إضافة الملفات إلى شركة

أضف الملفات إلى الشركة

تضيف ملفات الشركة من صفحة الإعداد الخاصة بها، في منطقة «إضافة بيانات». يقبل Haruno مصنّفات Excel (.xlsx) وملفات CSV وملفات PDF، فينسخ كل ملف إلى مجلد الشركة الخاص داخل دفاترك ويقرؤه فورًا. ولا تُنقل ملفاتك الأصلية ولا تُعدَّل أبدًا. وفي Haruno لنظام Windows منطقة «إضافة بيانات» نفسها؛ راجع أوجه اختلاف تطبيق Windows. أما الشركة التي تأتي دفاترها من QuickBooks («إضافة شركة» ▸ «من QuickBooks») فتُقفل من أشهرها المُزامَنة وملفات PDF لتقارير التسوية فقط؛ راجع QuickBooks ودفاتر الشركة.

1. افتح «المحفظة» (⌘1) وانقر بطاقة الشركة. أما الشركة التي أضفتها للتو فتُفتح على صفحة الإعداد من تلقاء نفسها.

   لإضافة شركة أولًا، راجع الشركات.

2. اسحب ملفات أو مجلدًا وأفلتها على منطقة «إضافة بيانات»، أو اختر «رفع ملفات» أو «فتح مجلد».

   عند اختيار «رفع ملفات»، حدّد الملفات ثم اختر «إضافة ملفات».

3. انتظر ريثما ينسخ Haruno الملفات ويقرؤها. لا يجري إلا استيراد واحد في كل مرة لكل شركة، وتُتجاهَل الملفات التي تُفلتها أثناء جريان استيراد آخر.
4. اقرأ نافذة «أُضيفت البيانات إلى» قبل أن تُنشئ مسودة التعيين.

   يشرح قسم ما يخبرك به الاستيراد كل سطر فيها.

بعد إنشاء مسودة التعيين، أضف الملفات من قائمة «الدفاتر» بدلًا من ذلك (راجع إضافة الملفات بعد وجود التعيين).

ما يقبله Haruno

لا يُضاف إلا ملفات .xlsx و.csv و.pdf، سواء كُتب امتدادها بأحرف كبيرة أو صغيرة. أما أي نوع آخر من الملفات فيظهر مع الرسالة «ليس ملف Excel (.xlsx) أو CSV أو PDF.»، أو يُكتفى بعدّه إن كان داخل مجلد: «تم استبعاد 3 ملفات أخرى. يضيف Haruno ملفات Excel (.xlsx) وCSV وPDF فقط.» ويُتخطّى الاسم المستعار أو الرابط الرمزي مع الرسالة «تم تخطي رابط. اختر الملف أو المجلد الأصلي لتضمينه.»، وتُتخطّى كذلك حِزم التطبيقات والمستندات.

لا يُقرأ ملف PDF إلا إذا كان تقرير تسوية من QuickBooks (راجع تقارير التسوية): بحجم لا يتجاوز 32 ميغابايت، ويحتوي نصًّا لا صور صفحات، وغير محمي بكلمة مرور. وأي ملف PDF آخر يُنسخ ولا يُقرأ؛ ويعرض Haruno لنظام Mac «تم النسخ · غير مستخدم» مع السبب. ويضيف Haruno لنظام Windows أيضًا ميزان مراجعة 弥生会計 Next، وهو ملف ZIP (.zip) بحجم يصل إلى 64 ميغابايت تختاره بمفرده عبر «رفع ملفات»؛ ولا يُضاف ملف ZIP يوجد داخل مجلد. اترك الملف كما كتبه 弥生会計، لأن الملف الذي يخلو من سطر 処理日時 الذي يبيّن وقت إنشائه يُستبعد. وتُبلغ الشركة التي تُقفل منه بعملة JPY. ولا يستطيع Haruno لنظام Mac إضافة ملف ZIP.

تنسخ إضافة المجلد ما يحتويه في تلك اللحظة، بما في ذلك مجلداته الفرعية؛ ولا يراقب Haruno المجلد بعد ذلك. ويذهب كل ملف Excel وCSV وPDF فيه إلى هذه الشركة وحدها، فاختر مجلدًا لا يضم إلا ملفات هذه الشركة. وتُنشأ المسودة من ملف تصدير واحد لكل قائمة مالية، لذا صدِّر السجل السابق للشركة كاملًا في تقرير واحد بعمود لكل شهر، لا في ملف لكل شهر (وإذا وُجد ملفا تصدير للقائمة نفسها، تستخدم المسودة الملف الذي يمتد إلى أحدث شهر، وإذا انتهى الملفان في الشهر نفسه فالملف الأحدث تصديرًا)؛ راجع ملفات التصدير الأولى لشركة جديدة.

الملفان اللذان تحتاج إليهما كل شركة

تحتاج كل شركة تُعدّ من ملفات إلى ملف تصدير للميزانية العمومية وآخر لقائمة الأرباح والخسائر قبل أن تتمكن من إنشاء مسودة تعيينها، لأن إقفال الشهر يتطلب كليهما. وبمجرد أن يتعرّف Haruno على ملف واحد على الأقل من ملفات الشركة، يبقى «أنشئ مسودة التعيين» غير متاح إلى أن تشمل الملفات كلتا القائمتين، وتذكر صفحة الإعداد ما ينقص:

• لا يوجد بين هذه الملفات ميزانية عمومية. إقفال الشهر يتطلب ميزانية عمومية، لذا أضف ملف الميزانية العمومية المُصدَّر للشركة قبل إنشاء مسودة التعيين.
• لا يوجد بين هذه الملفات قائمة أرباح وخسائر. إقفال الشهر يتطلب قائمة أرباح وخسائر، لذا أضف ملف الأرباح والخسائر المُصدَّر للشركة قبل إنشاء مسودة التعيين.
• لا يوجد بين هذه الملفات ميزانية عمومية ولا قائمة أرباح وخسائر. إقفال الشهر يتطلب كليهما، لذا أضف هذين الملفين المُصدَّرين قبل إنشاء مسودة التعيين.

لا يُحتسب الملف إلا إذا استطاع Haruno قراءته بوصفه تلك القائمة: فقائمة الأرباح والخسائر ذات الأعمدة الربع سنوية تُظهر «تلقائي (القوائم المالية)» تحت «اقرأه كـ»، لا «تلقائي (الأرباح والخسائر)»، والملف الذي تعذّر على Haruno فتحه لا يُحتسب إطلاقًا. وإذا لم يتعرّف Haruno على أي من الملفات، يبقى «أنشئ مسودة التعيين» متاحًا، لكن إنشاء المسودة يُرفض بجملة تبدأ بالعبارة «none of these workbooks reads as a statement export»، أي «لا يُقرأ أيٌّ من هذه المصنّفات بوصفه ملف تصدير لقائمة مالية» (راجع حين لا يتوفر «أنشئ مسودة التعيين»).

كل ما عدا ذلك اختياري؛ راجع ما ترسله الشركة وإعدادات التصدير المهمة.

أين تُحفظ النُّسخ

تُحفظ النسخ في مجلد ملفات التصدير الخاص بالشركة داخل دفاترك (راجع أين تُحفظ الدفاتر). ولا يغيّر تعديلُ ملفك الأصلي بعد إضافته أي شيء في Haruno: فلاستخدام النسخة المعدّلة، أضفها مجددًا، فتُحفظ بجوار النسخة السابقة مع إضافة رقم إلى اسمها. ويمكنك إزالة نسخة إلى أن يقرأها إقفال؛ وبعد ذلك تبقى، ويقرأ كل إقفال النسخة بعد الأصل، فتُحتسب أرقامها. وتجري إضافة الملفات على جهاز Mac الخاص بك: فهي لا ترسل شيئًا، ولا تكتب شيئًا في QuickBooks، ولا تستهلك شيئًا من حصة الاستخدام.

كيف يقرأ Haruno الملف

يقرأ Haruno القيم التي يعرضها الملف كما حُفظ آخر مرة، ويتعرّف على نوع الملف من محتواه: تقرير QuickBooks Online من كتلة العنوان في أعلاه، وملف التصدير من Stripe أو HubSpot من عناوين أعمدته، والمصنّف الذي يحتفظ به مكتبك من كلمات دالّة في خلاياه، وملف PDF لتقرير تسوية من QuickBooks من عنوانه و«Summary» (الملخص). ولا يعيد حساب أي صيغة أبدًا، ولا يعتمد على المسافات البادئة أو الخط العريض أو أنواع الخطوط، ولا يخمّن أبدًا الفترة التي ينتمي إليها رقم ما.

الملفات الأخرى التي يقرؤها Haruno موصوفة في تقارير QuickBooks الأخرى ومصادر من خارج QuickBooks. ولا يطالب ميزان المراجعة إلا بورقته هو، لذا إذا ضمّ مصنّف واحد أوراق Trial Balance وBalance Sheet وProfit and Loss، قُرئت بوصفها القوائم الثلاث جميعًا.

كتلة العنوان تحدّد نوع التقرير

يقرأ Haruno نوع التقرير من عنوانه، بصرف النظر عن الأحرف الكبيرة والصغيرة:

لا يتعرّف Haruno على العناوين Profit & Loss وP&L وStatement of Financial Position. ويُرفض التقرير المقسَّم بحسب شيء غير الزمن، مثل Balance Sheet by Location (أما by Month وby Quarter فليسا تقسيمًا)؛ وتقرير Profit and Loss by Class (الأرباح والخسائر حسب الفئة) هو التقرير المقسَّم الوحيد الذي يقرؤه Haruno.

كل رقم ينتمي إلى نهاية شهر

يسجّل Haruno كل رقم مقابل نهاية شهر؛ فليس في دفتر الأستاذ لديه أسابيع ولا أرباع سنة. لذا يجب أن تحتوي قائمة الأرباح والخسائر على عمود لكل شهر: فعمود الربع سيُسجَّل على أنه نشاط شهره الأخير. وعناوين الأعمدة هي التي تحدّد الفترة:

• تُقرأ أسماء الأشهر بالإنجليزية، ويمكن أن تبدأ الأعمدة بالشهر الأحدث. ولا حاجة إلى عمود Total (الإجمالي)، ويُقرأ عنوان الشهر الموجود في صف مستقل فوق عمودي Total و% of Income (النسبة من الإيرادات).
• الميزانية العمومية ذات العمود الواحد، الذي يحمل العنوان Total، تُسجَّل في التاريخ الوارد في عنوانها، مثل As of June 30, 2026، ويجب أن يكون هذا التاريخ آخر يوم في شهر. وتُقبل قائمة الأرباح والخسائر ذات العمود الواحد إذا ذكر عنوانها شهرًا واحدًا، مثل September 2026، وتُرفض إذا كان عنوانها نطاقًا من الأيام مثل September 1-30, 2026.
• الشهر الذي لا عمود له يُعدّ غائبًا، والخلية الفارغة ليست صفرًا. أما الحساب الذي لا حركة عليه ويُسقطه QuickBooks من التقرير فيُحتسب صفرًا لذلك الشهر.

الحسابات والأقسام والمجاميع الفرعية

يميّز Haruno الحسابات من المجاميع الفرعية بالطريقة نفسها التي تقرأ بها أنت تقرير QuickBooks:

• العنوان الذي يُغلقه صف لاحق يبدأ بـ Total for متبوعًا بالعنوان نفسه يُعدّ قسمًا.
• الصف الذي يحتوي على رقم واحد على الأقل مكتوب مباشرةً في عمود شهر يُعدّ حسابًا. والعنوان الذي يبدأ برقم من ثلاث خانات أو أكثر، مثل 1010 Checking، يُعدّ حسابًا مرقّمًا.
• الصف الذي تكون كل أرقامه صيغًا، مثل Gross Profit (مجمل الربح) أو Net Income (صافي الدخل)، يمثّل العمليات الحسابية الخاصة بالقائمة نفسها، وليس حسابًا. وفي قائمة الأرباح والخسائر لا يُقرأ بهذه الطريقة إلا Gross Profit وNet Operating Income (صافي الدخل التشغيلي) وNet Other Income (صافي الإيرادات الأخرى) وNet Income؛ أما أي صف آخر كل أرقامه صيغ فتُرفض به القائمة.
• الحساب الرئيسي الذي له أرقام خاصة به وصف Total for خاص به يُقرأ قسمًا وحسابًا في آن واحد، فتُحتسب القيود المرحّلة إليه مباشرةً.

يُعرف الحساب غير المرقّم بمساره الكامل في QuickBooks، كما في Job Expenses:Job Materials:Plants and Soil، مع إسقاط عناوين الأنواع الثابتة في QuickBooks مثل Current Assets (الأصول المتداولة)، لذا فإن الحساب غير المرقّم الذي تُعاد تسميته يصل بوصفه حسابًا جديدًا (راجع أرقام الحسابات). ولا يميّز Haruno بعدُ بين حسابين غير مرقّمين يحملان الاسم نفسه إذا كان أحدهما في الميزانية العمومية والآخر في قائمة الأرباح والخسائر.

الأساس المحاسبي والعملة

يقرأ Haruno الأساس المحاسبي من التذييل الذي يطبعه QuickBooks أسفل التقرير (Accrual Basis متبوعًا بوقت التصدير)، ويُظهر «أساس الاستحقاق» أو «الأساس النقدي» في نتيجة الاستيراد. ولا يذكر تذييل قائمة التدفقات النقدية أي أساس، ولا يحمل الملف الذي لا تذييل له، مثل المصنّف الذي يحتفظ به مكتبك، أي أساس كذلك؛ ويُقبل كلاهما. ويرفض الإقفال الميزانية العمومية أو قائمة الأرباح والخسائر المُعدّة على الأساس النقدي، لكن إنشاء المسودة لا يتحقق من أساسهما حاليًا (راجع إعدادات التصدير المهمة).

لا يُعلن الملف عن عملة إلا في كتلة العنوان: رمز ISO في عبارة مثل Amounts in EUR أو (EUR)، أو رمز عملة لا لبس فيه مثل € أو £، أو دولار مسبوق ببادئة مثل CA$ أو AU$، أو عبارة مثل euros أو pounds sterling. أما علامة $ وحدها فلا تُعلن شيئًا، لذا لا إشكال في ملف تصدير QuickBooks العادي بالعملة المحلية للشركة، ولا يُحتسب أبدًا رمز العملة الوارد في اسم حساب، مثل 1020 USD Operating. ولا يُحوَّل أي مبلغ، لذا يرفض الإقفال الشركة إلى أن تصل أرقامها بعملة التقارير (راجع العملة). ولا تحدّد الملفات أبدًا عملة التقارير للشركة ولا نهاية سنتها المالية؛ فأنت تختار كلتيهما في تفاصيل الشركة.

Excel وCSV والأرقام بالآلاف

استخدم Excel (.xlsx) لكل قائمة من قوائم QuickBooks: فـ Haruno يقرأ البنود المحسوبة والمجاميع الفرعية من الصيغ الموجودة في ملف Excel الذي يصدّره QuickBooks، أما ملف CSV فلا يحمل أيًّا منها (راجع Excel وليس CSV). وملف CSV هو الخيار الصحيح لملفات التصدير من Stripe وHubSpot. ويجب أن يكون ملف CSV بترميز UTF-8 ومفصولًا بفواصل؛ ولا تُقرأ التواريخ إلا إذا كُتبت على نحو 2026-03-04، وفي القوائم المالية لا تُعدّ (1,234.56) و$1,234.56 أرقامًا.

إذا ظهرت ترويسة ('000) أو in thousands في ورقة مرئية، عرضت المسودة القوائم بالآلاف وطلبت منك تأكيد ذلك: فإذا كانت الترويسة متقادمة، جاء العرض خاطئًا بمعامل 1000. أما الأرقام المخزّنة فهي دائمًا ما يذكره الملف بالضبط.

«اقرأه كـ»: ما وجده الخيار «تلقائي»

لكل ملف في قائمة «ملفات الشركة» بصفحة الإعداد زر «اقرأه كـ» يذكر ما تعرّف عليه Haruno فيه، مثل «تلقائي (الأرباح والخسائر)»؛ أما «تلقائي» وحده فيعني أن شيئًا لم يتعرّف عليه. ويُستمد هذا الاسم من محتوى الملف لا من اسمه، لذا فهو أسرع وسيلة للتحقق من أن Haruno يرى كل ملف على حقيقته، وإعادة تسمية ملف Excel لا تغيّر شيئًا. وبعد إنشاء مسودة التعيين، أبقِ اسم ملف CSV كما هو: فالتعيين يعرف ملف CSV باسمه، والملف الذي تُعاد تسميته يُستبعد من كل إقفال، مع أن النسخة المرقّمة التي يُنشئها Haruno، مثل invoices 2.csv، تُعدّ الملف نفسه.

إلى جانب «تلقائي»، تعرض القائمة «حزمة التقارير» (الحزمة المالية الخاصة بمكتبك)، و«القوائم المالية (الأرباح والخسائر، الميزانية العمومية، التدفقات النقدية)»، و«التسوية» (مصنّف التسويات الخاص بالشركة، أو ملف PDF لتقرير تسوية من QuickBooks)، و«الميزانية»، و«المدخلات التشغيلية»، و«تفاصيل المعاملات» (تقارير A/R Aging Detail، أي تفاصيل أعمار الذمم المدينة، وA/P Aging Summary أو Detail، أي ملخص أو تفاصيل أعمار الذمم الدائنة، وTransaction List by Vendor، أي قائمة المعاملات حسب المورد، وRecurring Template List، أي قائمة القوالب المتكررة)، و«ميزان المراجعة»، و«الأرباح والخسائر حسب الفئة»، و«فواتير منصة الفوترة» (Stripe)، و«صفقات إدارة العلاقات» (HubSpot)، و«الإيراد حسب العميل».

الاختيار ينطبق على المسودة بأكملها

في الشركة التي أُعدّت من ملفات تصدير QuickBooks، اترك كل ملف على «تلقائي». فخيار «اقرأه كـ» ينطبق على المسودة بأكملها: اضبط ملفًا واحدًا على «الميزانية»، فتعرض بطاقة إنشاء المسودة «ستُقرأ 3 ملفات، جميعها بصفة “الميزانية”.» وعندئذٍ لا تدخل الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر في المسودة، ولا يمكن إقفال الشركة حتى تُنشئ مسودة جديدة. وإذا ضُبط ملفان على قراءتين مختلفتين، توقّف إنشاء المسودة. ولا تُحفظ هذه الاختيارات؛ فهي تدوم ما دامت صفحة الشركة مفتوحة.

الملف الذي لا يطابق أيًّا من الأنواع التي يقرؤها Haruno يُشار إليه في «ملفات الشركة» بوصفه ملفًا لا يقرؤه شيء في الإقفال. وفي الشركة التي أُعدّت من ملفات تصدير QuickBooks، صدِّره مجددًا بصيغة يتعرّف عليها Haruno، أو استبعده، بدلًا من فرض قراءة على المسودة بأكملها (راجع الملفات التي يرفضها Haruno أو يتخطّاها).

ما يخبرك به الاستيراد

عند انتهاء الاستيراد، تُفتح نافذة عنوانها «أُضيفت البيانات إلى» متبوعًا باسم الشركة، تسرد كل ملف مع ما آل إليه وما وجده Haruno بداخله، تحت ملخص مثل «تمت إضافة 2 ملفات · 1 من شركة أخرى · لم يتم التعرف على 1 · 1 ليست ضمن التعيين · 1 غير مستخدمة · تم تخطي 1 · لم تتم إضافة 1». وإذا لم يُنسخ أي ملف، يكون الملخص «لم تتم إضافة أي ملفات. اختر ملفات أخرى أو مجلدًا.» وإذا لم يُتعرَّف على أي ملف، يكون «تم حفظ الملفات. تحقق من النتائج أدناه لمعرفة الملفات التي تمكن Haruno من قراءتها.» وأثناء الإعداد، تظهر النتائج نفسها في صفحة الإعداد تحت «نتائج الاستيراد». وليس في Haruno لنظام Windows نافذة كهذه؛ فهو يعرض النتائج تحت «نتائج الاستيراد» فقط. راجعها قبل إنشاء المسودة: فهي أسرع وسيلة لاكتشاف ملف تصدير على الأساس النقدي، أو بشهر جزئي، أو بعملة خاطئة.

صف كل ملف

تحت اسم كل ملف، تذكر ثلاثة أسطر على الأكثر ما وجده Haruno. وإذا تغيّر اسم الملف عند إضافته، أُضيف سطر مثل «حُفظ باسم Profit and Loss 2.xlsx بجانب الملف الأقدم. يقرؤه الإقفال بعده، فتُعتمد أرقامه.» ولا تظهر الجملة الثانية إلا لنسخة قرأها Haruno ويقرؤها تعيين الشركة؛ أما النسخة التي تعذّرت قراءتها أو لم يُتعرَّف عليها أو لم يحلّلها Haruno بعد فلا يقول سطرها إلا «حُفظ باسم Profit and Loss 2.xlsx بجانب الملف الأقدم.»، وتقول تسميتها الباقي. وتضيف الورقة التي يرفضها Haruno، أو التقرير الذي لا يستخدمه، سطرًا خاصًا بها يذكر السبب.

قائمة «ملفات الشركة»

أثناء الإعداد، تسرد الصفحة كل ملف تحت «ملفات الشركة · N» مع زر «اقرأه كـ» الخاص به. وتختفي القائمة بعد إنشاء مسودة التعيين، وتعود إذا حذفت مسودة لم تُعتمد، أو أعاد Haruno الشركة إلى مرحلة إنشاء المسودة، أو تعذّر إقفال التعيين المعتمد بهذه الملفات. وبمجرد أن يصبح للشركة تقرير، تصبح القائمة نفسها تبويب «الملفات» في صفحة الشركة، من دون زر «اقرأه كـ». وفي تبويب «الملفات»، يحمل الملف الذي لا يقرؤه تعيين الشركة علامة استفهام، وتنصح ملاحظة تحت القائمة بإنشاء مسودة التعيين من جديد من تبويب «الربط» لتضمينه. وحيثما كانت الملفات تصديرات لأكثر من شركة، تسمّيها ملاحظة فوق القائمة.

تعني «لم يُقرأ» أن Haruno تعذّر عليه فتح الملف: فيُستبعد من المسودة، لكن الإقفال يظل يحاول قراءته فيتوقف. ويعرض ملف PDF ليس تقرير تسوية من QuickBooks «لم يُقرأ» أيضًا، مع ملاحظة تحته؛ لكن الإقفال يستبعد ملف PDF بدلًا من أن يتوقف. وإذا تعذّر فتح أي ملف، تعرض بطاقة إنشاء المسودة «لا يوجد بعد ما يُقرأ في مجلد تصديرات هذه الشركة.» وتعني «قُرئ» أن الملف فُتح لكن لم يدلّ شيء على نوعه؛ وتعني «غير مُطالَب به» أنه لم يطابق أيًّا من الأنواع التي يقرؤها Haruno، فلا يُرحّل الإقفال منه شيئًا.

تحقّق قبل إنشاء المسودة

• توجد ميزانية عمومية وقائمة أرباح وخسائر، ويذكر زر «اقرأه كـ» كلًّا منهما باسمها.
• يُظهر كل سطر عنوان الفترة التي قصدتها، منتهيةً في نهاية شهر، وتاريخ الميزانية العمومية هو آخر يوم في الشهر.
• تذكر الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر «أساس الاستحقاق».
• لا تظهر أي عملة، أو أن العملة الظاهرة هي عملة التقارير للشركة.
• لا يظهر «لم يُقرأ» بجوار أي ملف. أزل هذا الملف قبل إنشاء المسودة: فالملف غير المقروء يوقف كل إقفال.
• لا يظهر «غير مُطالَب به» أو «تم النسخ · التنسيق غير معروف» بجوار أي ملف، إلا إذا كنت تقصد استبعاده.
• من الأفضل أن يوجد ملف تصدير واحد لكل قائمة. وإذا وُجد ملفا تصدير بورقة واحدة للقائمة نفسها، فتستخدم المسودة الملف الذي يمتد إلى أحدث شهر وتذكر ملاحظة أيهما استبعدت. أما المصنفان اللذان يضم كل منهما عدة تبويبات فلا يزالان يُرفضان، برسالة «two of these workbooks are the same statement (PL) — hand in one export per statement» (أي أن مصنّفين من هذه المصنّفات يمثّلان القائمة نفسها، PL، فقدّم ملف تصدير واحدًا لكل قائمة).

ثم تابع إلى إنشاء مسودة التعيين.

الأوراق المخفية والصيغ والقيم المُزالة

تُنحّى جانبًا كل ورقة مخفية أو مخفية جدًا (very hidden)، ولا تستورد المسودة ولا أي إقفال أرقامها؛ ويذكرها صف الملف في «ملفات الشركة»، كما في «الورقة Payroll مخفية في هذا المصنف: تُقرأ ولا تُستورد أبداً.» (وقد تذكر ملاحظة الأمر نفسه بالإنجليزية: «1 hidden sheet(s) quarantined (not ingested): 'Workings'»، أي عُزلت ورقة مخفية واحدة ولم تُستورد: 'Workings'). فالورقة المخفية ليست جزءًا مما اختار مُعِدّ الملف عرضه، ولا يوفّر Haruno أي إعداد لتضمينها. ولاستخدام أرقامها، أظهِرها في Excel واحفظ الملف. وإذا لم يقرأ أي إقفال النسخة القديمة بعد، فأزلها وأضف الملف المحفوظ؛ أما بعد ذلك، فيُضاف الملف المحفوظ بجوار النسخة القديمة ويُقرأ بعدها ولا يتغيّر التعيين (راجع تغيير التعيين).

• تظل الأوراق المخفية مؤثرة في تحديد الأساس المحاسبي: فالمصنّف الذي تذكر ورقته المخفية الأساس النقدي بينما تذكر ورقة مرئية فيه أساس الاستحقاق لا يمكن قراءته إطلاقًا.
• تُقرأ الصفوف والأعمدة المخفية في الورقة المرئية مثل أي خلايا أخرى.
• في نطاق الخلايا المدمجة، لا تحتفظ بقيمتها إلا الخلية العلوية اليسرى.

تُسجَّل الصيغ ولا تُنفَّذ أبدًا: يقرأ Haruno القيمة التي خزّنها Excel عند آخر حفظ، فيستورد الأرقام التي رآها مُعِدّ الملف، ولا يُشغَّل أي شيء من الملف على جهاز Mac الخاص بك (فملفات .xlsx وCSV لا يمكن أن تحمل وحدات ماكرو). والاستثناء هو الصيغة الكامنة وراء مبلغ حساب بعينه: تُرفض القائمة ويُذكر اسم الخلية، فصدِّر التقرير مجددًا أو استبدل الصيغة بقيمتها.

إذا كان أكثر من نصف خلايا الصيغ في مصنّف ما بلا قيمة مخزّنة، وهو ما يعني عادةً أن برنامجًا آخر هو الذي كتب هذه النسخة، يقرأ Haruno بنيته فقط ولا يستورد أي أرقام. ويذكر الاستيراد «تم النسخ · التنسيق غير معروف»، وتضيف «ملفات الشركة» «قُرئ من حيث بنيته فقط — فقد أُزيلت القيم المحفوظة قبل مشاركة هذا الملف، ولذلك لا يمكن استيراد أي شيء منه.» اطلب ملف التصدير الأصلي، أو افتح الملف في Excel واحفظه ثم أضفه مجددًا؛ وإذا لم يقرأ أي إقفال النسخة المُجرَّدة من القيم بعد، فأزلها أولًا. وراجع أيضًا الأمان.

الملفات التي يرفضها Haruno أو يتخطّاها

قد يقصر الملف عن المطلوب بإحدى ثلاث طرق: أن يكون من نوع خاطئ فلا يُضاف؛ أو أن يُضاف لكن تتعذّر قراءته؛ أو أن يُقرأ لكنه يُرفض، جزئيًا أو كليًا، لأن استيراده سيُحرّف الدفاتر. والحل في أغلب الأحيان ملف تصدير جديد من QuickBooks Online بالإعدادات الصحيحة.

إذا كانت القائمة المرفوضة هي الميزانية العمومية الوحيدة للشركة أو قائمة أرباحها وخسائرها الوحيدة، يبقى «أنشئ مسودة التعيين» غير متاح؛ أما إذا وُجدت بجانبها قائمة صالحة، فتسردها المسودة تحت «يحتاج إلى انتباهك». وراجع أيضًا التقارير التي لا يقرؤها Haruno، والتخطيط الأقدم الذي يتضمن Total Income في عندما تُرفض قائمة الأرباح والخسائر، ورسائل الإقفال في عندما يرفض الإقفال المتابعة.

إضافة الملفات بعد وجود التعيين

بعد أن يصبح للشركة تعيين، أضف ملفات تصدير الشهر التالي، أو أي ملف آخر، من قائمة «الدفاتر» أو، بمجرد أن يصبح للشركة تقرير، من تبويب «الملفات» في صفحة الشركة. وليس في Haruno لنظام Windows قائمة «الدفاتر»، بل يستخدم تبويب «الملفات». تُنسخ الملفات وتُقرأ بالطريقة نفسها، ويقرؤها الإقفال التالي. أما الشركة التي تأتي دفاترها من QuickBooks فتحصل على أشهرها التالية من «مزامنة» بدلًا من ذلك (راجع QuickBooks ودفاتر الشركة).

1. افتح «المحفظة» (⌘1) وانقر الشركة.
2. اختر «الدفاتر ▸ استيراد ملفات التصدير…» (لا يظهر هذا الأمر إلا عندما تكون صفحة شركة مفتوحة).
3. في نافذة «رفع ملفات الشركة»، حدّد الملفات واختر «إضافة ملفات». تقبل هذه النافذة الملفات لا المجلدات.
4. اقرأ نافذة «أُضيفت البيانات إلى»، ثم اختر «تم».

   فهي تعرض ما استخلصه Haruno من كل ملف جديد: تحقّق من اسم الشركة والفترة و«أساس الاستحقاق» في كل صف. وبمجرد أن يصبح للشركة تقرير، يسرد تبويب «الملفات» فيها الملفات، ويمكن مع ذلك إزالة أي ملف جديد من هناك.

لمعرفة الملفات التي تحتفظ بها الشركة، استخدم تبويب «الملفات» في صفحة الشركة، أو اختر «الدفاتر ▸ إظهار مجلد الدفاتر في Finder» وافتح مجلد ملفات التصدير الخاص بالشركة. واكتفِ بالاطلاع: فالمجلد يحتوي أيضًا على دفتر الأستاذ والتعيينات، وحذف ملف منه لا يُخرج أرقامه من دفتر الأستاذ.

ما يحدث للملفات الجديدة

• إضافة ملف لا تُرحّل شيئًا. ولا يتغيّر دفتر الأستاذ إلا عند الإقفال.
• يقرأ كل إقفال كل ملفات الشركة. فتُرحَّل الملفات التي يذكرها التعيين، ويُستبعد أي ملف آخر، وتذكره نتيجة الإقفال على أنه تُرك في مكانه.
• إضافة ملف لا تغيّر التعيين أبدًا. فالميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر للشهر التالي لا تحتاجان إلى أي تغيير، لكن نوع الملفات الذي لا يتضمن التعيين قسمًا له، مثل موازنة أُضيفت بعد الاعتماد، يُستبعد من كل إقفال. وتذكر نتيجة الاستيراد «تم النسخ · ليس ضمن التعيين» في هذه الحالة.

يسرد الفحص المسبق للإقفال الملفاتِ المضافة منذ الإقفال السابق. أما الحسابات الجديدة، وإدخال نوع جديد من الملفات في التعيين، فيتناولهما قسم تغيير التعيين. وإذا غيّر ملف تصدير جديد رقمًا في شهر مُقفل بالفعل، فلن يغيّره الإقفال بصمت: يتيح «تصحيح…» في نتيجة الإقفال تسجيل الفرق في شهر لاحق أو إعادة فتح الشهر مع ذكر السبب (راجع إعادة فتح شهر).

عندما يوجد ملف بالاسم نفسه

يمنح QuickBooks عادةً كل ملف تصدير للتقرير نفسه اسم الملف ذاته. ولا يستبدل Haruno أي ملف أبدًا: تُحفظ النسخة الجديدة بجوار القديمة باسم Profit and Loss 2.xlsx، ثم 3، وتذكر نتيجة الاستيراد «حُفظ باسم Profit and Loss 2.xlsx بجانب الملف الأقدم. يقرؤه الإقفال بعده، فتُعتمد أرقامه.» ولا تُقال الجملة الثانية إلا عن نسخة قرأها Haruno ويقرؤها التعيين؛ أما النسخة التي تعذّرت قراءتها أو لم يُتعرَّف عليها أو لم يحلّلها Haruno بعد فلا يقول سطرها إلا إنها حُفظت بجانب الملف الأقدم، وتقول تسميتها الباقي. فالاستبدال سيغيّر بصمت ما قرأه إقفال سابق، لذا يبقى الملفان ويقرأ كل إقفال كليهما، النسخة بعد الأصل. وإذا كان تعيين الشركة لا يقرأ الملف، فيذكر صفه «تم النسخ · ليس ضمن التعيين» ويذكر سطره أن الإقفال التالي سيستبعده.

بين ملفات تصدير للقائمة نفسها، يعتمد Haruno على وقت تشغيل QuickBooks لها: فيقرأ وقت التشغيل المطبوع في تذييل كل ملف (اليوم والوقت والمنطقة الزمنية)، وفي الشهر الذي يضمه الملفان تُحتسب أرقام التصدير الذي شُغّل أخيرًا، أيًّا كانت أسماء الملفات. ويتطلب ذلك وجود وقت تشغيل في كل ملف تصدير لتلك القائمة. وفيما عدا ذلك، ولكل ملف آخر، يقرأ Haruno النسخة بعد الملف الذي نُسخت منه (Profit and Loss 10.xlsx بعد Profit and Loss 9.xlsx)، فتُحتسب في الشهر الذي يضمه الملفان أرقامُ النسخة، وتُقرأ الملفات التي لا صلة بين أسمائها بترتيب الأسماء. وصدِّر فقط الأشهر الجديدة منذ الإقفال السابق (راجع كل شهر). وتُقرأ أيضًا النسخة المرقّمة من ملف CSV يقرؤه التعيين، أما ملف CSV يحمل أي اسم آخر فيُستبعد من كل إقفال (راجع ملفات تصدير الفوترة وإدارة علاقات العملاء بعد الإعداد). ولتصحيح شهر أقفلته بالفعل، راجع بعد اعتماد التعيين أو إقفال شهر وإعادة البيان.

إزالة ملف

يمكنك إزالة ملف أينما عرض التطبيق ملفات الشركة: في صفحة الإعداد قبل إنشاء مسودة التعيين، أو بعد أن تحذف مسودة غير معتمدة، أو حين تعرض «غير جاهز لإقفال الشهر بعد»؛ وفي تبويب «الملفات» بصفحة الشركة بعد أن يصبح للشركة تقرير. وقبل أول إقفال، يمكن إزالة أي ملف. وبعد الإقفال، لا يمكن إزالة ملف إلا إذا لم يقرأه أي إقفال: ملف وصل منذ الإقفال الأخير، أو ملف لا يقرؤه التعيين، أو ملف تعذّرت على Haruno قراءته، أو ملف رفضه، مثل ميزانية عمومية استُخرجت قبل انتهاء شهرها. ويبقى الملف الذي قرأه إقفال: أرقامه موجودة في الأشهر التي أُبلغ عنها. ينقل Haruno نسخته إلى سلة المهملات، حيث يمكنك استعادتها ما لم تُفرغ السلة؛ ولا يُمسّ ملفك الأصلي. ويطلب Haruno لنظام Windows منك التأكيد ثم يزيل نسخته؛ وليست هناك سلة مهملات تستعيده منها.

1. في صفحة الإعداد أو في تبويب «الملفات» الخاص بالشركة، ابحث عن الملف تحت «ملفات الشركة».
2. انقر الصف مع الضغط على مفتاح Control واختر «إزالة من الشركة»، أو انقر زر سلة المهملات الخاص بالملف.
3. في نافذة التأكيد، اختر «نقل إلى سلة المهملات».

يكون زر سلة المهملات غير متاح أثناء نسخ الملفات إلى الشركة أو أثناء قراءة مسودةٍ لها. وإذا رفض macOS الإزالة، يذكر التنبيه «تعذّرت إزالة “<الملف>”» السبب. وفي صف نتيجة الملف الذي تعذّر على الإقفال قراءته يظهر أيضًا «إزالة من الشركة».

إذا أنشأت مسودة التعيين ولم تعتمدها

لا تسرد صفحة الإعداد أي ملفات ما دامت مسودة بانتظار الاعتماد. والمسودة التي لم يعتمدها أحد، في شركة ليس لديها شهر مُقفل، يمكن حذفها، فتعود القائمة.

1. في صفحة الإعداد الخاصة بالشركة، اختر «احذف هذه المسودة»، ثم «احذف المسودة».

   تحذّر نافذة التأكيد: «سيُحذف التعيين وأي إجابات سُجلت فيه ولا يمكن استرجاعها. تبقى ملفات الشركة.»

2. أزل الملف وأضف أي ملف بديل.
3. اختر «أنشئ مسودة التعيين» لإنشاء مسودة جديدة.

بعد اعتماد التعيين أو إقفال شهر

الاعتماد وحده لا يمنعك من إزالة ملف، لكن صفحة الإعداد لا تسرد أي ملفات متى اعتُمد التعيين وأمكن الإقفال، وبعد الإقفال لا يمكن إزالة إلا ملف لم يقرأه أي إقفال. والشركة التي ليس لها تقرير بعد، والتي اعتُمد تعيينها وكانت مشكلتها الوحيدة ملفًا يتعذّر على Haruno قراءته، لا يتوفر لها عنصر تحكم للإزالة بعد: فالفحص المسبق يذكر الملف، لكن صفحة الشركة لا تسرد أي ملفات. راسل فريق الدعم مع ذكر الشركة واسم الملف. وما عليك فعله يتوقف على الملف: