審閱流程

一家公司如何從一個存放活頁簿的資料夾，走到完成結帳並已鎖定的月份：公司提供什麼、您只需決定一次的事項，以及之後每個月會發生什麼。

什麼是審閱

一次審閱就是一次結帳：針對一家公司的一個月份，執行一次處理流程。Haruno 會讀取該公司的活頁簿，據以建立一本標準化分類帳，執行完整性檢核，並寫出財務報表包、調節底稿與投資組合儀表板。接著，它會鎖定已報告的月份，讓已報告的數字日後無法在沒有紀錄的情況下變更。

公司與 client

Haruno 將每家公司稱為 client；資料夾名稱、指令與儀表板中使用的都是這個字。

審閱目前在 macOS 應用程式中執行。儀表板與任何一份報告都可以匯出為 PDF。

結帳的各個階段

階段	讀取	寫入
讀取	workbooks/<client>/ 中的每個活頁簿或 CSV 檔	從每個檔案讀出的資料表，存放於 ledger/staging/。隱藏工作表會被擱置一旁，不予讀取。
建立分類帳	上述資料表，以及該公司已核准的對應設定檔（spec，每家公司一份 YAML 檔）	標準化分類帳 ledger/ledger.sqlite
檢核	分類帳	發現事項與待確認問題，列於結帳報告中
財務報表	分類帳，以及對應設定檔中的報表版面配置	財務報表包
調節	分類帳中的調節明細表	調節底稿
鎖定	本次結帳所報告的月份，以及未解決的發現事項	每個月份一筆結帳紀錄：「fully reconciled」（全部調節相符）或「reported with exception」（附例外事項報告）
儀表板	分類帳；在本次執行的每家公司都完成結帳後讀取一次，涵蓋每一家有對應設定檔的公司	投資組合儀表板

檢核會在寫出任何報告之前執行，而它們正是重點所在。發現事項不會中止結帳：它就是您原本要到第三週才會發現的事情。

同一次執行也會寫出投資人報告與調整紀錄，並保留每個來源活頁簿的副本。請參閱「結帳寫入的內容」。

公司提供的檔案

公司只需提供其記帳人員原本就會產出的檔案。有財務資料包與調節底稿，就足以完成一個月的結帳，而單純的 QuickBooks 報表匯出檔也可以代替財務資料包。其他所有輸入都是選用的，每多一項，就多一個面板或一項檢核。

輸入	用於
每月財務資料包：貼上的匯出資料、手動填寫的科目對應欄，以及報表表達工作表，全部在同一個活頁簿中	分類帳與財務報表包。科目對應與小計是從活頁簿本身的公式讀取。
QuickBooks 報表匯出檔：資產負債表、損益表、現金流量表	同上，科目對應則從每個匯出檔的區段推斷。請三份都提供：現金流量表會依其本身主張的分類保存，因此檢核可以與它不一致。
試算表（選用）	一項檢核，確認沒有任何帶有餘額的科目未被表達。若單獨提供試算表，則會被拒絕，因為它本身並未表達任何內容。
調節底稿	調節底稿及其檢核。每份明細表都會依其本身的項目重新加總，並與總分類帳核對。
預算（選用）	預算與實際比較面板。差異不等於發現事項。
營運輸入工作表（選用）：各月員工人數與新顧客數	員工人數、每名員工營業費用與每名員工營收等指標卡，以及新顧客數；任何財務報表都不包含這些數量
帳單匯出檔，例如 Stripe 發票（CSV）（選用）	各顧客營收，以及每月經常性收入（MRR）、年度經常性收入（ARR）與流失率
CRM 匯出檔，例如 HubSpot 交易（CSV）（選用）	簽約金額（bookings）與新顧客數，兩者都不是營收
各顧客營收活頁簿（選用）	同樣的 MRR、ARR 與流失率，但讀取的是已認列的營收，而非已開立的發票
「Profit and Loss by Class」（依部門列示的損益表）匯出檔，每月一個檔案（選用）	各部門營業費用面板，以及一項檢核，確認每個月的類別拆分加總等於該月的發生數（class_total_disagrees）。沒有檔案的月份會顯示「—」，而不是零。
「A/R Aging Detail」（應收帳款帳齡明細）與「Transaction List by Vendor」（依廠商列示的交易清單）（QuickBooks 選用報表）	可據以判斷某個異常高峰月份是否為預付款的發票；並且在您指定應收帳款科目後，將未結清發票與應收帳款餘額核對

匯出檔必須符合的條件

以權責發生制編製。現金收付制的匯出檔會被拒絕。
按月編製。以季為欄位的損益表會被指名拒絕；請改索取按月列示的報表。
以公司的表達貨幣編製。每家公司只使用一種貨幣，從不換算，因此聲明為其他貨幣的匯出檔會被拒絕。
已列入對應設定檔。對應設定檔中沒有任何區段列入的檔案，會以檔名回報並略過，該公司仍會以其餘檔案照常結帳。

隱藏工作表會被隔離，不予讀取

隱藏工作表只會以名稱記錄，從不匯入；實務上，隱藏工作表常含有其他公司遺留的資料。只有在您要求時，Haruno 才會向您顯示其中的內容；也只有在您確認該工作表屬於某家公司之後，才會將其納入該公司的分類帳。請參閱「隱藏工作表會被擱置」。

新增一家公司

沒有對應設定檔的公司無法結帳。新增公司的程序會產出這份對應設定檔，且只需進行一次。

在 macOS 應用程式中，透過「檔案 ▸ 打開資料夾…」（File ▸ Open Folder…，⌘O）開啟審閱工作區：也就是含有 .haruno 的資料夾。請選擇這個資料夾本身，而不是它的上一層。
將該公司的活頁簿放入 workbooks/<client>/，例如 workbooks/acme/：每月財務資料包、調節底稿，以及預算（如有）。

請 Haruno 為該公司完成設定。

text

Acme 剛簽約，他們的檔案在 workbooks 裡，請幫他們完成設定。

Haruno 會根據活頁簿草擬對應設定檔，接著停下來向您展示，最前面是 REVIEW 清單：也就是活頁簿無法回答的問題。此時尚未套用任何內容。
閱讀 REVIEW 清單，並以白話回答。Haruno 會記錄每個回答，並向您顯示變更內容（diff）。
核准後，結帳即會執行。

對話會傳送什麼

透過助理新增公司時，您輸入的內容，以及工具回傳的結果（例如科目名稱、項目名稱與數字），會經由 Inferara 的託管服務傳送至回答您的模型供應商。結帳本身在您的電腦上執行。若要讓客戶資料不進入對話，請自行執行指令：請參閱下方的「自行執行」。

對財務資料包而言，草稿並非猜測：報表本身載明了其計算方式，因此每一項科目對應，都是從將某個科目歸入某個報表項目的 SUMIF 讀出，每個小計則是從其上方的 SUM 讀出。單純的 QuickBooks 報表匯出檔不含科目對應。對這類檔案，草稿會從每個匯出檔的區段推斷出科目對應，而將 QuickBooks 的項目名稱改為您向投資人呈現的名稱，則是主要的 REVIEW 項目。

什麼是對應設定檔

對應設定檔是每家公司一份的 YAML 檔，位於 .haruno/skills/QuickBooksCFO/specs/<client>.yaml。它完整記錄了該公司的帳簿如何對應至財務報表：哪些科目歸入哪個報表項目、每個小計如何組成、哪些項目以與正常餘額方向相反之正負號表達，此外還有公司名稱、報表金額單位、表達貨幣、重大性，以及在您說明之後的會計政策。它是純文字檔，方便人員閱讀；只要有對應設定檔與活頁簿，就能重現一次結帳。

REVIEW 清單

活頁簿無法告訴您的，是需要判斷的事項。這些問題會以一份標題為 # REVIEW: 的清單，出現在草稿最上方。請閱讀這份清單：它就是科目對應對話，而且每家公司只會進行一次。常見項目包括：

多少金額算是重大：以元為單位，而不是財務報表表達時所用的千元；
哪些科目缺少調節屬於預期情況：從調節底稿中沒有明細表的科目清單中挑選；
資本化政策：門檻、折舊方法、耐用年限；
哪些報表項目預期為空白，以及科目編號如何分類；
需要確認的解讀：從封面頁讀出的公司名稱、報表金額單位，以及資產負債表底部一個沒有標籤的列被解讀為 CHECK 列，也就是理應為零的核對列。

同意某項解讀不會寫入任何內容；更正則會被寫入。請檢查金額單位：若把過時的「('000)」標示當成正確而接受，所有交付文件中的每個數字都會相差一千倍。回答用白話即可：

text

重大性是一千美元，現金在 QuickBooks 裡調節。

Haruno 會記錄這兩個回答，並顯示變更內容。「現金在 QuickBooks 裡調節」是一項豁免：也就是對缺少調節之檢核所接受的例外，而不是科目對應。當該公司已有完成結帳的月份時，Haruno 會列出這項豁免涵蓋哪些科目；在第一次結帳之前，沒有可供比對的對象。未涵蓋任何科目的豁免，會在下一次結帳時回報為 unused_exemption。

在第一次結帳前回答整份清單

若只回答了一半就結帳，真正的發現事項會被埋沒在其他發現事項之中，而那些發現事項針對的，是調節底稿本來就不會編製明細表的科目。

從不替您決定的事項

有些數字是對一家企業的書面判斷，只有該公司能夠提出。若草稿寫入了帳簿中沒有載明的值（例如重大性、直線法，或匯出檔未聲明貨幣時的 USD），請把它視為有待確認或更正的預設值。對於您尚未說明的資本化門檻或耐用年限，Haruno 從不記錄。它會對照您說明的內容檢核公司的明細表，而助理從不代您回答這些問題。

政策	Haruno 的做法
重大性	草稿中會填入一個明示的預設值，並在 REVIEW 清單中標示為需要更正的數字，而不是讀取而得的數字。
資本化門檻	不草擬。在您寫下門檻之前，不會依門檻回報任何事項。
耐用年限	不草擬。折舊明細表本身所列的年限是該明細表自己的選擇；把它們當成政策引用回去，等於用明細表檢驗它自己。
折舊方法	直線法是唯一會計算的方法，因此草稿會寫入直線法並加以標示。其他方法會被拒絕，而不是以錯誤的算式進行檢核。
貨幣	從匯出檔所聲明的內容讀取，未聲明時為 USD，從不換算。

在沒有說明任何政策的情況下，schedule_drift 仍會執行不需要判斷的那一半：將折舊明細表所推得的明細與總分類帳比對。另有三項判斷也由您決定：某個異常高峰月份是否為預付款、某筆餘額是否在其他地方調節，以及重新開啟已鎖定月份的理由。

科目對應對話

新科目會出現，科目對應也會逐漸偏移。對於沒有歸入任何報表項目的科目，若帶有餘額，結帳會回報為 unmapped_active_account（高）；若到目前為止一直為零，則回報為 unmapped_empty_account（低）。接下來的流程一律相同：Haruno 提出建議，由您確認。

Haruno 會將該發現事項與核對結果對照判讀。若 CHECK 列的差額恰好等於該科目的餘額，未對應科目就是原因，只要一項科目對應，就能同時解決未對應科目的發現事項與核對的發現事項。
它會依據科目名稱、科目代號範圍與相鄰科目，提出一個報表項目，並附上理由。
您確認後，它會記錄這項科目對應，並重新為該公司結帳。若該公司先前已結帳過，這次結帳會被拒絕，直到您提供理由為止：請參閱下方的「結帳遭拒時」。

改變決定

text

1450 Deposits Receivable 應歸入 Other assets。

Haruno 會以可供審閱的 YAML 形式提出這項變更，而不是直接修改您的活頁簿：

yaml

mappings:
  "1450": "Other assets"

即使重新匯入的活頁簿本身的對應欄仍是空白或仍然錯誤，已核准的科目對應也會保留下來。Haruno 會回報兩者的不一致，而不是恢復檔案中的答案，也從不刪除您已核准的科目對應。

豁免不是科目對應

一項豁免只會消除一個疑問：這筆餘額在哪裡調節、這個項目為什麼是空白，或這個異常高峰是否為預付款。調節豁免不會把該科目放上任何報表，因此它所帶的餘額在各處仍然缺漏，unmapped_active_account 也仍會回報它。此外，與總分類帳核對不符的明細表，無法靠任何科目對應修正；那個例外是真實存在的。

回答以指令記錄，而非手動編輯

Haruno 會以 answer 指令（ingest.py answer，說明見「自行執行」）記錄 REVIEW 回答與科目對應變更，從不手動編輯對應設定檔。手動編輯會破壞 REVIEW 清單及其註解，可能留下無法再載入的對應設定檔，並使已核准的判斷無從追溯。若某個回答需要的值，answer 指令沒有任何旗標可以帶入，Haruno 會說明這一點，並請您自行完成那一處修改。

完成一個月的結帳

新增公司之後，每個月都是同樣的處理流程，不需要再進行對應設定檔的對話。

將該月的活頁簿加入 workbooks/<client>/。

請 Haruno 為該月結帳。

text

請為 Acme 完成本月結帳，新的活頁簿已經放進去了。

Haruno 會以一個指令執行結帳：讀取活頁簿、套用已核准的對應設定檔、執行檢核、寫出財務報表包與調節底稿、鎖定月份，並更新儀表板。
在任何內容傳閱之前，它會先向您說明發現事項。無論如何，財務報表包與調節底稿都會寫出；發現事項告訴您，在它們送出之前需要處理什麼。

結帳報告

結帳會為每家公司輸出一份報告：

輸出行	告訴您的內容
第一行	公司名稱、是否完成結帳、讀取的活頁簿，以及發現事項與待確認問題的數量
read but not applied	每個未列入任何對應設定檔區段的檔案，以檔名列出
RESTATED 及其他附註	重新提供的活頁簿所產生的重編數字，以及檔案與對應設定檔不一致的科目對應
[high], [medium], [low]	每行一個發現事項：嚴重程度、檢核、對象與細節
?	每行一個待確認問題，例如 prepaid_candidate：只會提問，從不計入發現事項
re-opened	依您提供的理由重新開啟的月份
locked	已鎖定的月份與結帳狀態，並列出未解決的檢核名稱
restated	有多少數字變動；每個變動都是調整紀錄中的一列
wrote	寫出的每個檔案：財務報表、調節底稿、投資人報告、調整紀錄、儀表板

鎖定行的內容如下（合成示範資料）：

text

locked 2023-02-28 … 2026-06-30 (41 periods) — reported with exception: 3 unresolved finding(s) (presentation_tieout, recon_exceptions, unmapped_active_account); re-opening one needs a reason (`ingest.py reopen`)

有發現事項的結帳，仍是一次成功的結帳。「clean」表示沒有嚴重程度為高或中的發現事項。請參閱「嚴重程度」。

結帳遭拒時

月份一經報告即會鎖定。若某次匯入會變更、刪除或新增已鎖定月份中的任何數字，該公司的結帳就會停止：不會寫入其分類帳，也不會更新該公司的任何報告。同一次執行中結帳的其他公司則照常進行。會使結帳停止的匯入，包括已核准的科目對應，以及報表項目加總方式的變更（兩者都會讓財務報表變動，即使活頁簿中的數字並未改變），也包括針對已鎖定月份的更正版匯出檔。拒絕訊息會列出將會變動的月份與數字，並附上前後兩個值：前十二筆完整列出，其餘只列出筆數。訊息也會列出可重新開啟這些月份的指令。若匯入的數字相同，則不會出現任何訊息，因此重新執行未變更的結帳不受影響。

text

2023-02-28 … 2026-06-30 are CLOSED, and this import would change what have
been reported for them. Nothing was written.

  2023-02-28  presentation  BS line 'CHECK': -6,600.00 -> 0.00
  2023-02-28  presentation  BS line 'Other assets': 19,500.00 -> 26,100.00
  2023-02-28  presentation  BS line 'TOTAL ASSETS': 5,394,868.29 -> 5,401,468.29

以上節錄自一次以合成資料進行的示範結帳：某家公司已鎖定 41 個月，並已核准上述 1450 的科目對應。

提供理由

Haruno 會轉達拒絕訊息並停下來。它不會自行重新開啟月份，也不會替您撰寫理由：理由會永久保存在因其而變更的數字旁邊，所以必須是您自己寫的句子。若要繼續，請說明原因：

text

1450 原本未對應，已核准歸入 Other assets。

這會恰好重新開啟拒絕訊息所列的月份，在每個月份保存理由，然後重新結帳。預留位置文字（例如拒絕訊息所列出、以角括號包住的範例）會被拒絕。不提供理由，就不會有任何變更。若有數字變動，之後的每一份財務報表包都會附上「Restated periods」（經重編期間）表格，而每個變動的數字都是調整紀錄中的一列。請參閱「結帳鎖定」。

核對不符的月份仍會鎖定

財務報表核對不符的月份不會被拒絕。它會像任何已報告的月份一樣被鎖定，而結帳鎖定會將其記錄為「reported with exception」而非「fully reconciled」，並列出未解決的檢核名稱。鎖定不是對帳簿的定論。請參閱「結帳狀態」。

其他拒絕會轉為提問

對於不靠猜測就無法讀取的輸入，結帳也會拒絕並說明原因，例如目錄頁上載有兩個不同月份日期的調節底稿。Haruno 會詢問您，並將回答記錄在對應設定檔中。它從不為了讓錯誤消失而編輯公司的活頁簿。

多家公司

一個工作區可容納您審閱的每一家公司：每家公司在 workbooks/ 下各有一個資料夾與一份對應設定檔，投資組合儀表板則涵蓋所有公司。若要一次新增多家公司：

text

這些是我客戶的 Excel 檔。請匯入 workbooks/ 裡的全部內容，每個資料夾一家公司。每一家都要：讀取他們的活頁簿，提出科目對應建議，並在套用任何內容之前先讓我看 REVIEW 註記，然後完成本月結帳並更新儀表板。

所有對應設定檔都會先草擬，並一併呈現給您。各草稿共同的 REVIEW 項目只會詢問一次。
共同的回答會寫入每一份對應設定檔；針對單一公司的例外，只屬於該公司。
所有公司在同一次執行中各自獨立結帳，因此某個活頁簿格式有誤時，只有該公司的結帳會失敗。
儀表板會在最後更新一次。為一家公司結帳，也會更新整個投資組合。
在儀表板上，每家公司只採用一份對應設定檔：若有兩份對應設定檔指名同一家公司，儀表板會以其中一份建立，而結帳會說明保留了哪個檔案、原因，以及略過了哪一個。

各公司之間不做任何換算，投資組合合計也不會把以不同貨幣報導的公司加總在一起。請參閱「投資組合總覽」。

自行執行

處理流程是您工作區中的純 Python 程式，由您自行掌握。在工作區資料夾中執行：

bash

# 讀取活頁簿但不匯入
python3 .haruno/skills/QuickBooksCFO/scripts/ingest.py inspect "workbooks/acme/financial-package.xlsx"

# 根據該公司自己的活頁簿草擬對應設定檔，然後閱讀 REVIEW 區塊
python3 .haruno/skills/QuickBooksCFO/scripts/ingest.py propose-spec "workbooks/acme/financial-package.xlsx" --spec-name acme --out .haruno/skills/QuickBooksCFO/specs/acme.yaml

# 以 answer 指令回答 REVIEW 項目，而不是編輯檔案
python3 .haruno/skills/QuickBooksCFO/scripts/ingest.py answer --spec .haruno/skills/QuickBooksCFO/specs/acme.yaml --materiality 1000

# 結帳：暫存、分類帳、檢核、財務報表、調節底稿、儀表板
python3 .haruno/skills/QuickBooksCFO/scripts/close.py --workspace . --client acme

它只需要標準的 Python 3，不需要其他任何東西：不需安裝、不需帳戶、不需網路。它讀取與寫入的一切都留在工作區資料夾中。請為每個檔案路徑加上引號，因為實際的匯出檔名稱含有空格與括號。若結帳因鎖定而遭拒，而您要繼續進行，請在結帳指令中加上 --reopen-reason，並附上您的理由；若要為所有公司結帳，請以 --all 取代 --client。

為什麼您可能會想這樣做：結帳本身在您的電腦上執行，且無論助理是否在執行，都不會傳輸任何客戶資料。對話會傳送您送出的內容：您輸入的內容，以及工具回傳的結果（科目名稱、項目名稱、數字、發現事項），會經由 Inferara 的託管服務傳送至回答您的模型供應商。將 Haruno 用於實際帳簿之前，請先對照您客戶的保密條款確認這一點。若您想保有 Haruno 的效益，又不想涉及對話傳送資料這一部分，請自行執行這些指令，只在不含客戶資料的部分使用助理。請參閱「您的資料流向何處」。

後續步驟

深入了解結帳會發現什麼、呈現什麼，以及記錄什麼。

發現事項與檢核

每一項檢核、其嚴重程度的含義，以及如何解決發現事項。

投資組合儀表板

閱讀投資組合總覽、個別公司頁面與營運健康面板。

報告與結帳鎖定

財務報表包、調節底稿、投資人報告、結帳狀態與結帳鎖定。