الملفات في نافذة «رفع ملفات الشركة»، ثم انقر «إضافة ملفات». تقبل النافذة ملفات لا مجلدات؛ ويقبل تبويب «الملفات» في صفحة الشركة أيضًا مجلدًا أو ما تسحبه وتُسقطه فيه (انظر إضافة الملفات بعد وجود التعيين). وليس في Haruno لنظام Windows قائمة «الدفاتر»: أضف الملفات في تبويب «الملفات» في صفحة الشركة.

5. اقرأ النتائج.

   تعرض نافذة «أُضيفت البيانات إلى» كل ملف والنوع الذي قرأه Haruno به. تحقّق من الفترة والأساس المحاسبي، ثم انقر «تم». ويعرض Haruno لنظام Windows القائمة نفسها تحت «نتائج الاستيراد».

6. أقفل الشهر.

   يعرض الفحص المسبق الملفات التي وصلت منذ الإقفال الأخير ويذكر الأشهر المقفلة، دون أن يوقف ذلك شيئًا: فلا يرفض الإقفال إلا ملفًا سيغيّر رقمًا في أحدها. انظر إقفال الشهر التالي.

اسم الملف نفسه مرتين

يعطي QuickBooks عادةً كل ملف تصدير للتقرير نفسه اسم الملف نفسه. ولا يستبدل Haruno أي ملف أبدًا: بل يحفظ الملف الجديد بجانب القديم مع إضافة رقم إلى اسمه (… Profit and Loss 2.xlsx)، ويقرأ كل إقفال الملفين كليهما. وفي ملفَّي تصدير لقائمة واحدة، تُحتسب في الشهر الذي يضمه الملفان أرقامُ التصدير الذي شغّله QuickBooks أخيرًا: فيقرأ Haruno وقت التشغيل في تذييل كل ملف، ولذلك لا يحسم اسم الملف الأمر. وإذا خلا أحد ملفات تصدير تلك القائمة من وقت التشغيل، تُقرأ النسخة بعد الأصل وتُحتسب أرقامها. وتُقرأ النسخة التي يرقّمها متصفحك، مثل … (1).xlsx، بعد الملف الذي نُسخت منه، كنسخ التطبيق نفسه. وإعادة تسمية ملفات تصدير Excel بحسب شهرها تميّز بينها في ملفات الشركة وفي الفحص المسبق؛ فـ Haruno يتعرّف على التقرير من محتوى الملف، ولذلك لا يغيّر الاسم شيئًا مما يقرؤه.

الفترات المتداخلة

صدّر كل شهر مرة واحدة. وتكرار شهر لم تتغير أرقامه لا يضر. أما إذا اختلفت أرقام الشهر المكرر:

• شهر مقفل: يرفض الإقفال التغيير ويتيح «تصحيح…»: سجّل الفرق في شهر لاحق، أو أعد فتح الشهر مع ذكر السبب. وبعد إعادة الفتح، يسجّل الإقفال التالي كل رقم تغيّر بوصفه إعادة بيان.
• شهر لم يُقفل بعد: يُقرأ الملفان كلاهما في كل إقفال، وفي الشهر الذي يضمه الملفان يُعتدّ بالتصدير الذي شغّله QuickBooks لاحقًا (راجع قسم «اسم الملف نفسه مرتين»). ويمكن إزالة الملف الذي أضفته بالخطأ إلى أن يقرأه إقفال (راجع قسم «إزالة ملف»).

الحساب الذي يُسقطه QuickBooks من تقرير شهر ما لعدم وجود حركة عليه يُقرأ صفرًا، وهذا لا يُعدّ أبدًا تغييرًا في شهر مقفل. انظر إعادة فتح شهر وإعادة البيان.

ملفات تصدير الفوترة وإدارة علاقات العملاء بعد الإعداد

يحتفظ التعيين باسم ملف CSV الذي أُنشئت منه مسودته. وأي ملف تصدير لاحق من Stripe أو HubSpot يُحفظ نسخةً مرقّمة من ذلك الملف (… 2.csv، وهو الاسم الذي يمنحه Haruno له عندما يكون الاسم مستخدمًا) يُقرأ بعد الأصل، وتحلّ فواتيره أو صفقاته محل الفواتير أو الصفقات السابقة التي تحمل المعرّف نفسه. أما الملف الذي يحمل أي اسم آخر فلا يُقرأ: تذكر نتيجة الاستيراد «تم النسخ · ليس ضمن التعيين»، وتذكره نتيجة الإقفال: «No spec section claims invoices.csv; it was left where it is.» (لا يوجد في المواصفة (spec)، أي التعيين، قسم يخص invoices.csv؛ وقد تُرك الملف في مكانه).

حسابات جديدة في QuickBooks

الحساب الذي يُضاف في QuickBooks بعد اعتمادك للتعيين، أو الحساب غير المرقّم الذي تُعاد تسميته هناك، يصل دون بند في القوائم، فيُبلغ Haruno عن unmapped_active_account. ويوجّه «معالجة…» في تلك الملاحظة الحساب إلى بند في القوائم؛ كما أن إنشاء مسودة جديدة للتعيين بأكمله يضعه أيضًا لكنه يستبدل الإجابات التي سجّلتها. وتجد الخطوات وحدودها في ظهور حساب جديد في QuickBooks.