月底結帳

什麼是結帳

結帳是 Haruno 月底例行作業的一次執行，對象可以是一家公司，也可以是投資組合中的所有公司。在一次執行中，結帳會：

1. 讀取公司檔案中的每一個 Excel 與 CSV 檔案，以及每一份存成 PDF 的 QuickBooks 調節報告。
2. 依據該公司的科目對應，將每個科目的月底餘額與每月發生額記入 Haruno 中該公司的分類帳。不會將任何內容寫回 QuickBooks。
3. 對分類帳執行完整性檢查。
4. 產生財務報表、調節（公司有調節明細表時）與投資人報告，確認每一份都能產生。結帳不會保存其中任何一份：報表是在您開啟或輸出時，才依帳冊產生。
5. 鎖定本次出具報表、但尚未鎖定的月份。沒有資產負債表的月份，或其數字是在該月結束之前匯出或同步的月份，會出具報表但維持未鎖定，結帳結果會指出哪一份匯出檔能鎖定它。
6. 更新調整紀錄與「客戶總覽」的數字。

結帳時不需要選擇月份：結帳會鎖定每個已出具報表但尚未鎖定的月份，因此若第一次結帳所用的匯出檔涵蓋七個月，這七個月會全部鎖定。有兩種月份例外：一種是有損益表但沒有資產負債表的月份，另一種是其數字在該月結束之前就已匯出或同步的月份。這兩種月份都會出具報表但維持未鎖定，結帳結果會指出哪一份匯出檔能鎖定它，而在該匯出檔加入之後的下一次結帳就會鎖定它。檢查會先執行，報表會在鎖定之前建立，因此無法出具報表的月份絕不會被鎖定。每個步驟不是完整寫入，就是完全不寫入；執行一旦開始，某家公司出了問題，只有該公司會停止。

發現事項不會阻止結帳。結帳鎖定的每個月份，都會記錄當時仍未解決的高、中嚴重程度發現事項：沒有的話，該月份為「fully reconciled」（全部調節相符），有的話則為「reported with exception」（附例外出具）。帳冊中沒有調節的月份沒有任何可核對的內容，因此沒有未解決發現事項時，會改為鎖定為「not reconciled」（未調節）。財務報表核對不相符的月份，一樣會被鎖定。請參閱《結帳狀態》與《嚴重程度》。

結帳要使用應用程式本身的控制項來進行。Haruno 的對話助理可以解釋某個數字、某項發現事項或本頁提到的任何訊息，但無法結帳，也無法重新開啟月份。結帳在您的 Mac 上執行，不會傳送任何資料（請參閱《您的資料流向何處》），也完全不會消耗您的用量額度。Haruno 在結帳結束時可能草擬的給管理層的問題則不同：這些問題由助理撰寫，因此需要您已登入，並且會消耗您的用量額度。Windows 版 Haruno 以相同的方式結帳，視窗與訊息也相同。它沒有「帳冊」選單，也沒有用來開啟「客戶總覽」的 ⌘1：請使用公司頁面標題區的按鈕（「當月結帳…」、「重開月份…」），以及「檔案」分頁上的「上傳檔案」；請參閱《與 Mac 版 Haruno 的差異》。「客戶總覽」的視窗會顯示「此帳冊檔案夾中的所有公司」：帳冊資料夾是 Haruno 專門用來存放各公司檔案與分類帳的位置（請參閱《帳冊存放的位置》）。

公司需要提供的檔案

每家公司結帳都需要兩份 QuickBooks Online 報表：「資產負債表」與「損益表」。其他檔案都是選用的：調節工作底稿（或存成 PDF 的 QuickBooks 調節報告）會讓結帳多出調節檔案，其他每份報表則各增加一項檢查或一個面板。只提供這兩份報表的公司照樣能結帳，只是沒有調節檔案，結帳結果會說明原因。產生對應草稿時，以及進行預檢（結帳前的檢查，不寫入任何內容）時，Haruno 都會確認這兩份報表是否齊備。

匯出檔必須符合以下條件：採權責發生制；損益表每欄一個月；截止日為某個月的最後一天；使用公司的報表幣別；財務報表為 Excel（.xlsx）格式。現金收付制的檔案、欄位為一季、多個月合併或只有年初至今累計數的損益表，或以其他幣別編製的檔案，都會使該公司的結帳停止。在月中途匯出的資產負債表不會被匯入：其檔案所在列會說明應以哪個月底日期匯出。完整的檢查清單請參閱《要從 QuickBooks Online 匯出哪些報表》；Haruno 會拒絕的檔案請參閱《Haruno 拒絕的檔案》。結帳會讀取您加入的匯出檔。以「新增公司 ▸ 從 QuickBooks」設定的公司，則改依其已同步的月份結帳（《QuickBooks 與公司的帳簿》）。

結帳之前

有些問題要等檔案讀取之後才會浮現，因此請在開啟「當月結帳」視窗之前，先確認以下事項。

第一次結帳之前

設定、產生草稿與核准的說明，請參閱《公司》、《匯入檔案》與《核准科目對應》。

之後每次結帳之前

• 已在開啟公司頁面時，使用「帳冊 ▸ 匯入匯出檔…」匯入當月新的匯出檔。
• 新月份的資產負債表與損益表都已加入。只有損益表的月份會出具報表但維持未鎖定，並附上一則說明，指出要匯出哪一份資產負債表；將它加入後再次結帳，該月份就會連同月底餘額一併鎖定，不需要重新開啟。
• 匯出檔的截止日是您要結帳月份的最後一天，而且是在該月帳目於 QuickBooks 中定案之後才匯出。只涵蓋部分月份的欄位不會被匯入；數字是在該月最後一天當天或之前匯出的月份，會出具報表但維持未鎖定：請在該月結束之後重新匯出，下一次結帳就會鎖定它。
• 若公司有調節明細表（工作底稿，或 QuickBooks 調節報告），當月的明細表已經加入：明細表晚到時，結帳狀態不會重新計算。
• 若有檔案更正了已出具報表的月份，您清楚它會變更哪些月份以及原因：更正這些月份時需要寫下備註。

已核准的科目對應每個月都會原樣套用。要匯出哪些報表，請參閱《每月作業》。

以下情況絕不會阻止結帳：發現事項、核對不相符的財務報表、問題、未回答的審閱列（但它們所描述的內容不會出現在帳冊中）、科目對應未讀取的檔案，以及沒有調節明細表。會使結帳停止的情況，請參閱《結帳遭拒時》。

開始結帳

按一下「當月結帳…」。每個「當月結帳…」控制項開啟的都是同一個「當月結帳」視窗，視窗一開始會先進行不寫入任何內容的預檢。您從哪裡按下，決定了要為哪些公司結帳：

按下「再次結帳」之後，結帳進度會顯示在公司頁面上方的狀態列，並附有專屬的「取消」按鈕；若要查看進度，請按一下公司標題列上的「當月結帳…」。若公司未能結帳，原因會顯示在其「發現事項與問題」分頁的最上方。

這些控制項在適用之前根本不會出現，而不是以灰色停用：公司設定頁面上的控制項，要等科目對應核准、且公司的檔案可以結帳後才出現；「客戶總覽」工具列上的，要等任一家公司有了科目對應才出現；「帳冊」選單中的，要等該公司有了科目對應才出現，但在顯示「對話」、「檔案」或帳冊以外的其他頁面時不會出現。

您的第一次結帳

1. 按一下側邊欄中的「客戶總覽」（⌘1），再按一下該公司的卡片，開啟其設定頁面。
2. 確認步驟列已進行到「可以結帳」。若尚未到達，請先完成步驟列顯示的步驟。
3. 按一下「當月結帳…」。「當月結帳」視窗會開啟並執行預檢。
4. 公司卡片顯示「將會結帳」時，按一下「當月結帳」（或按 Return 鍵）。
5. 查看各步驟的進度。按「取消」會停止結帳。
6. 閱讀結果，然後按一下「完成」。公司頁面此時會變成該公司的儀表板，顯示它的報表，以及本次結帳產生的發現事項。

預檢

「當月結帳」視窗開啟時，會先推算這次結帳會做什麼，但不寫入任何內容：不寫入數字、不產生報表，也不鎖定。視窗會先顯示「正在檢查此次結帳會做什麼…」，接著每家公司各顯示一張卡片，標示「將會結帳」或「不會結帳」。在您按下「當月結帳」之前，不會執行任何動作；按 Return 鍵等同按下這個按鈕，按 Esc 鍵或「取消」則會關閉視窗。

預檢會為每家公司確認三件事：有可讀出公司名稱的科目對應、至少有一個 Excel 或 CSV 檔案，以及科目對應會讀取資產負債表與損益表。接著，它會在副本上執行結帳本身的前半段，不寫入任何內容：開啟公司檔案中的每個檔案，並在遇到結帳會停止的第一個問題時停止，例如無法讀取的檔案、沒有讀取任何檔案的科目對應，或在月份結束之前產生的資產負債表。該公司會顯示「不會結帳」，並附上結帳會給出的那句說明。它也會註記已鎖定的月份（這些月份從不構成阻礙），並列出自上次結帳後新增的檔案。它看不到檢查會發現什麼，也看不到已鎖定的數字是否會變動，因此一家公司仍可能顯示「將會結帳」，卻在已鎖定月份中有數字會變動時，在結果中停止。在大型投資組合中，開啟這些檔案所需的時間，與結帳本身「正在讀取匯出檔」步驟所需的時間大致相同。

「當月結帳」按鈕在以下情況會保持停用：預檢仍在進行時，以及沒有任何卡片顯示「將會結帳」時。尚未就緒的公司不會拖累其他公司：這次執行會為標示為「將會結帳」的公司（逐一指名）結帳，其餘公司則不納入。

結帳執行期間

視窗會顯示「第 N 步，共 M 步」、每家公司各一行的進度，以及「取消」按鈕，按下即停止結帳：沒有只隱藏視窗而不停止的按鈕。步驟按公司分別計算，因此 M 等於檔案數加七；最後的「客戶總覽數據」步驟則單獨計為「第 1 步，共 1 步」。公司那一行的圓點變成實心，表示執行已經處理過該公司，並不代表已經結帳：每家公司最後的結果，要看結帳結果。若視窗消失，結帳仍會繼續：「客戶總覽」或公司頁面上方的狀態列會顯示「正在結帳 <Company>…」或「正在結帳此帳冊檔案夾中的所有公司…」，並附有專屬的「取消」按鈕。再按一下「當月結帳…」，視窗就會回到這次執行。Haruno 一次只執行一個結帳或一個對應草稿的產生；此時再啟動另一個會遭到拒絕，並顯示「another close is running」（另一個結帳正在執行），且不會寫入任何內容。

依序執行的步驟

取消結帳

「取消」會在進行中的步驟完成後停止結帳，因此不會留下寫到一半的內容。接著視窗會顯示「結帳已停止。」以及下列其中一則訊息：

按一下「完成」。若要完成結帳，請再結帳一次：下一次結帳會從頭讀取每個檔案。

結帳結果

執行結束時，視窗會顯示一行標題、每家公司一張卡片，除非該公司未結帳，否則每張卡片都附有該公司的「報告」卡片。按一下「完成」，然後逐一開啟每家公司，處理其發現事項並寄出報表。

已結帳、部分結帳、未結帳

卡片顯示的內容

按一下「報告」下方的某一列，即可將該報告同時輸出為 PDF 與網頁，存到您選擇的資料夾；「調整紀錄」這一列則是開啟該檔案。步驟請參閱《將報表輸出為 PDF 與網頁》；卡片的說明請參閱《「報告」卡片》。

接下來要做的事

1. 查看標題列上的結帳狀態標籤（例如「fully reconciled」、「reported with exception」或「not reconciled」），以及旁邊列出的未解決檢查。
2. 開啟「發現事項與問題」，逐一處理；最上方的「給管理層的問題」卡片，是 Haruno 草擬該月份問題、供您編輯並寄出的地方。問題只是請您查看某件事，絕不會將月份標記為例外。

   請參閱《是問題，而非發現事項》與《給管理層的問題》。

3. 財報套件寄出之前，請先閱讀一遍。
4. 從「報告」卡片將每份報表輸出為 PDF，確認您需要的每個月份都在上面，然後寄出：投資人報告寄給公司的投資人，財報套件交給管理階層並留存於您的檔案。

   報表是在您每次開啟或輸出時依帳冊產生，不保留先前的版本，因此請保存您寄出的 PDF。請參閱《寄出 PDF 之前》與《報表變更時》。

5. 若某項發現事項表示已出具報表的數字有誤，請在 QuickBooks Online 中更正，並依照下方《更正已出具報表的月份》的步驟處理。

事後修正發現事項，並不會改變已鎖定月份所記錄的狀態；只有在重新開啟該月份並再次結帳後，狀態才會改變（請參閱《解決發現事項》）。Haruno 沒有復原結帳的功能：結帳鎖定的月份會一直保持鎖定，直到您寫下原因將其重新開啟為止（請參閱《重新開啟月份》）。沒有調節明細表的公司，「報告」下不會有「調節」這一列；請參閱《沒有調節工作底稿的公司》。

為多家公司結帳

若要在一次執行中為所有公司結帳，請顯示「客戶總覽」（⌘1），然後按一下其工具列上的「當月結帳…」；或在顯示「客戶總覽」時選擇「帳冊 ▸ 當月結帳…」。視窗的副標題會顯示「此帳冊檔案夾中的所有公司」。只要有一張卡片顯示「將會結帳」，「當月結帳」按鈕就會啟用。

• 視窗會列出投資組合中的每家公司，而這次執行會為標示為「將會結帳」的公司（逐一指名）結帳。您無法排除已就緒的公司；若只要為一家公司結帳，請使用該公司頁面上的「當月結帳…」。尚未就緒的公司不會納入，也不會拖累其他公司。
• 各公司會依序逐一結帳，彼此獨立：缺少科目對應、檔案無法讀取、匯入遭拒或報表寫出失敗，都只會使該公司停止。實際發生的情況以該公司的結果卡片為準，而不是預檢卡片。
• 客戶總覽的數字會在最後一家公司之後更新一次，涵蓋所有有數字的公司，而且只在至少有一家公司完成結帳時才會更新。從公司頁面為單一公司結帳，也會更新這些數字。
• 各公司之間不做任何幣別換算。投資組合合計不會把以不同幣別出具報表的公司加總在一起。

「客戶總覽」如何呈現結果，請參閱《客戶總覽畫面》；把每家公司合併成一份的報告，請參閱《客戶總覽報告》。

投資組合結帳無法開始時

若有一家公司從未結帳過、且尚未就緒，其卡片會顯示「不會結帳」，並附上「建立首份報表前，請先在公司詳細資料中設定報表幣別與會計年度結束月份。」或「建立首份報表前，請先核准對應。」，以及一個「開啟公司」連結。其他公司仍會結帳：「當月結帳」會為標示為「將會結帳」的公司結帳。若沒有任何公司就緒，按鈕會保持停用，每張卡片也都會說明原因。請開啟該公司，在「公司詳細資料」中設定幣別與會計年度結束月份並核准科目對應，然後重新執行投資組合結帳。

為下個月結帳

每個月匯入公司新的匯出檔，然後再次結帳。結帳會讀取新舊所有檔案，將尚未鎖定的月份過帳並鎖定。已鎖定的月份維持原狀；若新檔案會變更其中任何數字，該公司就不會結帳，其卡片會列出相關月份。對於來自 QuickBooks 的公司，請按一下「同步」，而不必匯出再匯入，然後結帳。

1. 匯出截至剛結束月份最後一天的資產負債表，以及該月的損益表，再加上公司每月提供的其他檔案。

   請參閱《每月作業》。

2. 在 Haruno 中按一下「客戶總覽」（⌘1），然後開啟該公司。
3. 選擇「帳冊 ▸ 匯入匯出檔…」，在「上傳公司檔案」視窗中選取檔案，按一下「新增檔案」，再按一下「完成」。
4. 按一下公司標題列上的「當月結帳…」，並查看預檢：新檔案會列為自上次結帳後新增的檔案。
5. 卡片顯示「將會結帳」時，按一下「當月結帳」。結果卡片會在「已鎖定」之後列出新鎖定的月份。
6. 逐一處理發現事項，然後輸出並寄出報表。

「匯入匯出檔…」只接受檔案，不接受資料夾。若檔案與公司中既有的檔案同名，會另存為 <name> 2.xlsx（或 2.csv）放在原檔旁邊；Haruno 絕不會取代檔案，而結帳會在原檔之後讀取這份副本，因此以副本的數字為準。對於已讀取的副本，匯入結果會說明這一點。若對應不會讀取該檔案，則會顯示「已複製 · 不在對應中」，下次結帳就會將它排除，直到您重新產生對應草稿為止。無法讀取或無法辨識的副本，只會說明它另存在哪裡，其餘由它自己的標籤說明。請參閱《之後再加入檔案》。

預檢列出已鎖定的月份時

公司第一次結帳之後，其預檢卡片會附上一則註記，指出它已鎖定的月份，而該公司仍然顯示為「將會結帳」。這則註記不會阻止任何事：只有在新檔案會變動其中某個月份的數字時，結帳鎖定才會拒絕結帳，而這要等檔案過帳之後才會知道（請參閱《預檢中的已鎖定月份》）。處理方式取決於您看到的內容：

每次重新開啟都會永久保留在該月份的「記錄」中，包括執行重新開啟的使用者帳號、時間與原因。以相同數字再次結帳的月份不算重編，但其結帳狀態可能會改變。請參閱《重新開啟會保留什麼》。

更正已出具報表的月份

已出具報表月份中的數字，絕不會悄悄改變。對於晚到的帳單、重分類，或該月份出具報表後才做的任何其他更正：請在 QuickBooks Online 中入帳，並使用「帳冊 ▸ 匯入匯出檔…」加入更正後的匯出檔，或者對來自 QuickBooks 的公司再同步一次，然後結帳。結帳會停止並提供「修正…」：將差額記入下一個未結的月份，讓已出具報表的月份維持原狀，或附上書面原因重新開啟該月份並重編。完整程序請參閱《從頭到尾更正已出具報表的月份》。

QuickBooks 中新增的科目

科目對應未歸入任何報表項目的科目，會回報為發現事項：有餘額時，標題為「有活動科目未對應」（unmapped_active_account，高）；餘額仍為零時，標題為「空白科目未對應」（unmapped_empty_account，低）；在完成對應之前，這個科目不會出現在任何財務報表中。若要為單一有餘額的新科目設定對應，請開啟「發現事項與問題」分頁，然後在它那一列按「解決…」（若該列沒有這個按鈕，請先按「重新執行檢查」），並選擇它所屬的報表項目；請參閱《從「發現事項與問題」分頁解決》。科目對應的其他所有內容，請見《變更科目對應》。

結帳遭拒時

執行開始之後，拒絕只會使該公司停止。少數情況會在任何公司開始之前就停止整個結帳：「another close is running」、附有說明句的「結帳未執行。」此外，第一次結帳但尚未就緒的公司不會納入這次執行，其卡片會說明原因（請參閱《預檢》）。排除原因後再次結帳：下一次順利完成的結帳會鎖定這些月份（各種結果分別寫出了什麼，請參閱《結帳結果》）。若訊息中提到某個指令或檔案路徑，您都不需要理會；這些訊息中的「規格」（spec）指的是公司的科目對應，「客戶」（client）指的就是公司。

以完整句子顯示的訊息

簡短標籤：要檢查什麼

失敗的卡片會以停止的那個步驟自己的措辭，說明該步驟的失敗原因。其中有些句子出自匯入程式，內容偏技術性，少數還會提到檔案路徑。以下依可能性由高至低，列出每一種情況背後的原因。

修正檔案。請用「從公司中移除」，在公司檔案中該檔案所在的那一列，或在失敗卡片上針對結帳無法讀取的檔案，移除有問題的檔案，再加入正確的版本。在某次結帳讀取某個檔案之前，每個檔案都可以移除；之後只有在那之後新加入或被取代的檔案、科目對應未納入的檔案、Haruno 無法讀取的檔案，或 Haruno 拒絕的檔案才可以。結帳已讀取過的檔案會保留，即使該次結帳沒有鎖定任何月份也一樣，而同名的新版本會以 <name> 2.xlsx 加在它旁邊，並在它之後讀取。工作底稿方面的原因列於《工作底稿使結帳停止時》，哪些情況算是變更已鎖定月份列於《觸發鎖定的情況》，所有結帳訊息則列於《疑難排解》。