تعيين الحسابات

ما التعيين

التعيين هو السجل المكتوب الذي يبيّن كيف تتحول ملفات التصدير التي تستخرجها الشركة من QuickBooks إلى قوائمها المالية: أي القوائم توفّرها الملفات، وكيف تُنظَّم كل قائمة (البنود والمجاميع الفرعية والإجماليات)، وفي أي بند يُجمع كل حساب، وكيف يُصنَّف كل حساب، إضافةً إلى اسم الشركة ومقياس عرض التقارير وعملة التقارير والسنة المالية. ويتضمن أيضًا السياسات والإعفاءات التي تحددها أنت. يُنشئ Haruno مسودته من ملفات التصدير الخاصة بالشركة نفسها، ثم تراجعه أنت وتعتمده، ويطبّقه كل إقفال.

وبالمصطلحات المحاسبية، هو جدول المقابلة بين دليل الحسابات ومسمّيات بنود القوائم المالية. ولا يحمل أي أرقام: فالأرقام تأتي من ملفات التصدير في كل إقفال، والتعيين يحدد أين تُعرض. ولهذا قد يبقى دفتر الأستاذ متوازنًا رغم خطأ في التعيين بينما القوائم المالية خاطئة: إذ يقع رصيدٌ في غير بنده، أو لا يقع في أي بند على الإطلاق.

لكل شركة تعيين واحد، يُحفظ مع دفاترها على جهاز Mac الخاص بك (راجع أين تُحفظ الدفاتر). لا تحرّره يدويًا: فكل تغيير يمر عبر عناصر التحكم في التطبيق الموضحة هنا، ولا يغيّر أيٌّ منها شيئًا في QuickBooks. تسمّي بعض الرسائل التعيين «المواصفة» (spec)؛ والكلمتان بمعنى واحد. وتُنشأ مسودة الشركة التي تأتي دفاترها من QuickBooks من الأشهر التي جلبتها «مزامنة» بدلًا من ملفات التصدير (QuickBooks ودفاتر الشركة). وفي Haruno لنظام Windows التعيين ونموذج المراجعة نفسهما؛ وفي صفحة الشركة على Windows «مراجعة التعيين…» حيث يوجد على Mac «الدفاتر ▸ مراجعة التعيين…». انظر الاختلافات عن Haruno لنظام Mac.

ما يفعله الإقفال بالتعيين

لا تُنشأ أي مسودة جديدة عند الإقفال: فالتعيين المعتمد يُطبَّق كما هو. ومن خلاله يحتسب Haruno الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر من دفتر الأستاذ؛ أما قائمة التدفقات النقدية المستوردة فتُفحص كما عرضتها الشركة، ولا يُعاد احتسابها. ويُحتفظ بقائمة الأرباح والخسائر حسب الفئة إلى جانب القوائم للتحقق المتقاطع، ويُقرأ ميزان المراجعة المستورد بوصفه قائمةً بالحسابات، ولا تُدرج أرصدته في دفتر الأستاذ. ولا تحتاج الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر للشهر التالي بصيغة Excel إلى أي تغيير في التعيين، لأن ملف التصدير بصيغة Excel يُتعرَّف عليه من القائمة التي يذكرها عنوانه. أما ملف CSV فيُتعرَّف عليه من اسم الملف الذي أُنشئت المسودة منه، لذا لا يُقرأ ملف تصدير لاحق من Stripe أو HubSpot يحمل اسمًا آخر، مع أن النسخة المرقّمة مثل invoices 2.csv تُعدّ الملف نفسه (راجع ملفات تصدير الفوترة وإدارة علاقات العملاء بعد الإعداد). والملف الذي لا يخصه أي جزء من التعيين يُذكر اسمه في النتيجة ويُتخطّى، وتُقفَل الشركة بما تبقّى من ملفاتها؛ أما الملف الذي يتعذّر على Haruno قراءته كليًا فيوقف إقفال الشركة، ويذكر الإقفال اسم الملف والسبب. ويحتفظ البند بتاريخه من خلال مسمّاه، والبند الذي يُحذف من التعيين ولا تزال عليه حسابات يبقى في آخر القائمة ولا يُحذف منها.

ما يتضمنه التعيين

إنشاء مسودة التعيين

يقرأ إنشاء المسودة ملفات الشركة مرة واحدة ويكتب مسودة التعيين، دون أن يُقفل شيئًا أو يغيّر أي شيء آخر. تُنشئ المسودة مرة واحدة عند إعداد الشركة، ولا تعيد إنشاءها إلا حين تتغير الملفات على نحو لا يستطيع التعيين مواكبته: نوع جديد من الملفات، أو قائمة لا يقرؤها التعيين (راجع تغيير التعيين).

قبل إنشاء المسودة

• ملف تصدير واحد للميزانية العمومية وآخر لقائمة الأرباح والخسائر، على أساس الاستحقاق، بعمود واحد لكل شهر، محفوظان بصيغة Excel (.xlsx). لا يُنشئ Haruno المسودة من دون الاثنين. وإذا وُجد ملفا تصدير للقائمة نفسها، مثل ملف الشهر الماضي وملف هذا الشهر، فتستخدم المسودة الملف الذي يمتد إلى أحدث شهر وتذكر أيهما استبعدت. ويقرأ Haruno المجاميع الفرعية من معادلات Excel، وهي ما يفتقر إليه ملف CSV. ولا يتحقق إنشاء المسودة من الأساس المحاسبي حاليًا، لذا ابحث عن «أساس الاستحقاق» في نتيجة الاستيراد: فالقائمة المعدّة على الأساس النقدي تُرفض عند الإقفال. أما قائمة التدفقات النقدية فاختيارية.
• أي ملفات اختيارية تريد قراءتها، مثل مصنف التسويات (يظهر باسم «التسوية»)، أو كشف أعمار الذمم المدينة، أو الموازنة. ويضيف بعضها أسئلة إلى النموذج.

القائمة الكاملة: تحقّق قبل إنشاء المسودة. ما الذي تصدّره: ملفات التصدير من QuickBooks.

1. افتح الشركة من «المحفظة». إلى أن يصدر تقريرها الأول، تكون صفحتها هي صفحة الإعداد: «إضافة بيانات › اقتراح التعيين › مراجعة المسودة › جاهز للإقفال».
2. في «اقتراح التعيين»، تحقّق من سطر العدد في البطاقة، مثل «ستُقرأ 3 ملفات». واترك «اقرأه كـ» لكل ملف على «تلقائي»: فالاختيار المفروض في «اقرأه كـ» يسري على كل ملفات المسودة، لذا إن فرضت على ملف واحد أن يُقرأ بصفة «الميزانية»، بقيت الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر بلا مسودة، ولن يمكن إقفال الشركة حتى تُنشئ مسودة جديدة.
3. اضغط «أنشئ مسودة التعيين». تظهر «جارٍ قراءة ملفات هذه الشركة…» أثناء التشغيل؛ ويُنهيه «أوقف القراءة» دون أن يكتب شيئًا.
4. اقرأ بطاقة «ما تمت صياغته»، ثم أكمل نموذج المراجعة الذي يليها.

حين لا يتوفر «أنشئ مسودة التعيين»

ولا يمكن أيضًا بدء إنشاء المسودة أثناء تشغيل إقفال. راجع «اقرأه كـ».

كيف تقرأ المسودة ملف تصدير QuickBooks

لا تخمّن المسودة التنسيق؛ بل تقرؤه من ملف التصدير:

• تتبع البنود أقسامَ ملف التصدير. فالقسم الذي لا يضم إلا حسابات، مثل Bank Accounts، يصبح سطر تفاصيل واحدًا. والقسم الذي يضم أقسامًا أخرى يحتفظ بسطر عنوان وبمجموعه الفرعي «Total for …» (الإجمالي لـ…)، ويحصل كل حساب واقع فيه مباشرةً على بند خاص به، وكذلك الحسابات في قسم Equity وفي قسم المصروفات. ويذهب كل حساب آخر إلى بند القسم الذي يقع فيه. والمسمّى الذي لا أرقام فيه ولا يجمعه شيء، مثل Retained Earnings قبل إقفال السنة، يُقرأ حسابًا بلا رصيد، فيقع Net Income بجواره لا تحته.
• تأتي المجاميع الفرعية والإجماليات من معادلات ملف التصدير نفسه (مثل =SUM(C9:C10)). والإجمالي الذي تتعذّر قراءة معادلته يُستبعد ويُدرج ضمن «يحتاج إلى انتباهك».
• أسماء البنود هي مسمّيات QuickBooks، باستثناء الإجمالي الذي يختم قسم المصروفات، فيُسمّى Total operating expenses، وهو البند الذي تقرؤه لوحات المصروفات التشغيلية. وإذا اشترك قسمان في مسمّى واحد، أُضيف إلى كل منهما اسم القسم الأعلى بين قوسين. ويحمل كل نوع من هذين النوعين من البنود صف «اسم جديد لهذا البند» في نموذج المراجعة؛ ويجب أن يحتفظ الاسم الجديد لإجمالي المصروفات التشغيلية بعبارة «operating expenses»، ولا يمكن إعادة تسمية أي بند بعد أن تُقفل الشركة شهرًا.
• يعرض كل بند الرقمَ بالإشارة التي يحملها في ملف التصدير؛ ولا يظهر عكس الإشارة إلا داخل معادلة، كما في Net Other Income.
• يكون مقياس عرض التقارير 1000 عندما تحمل قائمةٌ الترويسة ('000) أو عبارة “in thousands” (بالآلاف)، مع صف لتأكيده؛ وإلا فهو 1، أي الدولارات. ويحتفظ دفتر الأستاذ بالمبالغ بالدولارات دون أي تحويل في المقياس في الحالتين.
• اسم الشركة هو الاسم الذي أضفتها به؛ وتأتي عملة التقارير والسنة المالية من «تفاصيل الشركة».
• لا يمكن الجمع بين حزمة التقارير (المصنف الخاص بمكتبك الذي يتضمن عمودًا للتعيين؛ ويسمّيها «اقرأه كـ» «حزمة التقارير») وملفات تصدير QuickBooks العادية في تعيين واحد. وفي حزمة التقارير، يُعرض البند الذي تبدأ معادلته بعلامة الطرح بعكس إشارته الطبيعية، ويذكر ذلك صفٌّ في النموذج.

كيف تُسمّى الحسابات التي لا أرقام لها وكيف يُصنَّف كل حساب: الحسابات والأقسام والمجاميع الفرعية.

بطاقة «ما تمت صياغته»

نموذج المراجعة

نموذج المراجعة، وعنوانه «راجع التعيين»، هو المكان الذي تؤكد فيه ما قرأته المسودة وتجيب فيه عمّا تعذّر عليها. ويقع أسفل بطاقة «ما تمت صياغته»، ويعيد «الدفاتر ▸ مراجعة التعيين…» أو «مراجعة التعيين…» في تبويب «الربط» فتحه لاحقًا. ولا يُكتب شيء حتى تضغط «اعتماد التعيين».

«يحتاج إلى انتباهك» و«راجِع وأكِّد»

«يحتاج إلى انتباهك» تضم الصفوف التي اضطرت فيها المسودة إلى إغفال شيء: إجماليًا تعذّرت قراءته، أو حسابًا تضعه قائمتان في بندين مختلفين، أو حسابات في ميزان المراجعة لا تعرضها أي قائمة، أو ملفًا لم يُستورد أو لم يُتعرَّف عليه، أو ملفًا بعملة أخرى، أو ميزانيةً عمومية أُعدّت قبل انتهاء شهرها، أو عمودًا يغطي جزءًا من شهر فقط، أو أشهرًا تغطيها قائمة الأرباح والخسائر ولا تغطيها الميزانية العمومية، أو حساب Opening Balance Equity وفيه رصيد، أو غياب حساب يمكن قراءته نقدًا. ويذكر صف Opening Balance Equity متى تحرّك الرصيد آخر مرة: فتضع QuickBooks الطرف المقابل للرصيد الافتتاحي هناك، لذا فنقله إلى حقوق ملكية المالك أو الأرباح المحتجزة يُبقي إجمالي حقوق الملكية في موضعه، ولا يغيّره إلا تصحيح رصيد افتتاحي أُدخل خطأً. أما «راجِع وأكِّد» فتضم قراءاتٍ تبقى كما كُتبت ما لم تغيّرها، وأغلبها إفادات ينبغي أن تقرأها وصفوف لأنواع الحسابات. وفي شركة تملؤها «مزامنة» تضم أيضًا حسابات الذمم المدينة والذمم الدائنة التي سمّتها المسودة، وملاحظة عن المعاملات المتكررة التي ينشئها QuickBooks للشركة. ويعرض كل صف جملة المسودة، بالإنجليزية أيًّا كانت لغة التطبيق، وتحتها عنصر تحكم. وبمجرد كتابة الإجابة، يغادر الصف النموذج. أما الصف الذي لا يزال مدرجًا وقد تغيّرت قيمته منذ ذلك الحين فيعرض «أُجيب عنه بالفعل:» والقيمة.

عنصر التحكم أسفل كل صف

عملة التقارير ونهاية السنة المالية

هاتان القيمتان تخصّان الشركة، لذا لا يتضمن النموذج حقلًا لهما. وإلى أن تُحدَّدا كلتاهما، يبقى «اعتماد التعيين» معطّلًا وبجواره الرسالة «حدد عملة التقارير ونهاية السنة المالية في تفاصيل الشركة قبل اعتماد التعيين.» وزر «تفاصيل الشركة…». ولا يظهر صفٌّ بشأنهما إلا عندما يذكر ملفٌّ عملته أو عندما يكون ميزان المراجعة مؤرخًا بعبارة «كما في» فقط، مثل «حدد عملة التقارير لهذه الشركة في تفاصيل الشركة. لا يمكن استخدام الملفات التي تذكر عملة مختلفة: يرفضها إقفال الشهر.» أو «حدد نهاية السنة المالية لهذه الشركة في تفاصيل الشركة. تتبعها مقارنات الأرباع والسنوات، وموازين المراجعة المؤرخة بعبارة «كما في» فقط.» راجع تفاصيل الشركة.

«معاينة التغييرات» وما تعرضه

«معاينة التغييرات» تشغيل تجريبي يتاح بمجرد أن يحمل صفٌّ إجابة: يعرض أثر إجاباتك بندًا بندًا، المحذوفات بالأحمر والإضافات بالأخضر، ولا يكتب شيئًا. ويسرد «ما تغطّيه هذه الإجابات» الحسابات التي يطابقها كل إعفاء؛ وقبل الإقفال الأول للشركة لا يوجد ما يُطابَق به، ويذكر ذلك. أما «تعذّرت قراءة ما تغطّيه هذه الإجابات» فيعني أنه تعذّر تحديد تلك القائمة هذه المرة. ويسرد «جدير بالمعرفة» أي تحذير بشأن إجاباتك. أما «اعتماد التعيين» فيكتب الإجابات.

الصفوف التي تتركها كما هي

لست مضطرًا إلى الإجابة عن كل صف. تُدرج الصفوف التي لم يُجب عنها أحد بعبارة مثل «2 بندًا تُركت كما صيغت في المسودة»: «تبقى كما كتبتها المسودة، ولا تمنع الإقفال.» والقراءة التي صاغتها المسودة صحيحة إن كانت المسودة قد قرأت الملف قراءة صحيحة، وخاطئة في كل تقرير إن لم تكن كذلك. والملاحظة التي تحدد لها «قُرئ وأُكِّد» لا تُحتسب بعد ذلك ضمن ما تُرك كما صيغ في المسودة، وتبقى علامة الاختيار في مكانها حين تفتح النموذج في المرة التالية.

أسئلة لا يجيب عنها سواك

بعض الأسئلة لا يستطيع أي ملف تصدير الإجابة عنها، لأن الإجابة حكم تقديري بشأن الشركة أو حقيقة لا يذكرها أي ملف. ولا يطرح النموذج أيًّا منها إلا حين تجعله الملفات ذا صلة. وحيث تكتب المسودة قيمةً (الأهمية النسبية، مقياس عرض التقارير)، يطلب منك تأكيدها؛ أما في السياسات أو في تحديد حساب بعينه (حد الرسملة، أو حساب الذمم المدينة لشركة أُعدّت من ملفات)، فلا يكتب شيئًا حتى تجيب.

ما لا يُقرَّر نيابةً عنك أبدًا

بعض الأرقام حكم تقديري مكتوب بشأن نشاط الشركة، ولا يملك تحديدها إلا الشركة نفسها. فلا يسجّل Haruno أبدًا حدًّا للرسملة أو عمرًا إنتاجيًا أو حسابًا للذمم المدينة لم تحدده أنت ولا QuickBooks، ولا يحوّل أي عملة أبدًا. وحيث تكتب المسودة قيمةً لا تنص عليها الدفاتر، مثل الأهمية النسبية إلى جانب مصنف التسويات، يخبرك النموذج بذلك.

كيف يُختبر كلٌّ منها: فحوصات السياسات.

القيم الافتراضية في دفاترك مجرد اقتراحات

تظهر القيم الافتراضية في «الإعدادات ▸ الدفاتر ▸ الإعدادات الافتراضية للشركة الجديدة» أزرارًا بجوار الصفوف المطابقة، ولا تُحتسب إلا إذا ضغطتها. وإن لم يوجد صف مطابق فلا تُستخدم: فلا يُعرض «العمر الإنتاجي (بالأشهر)» و«الإهلاك» أبدًا اليوم، ولا تُعرض «الأهمية النسبية» و«حد الرسملة» إلا مع مصنف التسويات. وفي Haruno لنظام Windows تجدها تحت «الإعدادات الافتراضية للشركة الجديدة» في نافذة «الدفاتر» التي يفتحها رمز الترس في شريط أدوات «المحفظة». راجع القيم الافتراضية للدفاتر.

قرارات أخرى تبقى لك

في أي بند ينتمي الحساب حين لا يطابق تجميعُ ملف التصدير التجميعَ الذي تُعدّ به تقاريرك (صف «بند القائمة» الذي تطرحه المسودة، أو «معالجة…» على حساب غير مرتبط)؛ وهل الارتفاع الحاد في تكلفةٍ ما مصروفٌ مدفوع مقدمًا (يطرحه الإقفال سؤالًا، ولا يطرحه ملاحظة أبدًا)؛ وهل قرضٌ ما مستحق لمالك أو لمسؤول أو لكيان ذي علاقة؛ وهل يُسوّى رصيدٌ ما في مكان آخر؛ وسبب إعادة فتح شهر مُقفل.

يستطيع المساعد شرح الصف وبيان ما تعنيه كل إجابة، لكنه لا يختار إجابة نيابةً عنك ولا يستطيع اعتماد تعيين. وإذا طلبت منه تغيير تعيين شركة، فإنه يحرّر التعيين في موضعه، ولا يغيّر إلا البنود التي تسمّيها، ويخبرك بالقيمة القديمة والجديدة؛ ويسري التغيير من الإقفال التالي. وللسؤال عن صف، الصق جملته في «الدردشة». راجع ما لن يفعله.

اعتماد التعيين

يكتب الاعتماد إجاباتك في التعيين، ويسجّله بوصفه التعيين الذي تُقفَل به هذه الشركة، وفق عملة التقارير ونهاية السنة المالية الحاليتين. ويتطلب التقرير الأول للشركة تعيينًا معتمدًا.

1. إن لم تكن للشركة عملة تقارير أو نهاية سنة مالية، فاضغط «تفاصيل الشركة…» بجوار «اعتماد التعيين» (أو «تحرير تفاصيل الشركة» أعلى صفحة الإعداد)، واختر القيمتين، ثم اضغط «حفظ».
2. أجب عن الصفوف التي تستطيع الإجابة عنها، واترك البقية كما صيغت في المسودة، ويمكنك أن تضغط «معاينة التغييرات».
3. اضغط «اعتماد التعيين»، أو مفتاح Return.
4. تنتقل صفحة الإعداد إلى «جاهز لإقفال الشهر». اضغط «إقفال الشهر…» حين تصل ملفات تصدير الشهر. وإذا عرضت بدلًا من ذلك «غير جاهز لإقفال الشهر بعد»، فهذا يعني أن ملفًا لا يمكن إقفاله كما هو (ميزانية عمومية أُعدّت قبل انتهاء شهرها)، أو أنه لا يوجد بين الملفات أي ميزانية عمومية ولا أي قائمة أرباح وخسائر؛ وتسرد الصفحة الملفات، فأضف ملف التصدير الذي تطلبه وأزل القديم.

«اعتماد التعيين» معطّل أيضًا ما دام صفٌّ يعرض رسالة تنسيق، وحين يكون التعيين معتمدًا ولم تُجب عن أي جديد. للمزيد عن الإقفال الأول: بدء الإقفال.

ما يسجّله الاعتماد

• الإجابات اللاحقة، والإعدادات الجديدة المحفوظة في «تفاصيل الشركة»، تُكتب في التعيين ويبقى معتمدًا.
• يزيل «أنشئ مسودة جديدة» الاعتماد؛ ولا توجد طريقة أخرى لسحبه.
• لا يتحقق Haruno من وجود الاعتماد إلا قبل التقرير الأول للشركة. وبعد ذلك، يعود إليك اعتماد المسودة الجديدة قبل الإقفال.

لا يسجّل Haruno بعدُ من اعتمد التعيين ولا متى، ولا يحتفظ بنسخ سابقة منه، لذا اقرأ الفروق في «معاينة التغييرات» قبل الاعتماد. وما يُحفظ بصفة دائمة هو سجل القفل لكل إقفال وإعادة فتح، مع من قام به ومتى ولماذا (نافذة «الأشهر»)، وسجل التسويات.

تبويب «الربط»

بعد الإقفال الأول للشركة، تتضمن صفحتها تبويب «الربط» الذي يسرد كل حساب وبند القائمة الخاص به كما طبّقهما آخر إقفال. وتبيّن شريحته مصدر هذا الإسناد («مستورد»، أو «معتمد ✓»، أو «مقترح»)؛ وهي ليست اعتمادًا لكل صف على حدة. وحين لا يكون للحسابات بند، تحمل شريحة «غير مرتبط»، وتظهر فوق القائمة بطاقة تحذير تقول «الحسابات غير المرتبطة لا تظهر في أي قائمة مالية حتى يتم ربطها.» والتبويب للقراءة: يفتح «مراجعة التعيين…» في أعلاه نموذج المراجعة (وكذلك «الدفاتر ▸ مراجعة التعيين…»)، وينشئ «أنشئ مسودة التعيين مجددًا» مسودة جديدة له. راجع تبويب «الربط».

تغيير التعيين

تغيّر التعيين عبر نموذج المراجعة، أو عبر «معالجة…» أو زر إجابة في تبويب «الملاحظات والأسئلة»، أو عبر «تفاصيل الشركة»، أو بطلب ذلك من المساعد، أو بإنشاء مسودة جديدة له. أما استيراد الملفات فلا يغيّره أبدًا. ولا يعدّل أي تغيير شهرًا مقفلًا من تلقاء نفسه: فإن كان سيحرّك رقمًا فيه، يوقف الإقفال التالي الشركة حتى تعيد فتح ذلك الشهر مع ذكر السبب.

ما يغيّر التعيين وما لا يغيّره

مراجعة تعيين موجود لديك

وصفحة الشركة مفتوحة، اختر «الدفاتر ▸ مراجعة التعيين…» (أو «مراجعة التعيين…» في تبويب «الربط»). يعرض النموذج الصفوف التي لم يُجب عنها أحد بعد فقط؛ أجب عنها واضغط «اعتماد التعيين»، أو اضغط «انتهت المراجعة» للخروج دون كتابة شيء. أما تغيير إجابة سبقت كتابتها (عدا إزالة مُدخل من قائمة)، أو نقل حساب إلى بند لا يسأل عنه أي صف، فيتطلب إما «أنشئ مسودة جديدة»، الذي يستبدل كل إجابة مسجّلة، وإما طلبًا إلى المساعد بتحرير التعيين.

إنشاء مسودة جديدة

«أنشئ مسودة جديدة» يقع أسفل النموذج حين يكون التعيين محفوظًا. ويسأل «هل تريد إنشاء مسودة جديدة لهذا التعيين؟»: «كل إجابة سُجلت على هذا التعيين ستُستبدل بما يقرأه مُنشئ المسودة من الملفات. لا يمكن استرجاع الإجابات.» اختر «أنشئ مسودة جديدة» أو «أبقِ التعيين كما هو». ولا يتاح أثناء معالجة إجابة، ولا حين تخلو الملفات من ميزانية عمومية أو قائمة أرباح وخسائر؛ وحينها تظهر أسفله الجملة التي تذكر القائمة الناقصة. ويطرح «أنشئ مسودة التعيين مجددًا»، في تبويب «الربط» وفي تقرير الاستيراد، السؤال نفسه.

• يقرأ كل ملف بحالته الراهنة ويستبدل التعيين كله، بما في ذلك كل إجابة وكل إعفاء. ويعود الحساب الذي نقلته إلى حيث يضعه ملف التصدير. ولا يُحتفظ بأي نسخة سابقة، لذا دوّن أولًا الإجابات التي تريد إعادة إدخالها.
• يزيل الاعتماد: راجع وأجب واعتمد من جديد قبل الإقفال التالي.
• يحتفظ بعملة التقارير ونهاية السنة المالية، ولا يغيّر شيئًا مما سبق إقفاله. وإن كان التعيين الجديد يعرض شهرًا مقفلًا على نحو مختلف، فيجب إعادة فتح ذلك الشهر قبل أن يصل إليه التغيير (أدناه).

حذف مسودة

في حالة التعيين الذي لم يعتمده أحد، في شركة ليس لها شهر مُقفل، يحذف «احذف هذه المسودة» التعيين وإجاباته بعد أن تؤكد بزر «احذف المسودة»، ويحتفظ بالملفات، لتتمكن من إنشاء مسودة جديدة. أما التعيين المعتمد أو الذي سبق استخدامه فلا يمكن حذفه: أنشئ له مسودة جديدة بدلًا من ذلك.

ظهور حساب جديد في QuickBooks

الحساب الذي يُفتح بعد الاعتماد ليس له بند، وكذلك الحساب الذي لا رقم له إذا أُعيدت تسميته، لأنه يُعرف باسمه. وفي الإقفال التالي تُستورد أرقامه لكنها لا تظهر في أي قائمة، ولا شيء في ظاهر القوائم يدل على ذلك. ويُصدر الإقفال ملاحظة عالية الخطورة بعنوان «حساب نشط بلا ربط» (unmapped_active_account) ونصها «للحساب بيانات مستوردة ولا ربط له؛ تحذفه كل القوائم. أحدث رصيد: ‎$X.»، وتُقفَل الأشهر بحالة «reported with exception» (مُبلَّغ عنه مع استثناء). وقد تصاحبها ملاحظات أخرى، مثل ni_crosscheck («صافي الدخل غير متطابق») حين يحمل الحساب حركة في قائمة الأرباح والخسائر. أما الحساب الذي كان رصيده صفرًا في كل مكان فيُبلَّغ عنه بدلًا من ذلك بملاحظة unmapped_empty_account («حساب فارغ بلا ربط») منخفضة الخطورة.

يوجّه «معالجة…» في تلك الملاحظة الحساب إلى بند. ولا تُضف ملف تصدير آخر لكي يظهر الحساب؛ فالملف الذي قرأه الإقفال يتضمنه بالفعل. كما أن إنشاء مسودة جديدة للتعيين بأكمله يضع الحساب أيضًا، لكنه يستبدل كل إجابة مسجّلة.

1. افتح تبويب «الملاحظات والأسئلة» للشركة. تحمل ملاحظاتها «معالجة…» بعد الإقفال مباشرةً. وإذا قال التبويب «كما أبلغ عنها آخر إقفال. أعد تشغيل الفحوصات لقراءة الدفاتر بوضعها الحالي.»، فاضغط «إعادة تشغيل الفحوصات» أولًا: فالصفوف المعروضة بهذه الصورة لا تحمل «معالجة…».
2. في ملاحظة الحساب غير المرتبط، اضغط «معالجة…». يقترح Haruno بند الحساب المُعيَّن الأقرب إلى الحساب الجديد بحسب الرقم (فالحساب الجديد 1030 يذهب إلى حيث يقع 1010 و1020)؛ وإن لم يقترح أي بند، فاختر البند تحت «بند القائمة». وتُظهر المقارنة ما الذي سيتغيّر.
3. اضغط «تسجيل الإجابة».
4. أقفل الشهر. ويسري البند على كل شهر يظهر فيه الحساب، لذا إن منعه شهرٌ مقفل، فأعد فتح ذلك الشهر مع ذكر السبب ثم أقفل مجددًا (أدناه).

ملف يُضاف بعد إنشاء مسودة التعيين

لا تحتاج الميزانية العمومية وقائمة الأرباح والخسائر للشهر التالي إلى أي شيء. أما نوع الملفات الذي لا يتضمن التعيين جزءًا له، مثل مصنف تسويات أو كشف أعمار ذمم مدينة أو موازنة أُضيفت بعد الإعداد، فلا يُقرأ: يذكر الاستيراد «تم النسخ · ليس ضمن التعيين» ويعرض «أنشئ مسودة التعيين مجددًا»، ويشير تبويب «الملفات» إلى أن التعيين لا يقرأ الملف، وتذكره نتيجة الإقفال. وإنشاء مسودة جديدة يقرؤه. والشركة التي لا يقرأ تعيينها ميزانية عمومية أو قائمة أرباح وخسائر لا يمكن إقفالها، وتعود صفحتها إلى «أنشئ مسودة جديدة للتعيين»؛ أضف ملف التصدير إن كان ناقصًا، ثم اضغط «أنشئ مسودة جديدة». راجع إضافة ملفات لاحقًا.

حين يمسّ التغيير شهرًا مُقفلًا

يحمي القفل القوائم المالية لكل شهر مُبلَّغ عنه كما عُرضت، لذا فإن نقل حساب إلى بند آخر، أو إنشاء مسودة جديدة تغيّر معادلة بند، تغييرٌ في العرض. ويسري على كل شهر يظهر فيه الحساب: فلا يوجد خيار «من هذا الشهر فصاعدًا». ولا يراه الفحص المسبق: إذ يعرض «سيُقفل» ويسرد الأشهر المقفلة في ملاحظة لا توقف شيئًا. أما الإقفال نفسه فيوقف الشركة: إذ يقرأ صفها «March 2026 is locked, and this close would change 1 figure reported for it. Nothing was written. Reopen the month to correct it, then close again.‎» (شهر مارس 2026 مقفل، وهذا الإقفال سيغيّر رقمًا واحدًا أُبلغ عنه لهذا الشهر. لم يُكتب شيء. أعد فتح الشهر لتصحيحه، ثم أقفل مجددًا.)، ويسرد أول خمسة أرقام ستتحرك، ويعرض «تصحيح…». ولا يمكن تسجيل تغيير في طريقة عرض بند في شهر لاحق، لذا فالمخرج هو أن تعيد فتح تلك الأشهر مع ذكر السبب، مثل «عُرض القرض المستحق ضمن الذمم الدائنة بقرار المدير المالي»، ثم تقفل مجددًا؛ ويُبلَّغ عن البنود المنقولة بوصفها إعادة بيان. راجع التغييرات التي يرفضها القفل وإعادة فتح شهر.

الإعفاءات ليست تعيينات

يُسكت الإعفاء سؤالًا واحدًا: هذا الرصيد يُسوّى في مكان آخر، أو هذا البند يُراد له أن يبقى فارغًا، أو هذا الحساب متذبذب بطبيعته. أما التعيين فيحدد أين يُعرض الحساب. ولا يغني أحدهما عن الآخر: فالإعفاء لا يضع أي حساب في بند، لذا يظل الفحص unmapped_active_account يُبلّغ عنه، ولا يوجد إعفاء يُصلح جدول تسوية لا يتطابق (فالفحص recon_exceptions لا إعفاء له).

كيف يطابق الإعفاء

يطابق إعفاء الحساب رقمَ حساب (1010)، أو بادئة رقمية (10 تشمل مجموعة 10xx)، أو اسم الحساب بالضبط؛ ولا يطابق الاسم الجزئي شيئًا. والحساب الذي لا رقم له يُعرف باسمه الكامل، أي Parent:Child في حالة الحساب الفرعي. ويطابق إعفاء البند مسمّى بند القائمة تمامًا كما يكتبه المصنف. والمُدخل الذي لا يشمل أي شيء يُبلَّغ عنه بوصفه unused_exemption، ويعرض «معالجة…» الخاص به «أزل هذا الاستثناء»؛ أما إعفاء التسوية أو البند الذي لا يزال يطابق شيئًا فيمكن إزالته بحذف مُدخله من صف القائمة المطابق في نموذج المراجعة، حيث يوجد له صف كهذا، أو بـ «أنشئ مسودة جديدة».

للمزيد: التغطية والإعفاءات ومعالجة الملاحظة.

ما لا يستطيع التطبيق فعله بعد

لا يستطيع نموذج المراجعة اليوم إعادة تجميع الحسابات، ولا تغيير إجابة مكتوبة ذات قيمة واحدة، ولا يُسأل عن بعض السياسات. وحيث يكون «أنشئ مسودة جديدة» الطريق الوحيد في النموذج، فإنه يستبدل كل إجابة مسجّلة؛ ويمكن للمساعد بدلًا من ذلك أن يحرّر التعيين عندما تطلب ذلك.

راجع أيضًا إزالة ملف، والحسابات التي تُعدّ نقدًا، والشركات التي ليس لها مصنف تسويات.

رسائل قد تظهر لك

تبقى الرسائل الصادرة عن الجزء من Haruno الذي يقرأ الملفات ويُقفل الدفاتر بالإنجليزية أيًّا كانت لغة التطبيق، عدا الملاحظات التي يصوغها التطبيق بلغته هو؛ أما رسائل التطبيق نفسه فتتبع لغته. والرسائل المقتبسة أعلاه مشروحة حيث تظهر، والرسائل القليلة أدناه مشروحة هنا فقط. أما البقية، مع طرق معالجتها، ففي صفحة استكشاف الأخطاء وإصلاحها: إنشاء مسودة التعيين، وإقفال شهر، وبالنسبة إلى التعيين المستورد دون أسئلة المراجعة الخاصة به: استيراد الدفاتر من إصدار سابق.